Ressourcenplanung: Exceln Sie noch oder planen Sie schon?
8. April 2024 | 4 Min.
Auch wenn Excel die wohl am häufigsten verwendete Applikation bei der Konzeption von Initiativen und Vorhaben ist, spätestens beim Thema Ressourcenplanung setzen erfolgreiche Projektleiterinnen und Projektleiter auf eine Spezialsoftware. Warum dies so ist, an welche Grenzen die Ressourcenplanung mit herkömmlichen Mitteln stößt und auf was Projektverantwortliche beim Umstieg auf eine professionelle Ressourcenmanagement-Lösung achten sollten, das verrät dieser Artikel.
Ressourcenplanung zählt zu den Königsdisziplinen im Projektmanagement: Ein effizienter Ressourceneinsatz, insbesondere der ökonomische Einsatz des Fachpersonals, ist entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg von Projekten und ist damit für das gesamte Unternehmen relevant. Nicht erst mit dem Fachkräftemangel liegt ein besonderes Augenmerk auf einer sinnvollen Planung und Steuerung der im Unternehmen vorhandenen Ressourcen. Wie im Projektmanagement üblich verstehen wir im weiteren Artikel unter Ressourcenplanung in erster Linie die Planung des Projekteinsatzes von Menschen.
Excel hilft bei der Ressourcenplanung nicht mehr weiter
Excel und ähnliche Tabellenkalkulationsprogramme sind in Unternehmen beliebt, wenn es darum geht, mal schnell eine Übersicht über Aufgaben und kleinere Vorhaben zu erstellen. Dafür gibt es auch gute Gründe: Sie sind zunächst einfach zu bedienen, bieten vielfältige grafische Auswertungen, es fallen in der Regel keine Kosten für die Anschaffung an und die IT-Abteilung muss für die Bereitstellung des Tools keine Kapazitäten bereitstellen. Ein Team oder eine kleinere Abteilung kann so mit Excel & Co. recht schnell und einfach ihre Linientätigkeiten planen, also die üblicherweise anfallenden Aufgaben auf die einzelnen Personen verteilen.
Aber wie aussagekräftig ist diese Planung tatsächlich? Sind Urlaube, Sabbaticals, Krankheitstage und Fortbildungen bei der Verteilung der Arbeiten bereits berücksichtigt? Wie wird mit den unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umgegangen? Ist darin auch abgebildet, dass manche von ihnen an bestimmten Wochentagen frei haben oder bspw. nur vormittags verfügbar sind? Für eine verlässliche Ressourcenplanung sind diese Angaben unverzichtbar.
Nachteile von Excel in der Ressourcenplanung
Manuelle Datenpflege
All diese Informationen sowie Änderungen, Neuerungen und Abweichungen in den Planungen müssen manuell gepflegt werden. Je nach Team- oder Abteilungsgröße nimmt der Aufwand dafür bedenkliche Dimensionen an. Je größer die Abteilung ist und je mehr Vorhaben und Aufgaben anfallen, desto mehr Zeit muss in deren Planung und Steuerung fließen. Zeit, die definitiv sinnvoller verwendet werden kann.
Hohe Fehleranfälligkeit
Doch nicht nur der übermäßig hohe Pflegeaufwand für das Ressourcenmanagement via Excel & Co. ist problematisch. Es ist darüber hinaus sehr fehleranfällig: Wird die Planung z.B. in einer Datei lokal gespeichert und im schlimmsten Fall per E-Mail an die einzelnen Teammitglieder versandt, tappt die Abteilung, das Team, schnell in die Versionsfalle: Welches ist die gültige Version der Planung? Wird dieses Dilemma dadurch gelöst, dass die einzelnen Teammitglieder Zugriff auf die Planungsdatei haben, dann steigt die Fehleranfälligkeit nochmals.
Keine zentrale Lösung für das gesamte Unternehmen
Der wahrscheinlich größte Schaden durch eine Ressourcenplanung via Excel & Co. entsteht dadurch, dass sie nur eine Insellösung darstellt und so dem Konzern bzw. dem Unternehmen als Ganzes keinen Nutzen bringt. Die Planungsdaten sind in Excel außerhalb des Teams kaum nutzbar. Schließlich sind meist in den unterschiedlichen Abteilungen unterschiedliche Planungs-Templates im Einsatz. So kann die Organisation keine Datenabfragen quer über die unterschiedlichen Ressourcenplanungen laufen lassen. Es ist keine ganzheitliche Kapazitätsplanung möglich.
Dies behindert insbesondere das team- und abteilungsübergreifende Ressourcenmanagement signifikant. Gerade in einer Matrix-Organisation, wo die Projektmitarbeitenden aus den einzelnen Fachabteilungen stammen und sie neben ihren Projektaufgaben auch mit Linientätigkeiten beschäftigt sind, ist die Ressourcenplanung eine echte Herausforderung. Und ein häufiger Konfliktpunkt: Die Projektleitung muss geeignetes Personal für die unterschiedlichen Vorgänge in ihren Initiativen finden, während die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter den operativen Betrieb ihrer Bereiche sicherstellen müssen. Hier liefert eine übergreifende Kapazitätsübersicht, die die Auslastung der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die der Abteilungen anzeigt, eine belastbare Datenbasis für die Einsatzplanung des Personals (Staffing).
Ressourcenplanung Software als Lösung
Eine ganzheitliche Kapazitätsplanung bildet die Grundlage für einen optimalen Ressourceneinsatz und dafür, dass alle Projekte mit geeigneten Mitarbeitenden ausgestattet sind. Je vollständiger die Informationen über die Kapazitätsauslastung der einzelnen Mitarbeitenden und der Abteilungen sind, desto präziser wird die Planung. Dies gilt auch für Projekte, an denen externe Mitarbeitende mitwirken oder gar mehrere Organisationen beteiligt sind.
In der Projektrealisierung hat sich eine effiziente und möglichst vollständige Ressourcenplanung als ein wichtiger Erfolgsfaktor fest etabliert. Ebenfalls darf der Nutzenbeitrag eines effizienten Ressourcenmanagements für das Portfoliomanagement nicht unterschätzt werden. Grundlage ist eine möglichst vollständige Kapazitätsplanung, die die jetzige und künftige Auslastung von Mitarbeitenden und Abteilungen beinhaltet. Diese Informationen fließen entsprechend in ein Portfolio, das alle laufenden Projekte und freigegebenen Initiativen enthält. Werden nun neue Initiativen beantragt und auf ihre Machbarkeit hin überprüft, werden Ressourcenengpässe schnell sichtbar. Beispielsweise kann ein Ressourcenbericht dann Klarheit geben, ob lediglich ein anderer Termin für das geplante Vorhaben gefunden werden muss, ob der Einsatz externer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Lösung darstellt oder ob ein anderes geplantes oder laufendes Projekt von geringerer Priorität pausiert werden muss.
Ein übergreifendes, effizientes Ressourcenmanagement bietet schließlich auch rollenabhängige Sichtweisen:
- Die Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter erhalten eine Übersicht über ihre aktuellen und künftigen Aufgaben. Sie sehen die einzelnen Vorgänge, für die sie eingeplant sind, und wie viel Zeit ihnen zur Verfügung steht, um die Tasks zu erledigen.
- Die Projektleitung kann einfach und verlässlich Ressourcenengpässe im Projekt ausmachen. Sie sieht, in welchen Teilprojekten, Projektphasen oder Vorgängen zu wenig Personal zur Verfügung steht und kann entsprechend gegensteuern.
- Das Management erhält eine verlässliche Darstellung der Gesamtauslastung der Belegschaft. Das versetzt sie in die Lage, das Portfolio der laufenden und künftigen Projekte effizient strategisch zu steuern.
- Die HR-Abteilung kann anhand der aktuellen Auslastungssituation und der künftig beabsichtigten Initiativen ableiten, wo Personalbedarf besteht, und welche Fortbildungsmaßnahmen notwendig sind, um ggf. künftig benötigte Skills im Unternehmen zu entwickeln.
Über den Autor
Felix Bernhardt, Product Manager Resource Management, cplace
Felix Bernhardt ist seit über 6 Jahren in verschiedenen Positionen für cplace aktiv. Zunächst begleitete er aktiv als Consultant Kunden bei der Einführung, beim Rollout und bei der Weiterentwicklung ihres Projekt- und Ressourcenmanagements. Seine vielfältigen Erfahrungen und Kenntnisse in diesem Bereich bringt er inzwischen als Product Manager für das neue Ressourcenmanagement von cplace ein. Er legt dabei besonderen Wert auf einen lösungsorientierten Ansatz, der unterschiedliche Methoden und unterschiedliche Reifegrade bei der Planung und Steuerung der Mitarbeitenden in den Unternehmen umfasst.
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