Monat: Februar 2024

Ein Gantt-Chart ist eine visuelle Darstellung eines Projekts, das die zeitliche Abfolge von Vorgängen und Arbeitsprozessen samt Abhängigkeiten und hierarchischen Beziehungen veranschaulicht. Die Länge der einzelnen Balken spiegeln dabei deren Dauer wider. Die Balken im Gantt-Diagramm repräsentieren so in der Regel eine Aufgabe oder mehrere (Teil-)Aufgaben, die innerhalb eines definierten Zeitrahmens abgeschlossen werden sollen. Dadurch, dass die Balken auf einer Zeitachse angeordnet sind, sind je ein Anfangs- und Enddatum für diese Objekte festgelegt. Die Länge eines Balkens zeigt also nicht, wie wichtig die darin hinterlegte Aufgabe für die Projektplanung ist, sondern lediglich die dafür vorgesehene Dauer.  

Mit dieser Form der Visualisierung können gerade im Projektmanagement komplexe Projekte samt den darin bestehenden Zugehörigkeiten und Abhängigkeiten dargestellt werden. Das Gantt-Diagramm bietet den Mitarbeitenden eine einfache Übersicht über das Projekt: Es ist für alle ersichtlich, bis wann welche Aufgaben erledigt werden sollen. Es bietet sich an, den einzelnen Aufgaben und Vorgänge Abteilungen oder Personen zuzuweisen, die sie erledigen sollen. Ist die Ressourcenplanung in das Gantt-Chart integriert, beantwortet es eine der zentralsten Fragen des Projektmanagements: „Wer macht was wann?” Ein derartige Projektplanung als Gantt-Chart trägt erheblich zur Effektivität des Unternehmens bei.  

Am einfachsten lassen sich Gantt-Charts mit einer speziellen Software erstellen, die auch Abhängigkeiten zwischen Vorgängen darstellen kann. In einem ersten Schritt sollte das Gantt-Diagramm definiert werden, dass das Gesamtprojekt repräsentiert. Der Start und das Ende des Projekts gestalten automatisch den Rahmen für alle hierarchisch darunterliegenden Balken wie Projektphasen und Vorgänge. Dann können zwischen den einzelnen Projektobjekten Abhängigkeiten hergestellt werden, um den richtigen Projektablauf zu gewährleisten. Anschließend werden – je nach Granularität der Planung – die Aktivitäten den einzelnen Phasen oder Vorgängen zugeordnet ebenso wie die dafür benötigten Mitarbeitenden, Teams oder Abteilungen. Die Projektleitung kann so anhand des Gantt-Diagramms recht komfortabel das Projekt und seinen Verlauf überwachen.  

Softwareentwicklungsprojekte werden in der Regel mit agilen Methoden wie Scrum realisiert und entsprechend eher selten in Gantt-Charts abgebildet. Problematisch wird es, wenn die Entwicklung oder Modifikation von Software oder einer App Teil eines größeren Projektes ist und nicht in den ursprünglichen Projektplan abgebildet werden kann. Für die Projektleitung entsteht dadurch, dass die Softwareentwicklung in einem eigenen Tool gesteuert wird, ein gefährlicher Blindfleck. Daher hat es sich als sinnvoll erwiesen, eine Verbindung zwischen den beiden Planungs-Tools herzustellen. Ein bewährtes Beispiel ist hier der Jira-Connector von cplace, der die relevanten Informationen der agilen Planung in Jira automatisch in den Gantt-Chart, der in cplace erstellt wurde, auch visuell integriert. 

Das Wasserfallmodell, bei dem alle Schritte nacheinander stattfinden, aufeinander aufbauen und voneinander abhängig sind, ist in dem Kontext Softwareentwicklung nur noch in Ausnahmefällen anzutreffen.

Während der Projektmanager ein einmaliges Vorhaben realisiert, ist der Produktmanager für die langfristige Weiterentwicklung eines Produktes verantwortlich. Im Produktmanagement kommen daher für die einzelnen Schritte bei der Produktentwicklung Projektpläne zum Einsatz. Das Produkt selbst wird jedoch in einer Produkt Roadmap überwacht. Dabei handelt es sich um eine Art Unterkategorie des Gantt-Charts. Diese bietet einen Überblick über die Produktentwicklung mit einzelnen Entwicklungsschritten und den dazugehörigen Meilensteinen. Die Roadmap vermittelt also einen Gesamtüberblick, enthält aber keine detaillierte Aufgabenplanung. Neben den Produkt Roadmaps werden Roadmaps bspw. dazu verwendet, um die Umsetzung einer Unternehmensstrategie oder die Technologieentwicklung zu visualisieren. 

Auch im Marketing finden Gantt-Charts vermehrt ihre Anwendung, vor allem in Bezug auf umfangreiche Multi-Channel-Kampagnen, wo eine umfassende Zusammenarbeit und Abstimmung notwendig ist. Mithilfe des Gantt-Diagramms können Kampagnenaktivitäten zeitlich abgebildet werden; außerdem können alle Verantwortlichkeiten und die Dauer der einzelnen Vorgänge aufgezeigt werden. Somit hat das Team eine vollständige Übersicht und Teammitglieder können sich Klarheit darüber verschaffen, wie ihre Arbeit in den Gesamtkontext der Kampagne einzuordnen ist.  

Vor allem bei übergreifenden Kampagnen ist es wichtig, dass es eindeutige Start- und Enddaten gibt und diese eingehalten werden. Diese Daten können mithilfe des Gantt-Diagramms visuell dargestellt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Gantt-Diagramme flexibel angepasst werden können, was hilfreich ist, wenn es vor oder während einer Kampagne spontane Änderungen gibt. 

Viele Gantt-Diagramme nutzen die Wasserfallmethode, bei der die einzelnen Vorgänge der Reihe nach abgeschlossen werden und dadurch Abhängigkeiten zwischen diesen Aufgaben gegeben sind. Die Besonderheit bei Gantt-Diagrammen mit Meilensteinen liegt darin, dass es einen Meilenstein nach jeder Projektphase gibt. In dem Meilenstein findet dann eine Überprüfung durch ein Steuerungsgremium oder durch den Auftragsgeber statt, ob der bisherige Projektverlauf den Anforderungen entspricht und ob das Projekt wie geplant fortgesetzt werden kann. Beispielsweise sind Zahlungen an die Projektdienstleister oftmals an das Erreichen von Meilensteinen geknüpft.  

Die bisher genannten Beispiele beziehen sich auf Diagramme, die mit einer speziellen Gantt-Chart Software erstellt werden. Eine Darstellung von Gantt-Diagrammen mit Excel ist zwar grundsätzlich möglich. Je umfangreicher das Projekt wird und je mehr Details damit geplant werden sollen, z.B. Ressourcen, desto schneller stößt Excel an seine Grenzen: Die Erstellung von Gantt-Diagrammen innerhalb von Excel wird schnell unübersichtlich, mühsam und schwer lesbar werden. Excel ist eben kein spezifisches Werkzeug für die Projektplanung.  

Gantt-Diagramme sind ein effektives Werkzeug für die Visualisierung von Projekten. Sie tragen dazu bei, eine übersichtliche Terminplanung sowie eine effektive Koordination im Team zu gewährleisten. Durch ihre klare Strukturierung erleichtern sie auch das Abstimmen von Vorgängen und das Angeben von Meilensteinen. Mithilfe einer entsprechenden Software ist die Erstellung verschiedenster Varianten des Gantt-Charts in kurzer Zeit möglich. Mit der Softwareplattform cplace können Sie Echtzeit-Daten in Ihre Projektterminplanung integrieren. Die Gantt-Timebox ermöglicht es, dass sich Projekt-, Prozess- und Produktwelt verbinden lassen. Darüber hinaus unterstützt cplace alle gängigen Projektmanagementmethoden – egal ob klassisch, hybrid oder agil.   

• Trend 1: Automatisierung und Einsatz Künstlicher Intelligenz im Projektmanagement
• Trend 2: Datenbasierte Entscheidungen im Projektmanagement
• Trend 3: Datenschutz und -sicherheit
• Trend 4: Hybrides Arbeiten als Standard
• Trend 5: Die Zukunft der Führung: Digital Leadership

Natürlich kam Künstliche Intelligenz (KI) bereits vor dem Jahr 2023 zum Einsatz. Doch spätestens mit dem Triumphzug von ChatGPT wurde deutlich: KI wird in den kommenden Jahren die vorherrschende Kraft sein und die Welt verändern. Diese Entwicklung wird auch die Projektmanagement-Branche beeinflussen, wo der der Einsatz von KI derzeit noch eine Seltenheit ist. Das liegt entweder daran, dass Unternehmen noch keine klare Strategie für KI entwickelt haben oder dass konkrete Anwendungsfälle fehlen. 

In naher Zukunft jedoch werden Künstliche Intelligenzen auch die PM-Branche prägen, und die Integration von KI in PM-Tools wird zum Standard werden. Mithilfe von KI wird es möglich sein, Projekte effizienter und präziser als je zuvor durchzuführen – von der automatisierten Ressourcenplanung bis zur Vorhersage von Projektrisiken. 

Die Fähigkeit der KI, innerhalb kürzester Zeit große Datenmengen zu analysieren und gleichzeitig mit Erfahrungswerten abzugleichen, setzt außerdem Kapazitäten im Projektmanagement frei. Diese können dann an anderer Stelle effizient eingesetzt werden. Vor allem bei wiederholenden und zeitaufwändigen Aufgaben kann KI Teams und Organisationen durch Automatisierung entscheidend entlasten. Das betrifft beispielsweise Bereiche wie Aufwandsschätzung, Zeitplanerstellung und Projektreporting. 

Wie in anderen Branchen entstehen auch in der PM-Welt neue Jobprofile. Kennen Sie bereits das Berufsbild des „KI-Projektmanagers“? Diese Expertinnen und Experten integrieren KI in ihre Arbeitsabläufe und automatisieren Aufgaben, während sie Daten auf Knopfdruck analysieren können. Ihre Entscheidungen sind fundierter, das Projektmanagement verläuft schneller und effizienter. Es wird sicherlich noch viele weitere neue Jobbezeichnungen und Aufgabenfelder im Bereich KI und Projektmanagement geben, von denen wir heute noch keine Vorstellung haben. Eins steht jedoch fest: Es bleibt spannend. 

Viele Unternehmen haben mittlerweile erkannt, dass Daten nicht nur Informationen liefern, sondern den Projekterfolg entscheidend beeinflussen können. Daher wird die Bedeutung datengetriebener Entscheidungen im Projektmanagement-Bereich weiter zunehmen. Mithilfe von Analysen und Metriken können Organisationen Leistungen bewerten und Engpässe identifizieren. Dies hilft ihnen, vorausschauend zu agieren und proaktive Anpassungen vorzunehmen. Beispielsweise können Projektteams durch datenbasierte Entscheidungen nicht nur den aktuellen Fortschritt ihrer Projekte verstehen, sondern auch zukünftige Entwicklungen prognostizieren. Auch Budgets können besser geplant und überwacht werden. Wer finanzielle Engpässe vermeiden und sicherstellen will, dass Projekte innerhalb der vorgegebenen Budgetrahmen bleiben, setzt auf die Analyse von Ausgaben und Ressourcenzuweisungen. 

Der Einsatz datenbasierter Entscheidungen dürfte sich auch bei der Entwicklung von Teams als hilfreich erweisen. Zum Beispiel ermöglichen Feedbackschleifen, die auf Datenanalysen basieren, Lernkurven einzelner Mitarbeitenden oder kompletter Teams zu identifizieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Dies trägt zu einer agilen und lernenden Organisationskultur bei. 

Übrigens setzen Unternehmen auch bei der Auswahl und Evaluierung von PM-Tools auf datenbasierte Entscheidungen. Diese können dabei unterstützen, die Wirksamkeit der Tools zu bewerten. Damit stellen Organisationen sicher, dass die Tools auch optimal zu den Anforderungen ihrer Projekte passen. 

Cyberattacken, Daten-Klau und Sabotageakte sind Horrorszenarien für Unternehmen. Einer Studie zufolge hatte jedes fünfte Unternehmen in Deutschland in den vergangenen drei Jahren konkrete Hinweise auf Cyberangriffe oder Datendiebstahl. Tendenz: steigend.  

Der Schutz von Daten wird daher weiterhin von großer Bedeutung sein. Mehr denn je müssen Unternehmen bei der Einführung einer neuen PM-Software sicherstellen, gegen Cyberangriffe und Informationsdiebstahl gewappnet zu sein. Häufig ist menschliches Versagen schuld an Datenlecks. Daher müssen Unternehmen darauf achten, ihre Mitarbeitenden angemessen zu schulen, um Angriffe und Betrug schnell erkennen zu können. Sensibilisierung für Cybergefahren und eine klare Richtlinie zur Datensicherheit sind nicht nur notwendig, sondern unabdingbar. 

Die steigende Komplexität von Cyberangriffen erfordert von Unternehmen auch, dass sie ihre Sicherheitsmaßnahmen fortlaufend anpassen und proaktiv ihre Sicherheitsinfrastruktur weiterentwickeln.  

Neben der Absicherung gegen Cyberangriffe wird auch weiterhin das Thema Datenschutz eine bedeutende Rolle spielen. Vor allem große Unternehmen müssen mehr denn je darauf achten, dass sie im Projektmanagement den Anforderungen an Sicherheit und Compliance gerecht werden und sicherstellen, dass sensible Projektdaten vor unerwünschten Zugriffen geschützt sind. 

Auch wenn einige Unternehmen im Jahr 2023 eine Rolle rückwärts gemacht und ihre Mitarbeitenden zum Teil verpflichtend zurück in die Büros geholt haben, scheint sich das hybride Arbeiten im fünften Jahr nach Pandemie-Beginn fest etabliert zu haben. 

In vielen Branchen können sich Mitarbeitende ihren individuellen Mix aus Büropräsenz und Homeoffice zusammenstellen. Die meisten Arbeitnehmenden schätzen die Möglichkeit, von unterschiedlichen Orten aus zu arbeiten. Daran wird sich auch in 2024 nichts ändern. 

Trotzdem bleibt hybrides Arbeiten ein viel diskutiertes und kontroverses Thema. Selbst wenn viele Teams mittlerweile gut eingespielt sind, bleiben einige Herausforderungen bestehen. Eine zentrale Frage: Wie kann eine effektive Kommunikation sowohl innerhalb eines Teams als auch über Teamgrenzen hinweg gewährleistet werden? Hier sind insbesondere Führungskräfte bzw. Projektleitende gefragt, da der hybride Arbeitsmix auch sie vor neue Herausforderungen stellt. 

Die (Post-)Pandemie-Jahre haben eindeutig gezeigt: Verteilte Teams und flexiblere Arbeitszeitmodelle erfordern einen neuen Führungsstil. Führungskräfte entwickeln sich zu Digital Leadern und müssen die Fähigkeit mitbringen, virtuelle Teams souverän zu leiten.  

Denn nach wie vor bleibt es herausfordernd, Mitarbeitende remote zu motivieren, koordinieren und zu führen. Digital Leader müssen hybride Teams managen, die vielleicht nur einmal pro Woche oder gar im Monat zusammenkommen. Gefragt sind Leader, die flexibel auf Veränderungen reagieren und ein Umfeld schaffen können, in dem Mitarbeitende innovativ und kreativ sein können – unabhängig von ihrem Standort.   

Eine der häufig genannten Fähigkeiten von Führungskräften in dieser Zeit ist die emotionale Intelligenz. Wer seine Teammitglieder nicht versteht, nicht auf ihre Bedürfnisse eingehen und keine Beziehungen zu ihnen aufbauen kann, wird Schwierigkeiten haben, ein erfolgreiches (hybrides) Team zu führen und die Leistungen jedes Einzelnen zu verbessern. 

Der Schlüssel zu allem ist eine klare und transparente Kommunikation, die jeden Mitarbeitenden abholt – egal ob er oder sie im Büro oder von zuhause aus arbeitet; dazu zählt auch das Moderieren virtueller Meetings per Zoom oder Teams. 

Doch es geht nicht nur um die Soft Skills. Digital Leader müssen mehr denn je in der Lage sein, neue Technologien nahtlos in ihre Projektmanagement-Prozesse zu integrieren. Von Kollaborationsplattformen über Projektmanagement-Tools bis hin zu Künstlicher Intelligenz. 

Wie also sieht moderne digitale Führung aus? Sie ist offen für Neuerungen und wagt es, verkrustete Strukturen in Organisationen aufzubrechen und durch digitale Lösungen zu ersetzen. Dabei handelt die Führungskraft agil und nachhaltig und wird so zum Vorbild für das gesamte Projektteam. 

Aufgabe des Projektmanagements ist, mit wenig Aufwand die Unternehmensziele zu erreichen, innerhalb des festgelegten Zeitraums und ohne das Budget zu überschreiten. Ressourcenplanung ist dabei der Schlüssel zum Erfolg. Sie erhöht die Effizienz, minimiert Risiken und sorgt dafür, dass Zeitpläne und Budgets eingehalten werden. Hier sind einige Gründe, warum Ressourcenplanung von entscheidender Bedeutung ist: 

• Effiziente Ressourcennutzung: Eine optimale Ressourcenplanung ermöglicht die bestmögliche Nutzung von Personal, Budget, Materialien und mehr, vermeidet Engpässe. 
• Termin- und Budgettreue: Eine genaue Ressourcenplanung hilft, Projektzeitpläne und Budgets im Blick zu behalten. 
• Risikomanagement: Durch die frühzeitige Identifikation potenzieller Risiken können frühzeitig geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen werden. 
• Effizienzsteigerung: Eine durchdachte Ressourcenplanung führt zu einer effizienteren Arbeitsweise aller Beteiligten. 
• Konfliktvermeidung: Durch klare Ressourcenzuweisungen können Konflikte um begrenzte Ressourcen vermieden werden, besonders bei abteilungsübergreifenden Projekten. 
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Eine gute Ressourcenplanung ermöglicht es, flexibel auf Änderungen im Projektumfeld zu reagieren und Prioritäten neu festzulegen. 

Verschiedene Tools können helfen, die Ressourcenplanung zu vereinfachen. Eine Software-gestützte Ressourcenplanung optimiert die Zuweisung von Mitteln, spart Zeit durch Automatisierung und ermöglicht durch Echtzeitüberwachung Anpassungen im laufenden Betrieb, um Engpässe zu verhindern. 

Oft wird bei der Ressourcenplanung auf Excel zurückgegriffen. In vielen Unternehmen ist das Tool als Standardprogramm etabliert und erfreut sich hoher Akzeptanz, zusätzliche Lizenzgebühren fallen nicht an. Bei sehr kleinen Projekten mit kurzer Laufzeit kann dies auch durchaus sinnvoll sein.  

Jedoch ist Excel als Tabellenkalkulationsprogramm und nicht für die Ressourcenplanung entwickelt worden. Mit wachsender Komplexität eines Projektes stößt Excel daher sehr schnell an seine Grenzen, z.B. durch begrenzte Skalierbarkeit bzw. Analysemöglichkeiten. Auch die fehlende Nachverfolgung bei Änderungen, die Notwendigkeit zeitaufwendiger manueller Prozesse aufgrund geringer Automatisierung macht Excel nicht zum Tool der ersten Wahl für Ressourcenplanungsprojekte.  

Nicht zuletzt hat es sich als sinnvoll erwiesen, die Ressourcenplanung mit anderen IT-Systemen zu verbinden, um beispielsweise Urlaube von Fachpersonal, Wartungszeiten von Maschinen oder eine veränderte Liquiditätsplanung einfließen zu lassen.  

Fortgeschrittene Funktionen wie automatische Ressourcenzuweisung, Echtzeit-Kollaboration und Fortschrittsverfolgung können in speziellen Projektmanagement-Tools besser unterstützt werden. 

Der Auswahlprozess für eine Software-gestützte Ressourcenplanung erfordert Sorgfalt. Viele Systeme stoßen, gerade im Konzern-Umfeld, schnell an ihre Grenzen. Das Leistungsspektrum einer Lösung muss die Bedürfnisse unterschiedlichster Teams ohne Kompromisse abbilden. Unflexible und komplexe Standardlösungen sind dazu oft nicht in der Lage, überfordern schnell ihre User und sind daher zum Scheitern verurteilt. Zudem sollen Software-Lösungen zukunftssicher sein, damit Investitionen möglichst nachhaltig gestaltet werden können und Anwender sich keinesfalls in selbstgebaute Schatten-IT-Lösungen flüchten. 

cplace bietet hier eine flexible und anpassbare Lösung: 

• cplace ist ein flexibel anpassbarer Lösungsbaukasten, mit dem jede Organisation nach dem Mix & Match-Prinzip Lösungen auswählen, verbinden und ihre individuellen Prozesse abbilden kann. 
• Mit cplace arbeiten alle Anwenderinnen und Anwender in einem einheitlichen System, auf einer gemeinsamen Datenbasis, der sog. Single Source of Truth.
• Durch seine vielfältigen Integrationsmöglichkeiten kann cplace mit existierenden Systemen automatisiert Daten austauschen.

Vorteile der Ressourcenplanung mit cplace: 

• Qualität und Verfügbarkeit: Alle Daten sind stets in der erforderlichen Qualität verfügbar, gefährliche Insellösungen gehören der Vergangenheit an. 
• Individuell und flexibel: Teams können individuell entscheiden, welche Ressourcen koordiniert werden, von Skills über Rollen bis hin zu Menschen. 
• Unterstützung unterschiedlicher Organisationsstrukturen: cplace unterstützt klassische, agile und hybride Organisationsstrukturen sowie verschiedene Projektmanagementmethoden. 
• Prozessüberwachung: Unternehmen behalten ihre Prozesse und Use Cases im Blick, können eigene Workflows definieren und Engpässe frühzeitig erkennen und auflösen.

Insgesamt bietet cplace eine maßgeschneiderte und gleichzeitig flexible Lösung für eine effektive Ressourcenplanung, die den Erfolg Ihrer Projekte sicherstellt.