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Blogartikel

Empowerment am Arbeitsplatz: Leitfaden zum Aufbau eines erfolgreichen Citizen Development Frameworks 

21. April 2024 | 6 Min.

Citizen Development / No-Code / Low-Codecplace Community

Haben Sie schon einmal von Citizen Development oder LowCode gehört und möchten erfahren, wie Sie als Organisation damit erfolgreich werden? Sie möchten „Schatten-IT“ und Mehrfacharbeit vermeiden und von Anfang an die richtigen Schritte gehen? In diesem Blogpost gibt unser Partner Tiba Managementberatung Tipps zum Aufbau eines erfolgreichen Citizen Development Frameworks.

Tiba Technologieberatung

Zunächst möchten wir einen kurzen Überblick geben, was Citizen Development ist und für wen sich daraus Vorteil ergeben können. Grundsätzlich soll Citizen Development Mitarbeitende, die keine tiefen Programmierkenntnisse besitzen, dazu befähigen, mittels sogenannter Low-Code/No-Code-Apps eigene digitale Lösungen zu entwickeln. Durch die Integration von Citizen Development in die Geschäftsstrategie können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und schneller auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren.  

Bedeutet dies, dass jeder Mitarbeitende ein „Citizen Developer“ werden sollte? Die Antwort lautet: Nein! Citizen Development ist eine Option für Personen, die ein Interesse daran haben, ihre eigenen Lösungen zu entwickeln und die dafür notwendigen Werkzeuge und Ressourcen nutzen möchten

Herausforderungen ohne Framework oder zugrundeliegende Governance

Citizen Development bietet effiziente und innovative Lösungsansätze, um auf die Vielzahl von Herausforderungen in modernen Geschäftsfeldern zu reagieren. Eine gewisse Steuerung ist aus Unternehmenssicht dennoch unerlässlich, auch wenn Citizen Development von Innovationen und einer gewissen Freiheit für die einzelnen Mitarbeitenden lebt. Wenn die Organisation keine ausreichenden Rahmenbedingungen schafft, die eine effektive Steuerung zulassen, kann dies Folgen haben. Sie sind im Einzelnen als Ausprägung von Schatten-IT zu verstehen und insbesondere bei geschäftskritischen Lösungen bedenklich: 

  • Sicherheitsrisiken: Wenn Mitarbeitende Low-Code-Tools verwenden, die nicht von der IT-Abteilung überwacht werden, könnten die entwickelten Anwendungen Sicherheitslücken aufweisen. Dadurch kann es zu Datenverlusten, Datenschutzverletzungen und anderen Sicherheitsproblemen, unter Umständen mit rechtlichen Folgen, kommen.

  • Mangelnde Qualitätskontrolle: Werden Low-Code-Lösungen für kritische Geschäftsprozesse verwendet, die nicht überwacht und gesteuert werden, kann dies zu einem Mangel an Kontrolle über die Daten und Prozesse des Unternehmens führen. Hier können Fehler, Inkonsistenzen und andere Probleme auftreten.

  • Personengebundenes Wissen: Ist das Wissen nur bei einzelnen Mitarbeitenden verankert und z.B. keine Dokumentation der Anwendung vorhanden (Prozesse, Datenquellen, Verantwortlichkeiten, etc.), führt dies insbesondere bei geschäftskritischen Lösungen zu verheerenden Konsequenzen. Ist die verantwortliche Person nicht verfügbar, kann in diesem Fall der ganze Prozess zum Erliegen kommen.

  • „Doppelarbeit“ und fehlende Synergien: Durch fehlende Steuerung und nicht vorhandene zentrale Anforderungen an Dokumentation und Genehmigungsprozesse mangelt es an Transparenz. Bereiche und Abteilungen stimmen sich nicht ab, wodurch Daten-Silos gefördert werden. In der Praxis lässt sich häufig beobachten, dass in verschiedenen Bereichen ähnliche Themen separat bearbeitet werden und keine Synergien erzielt werden können. Das kann zu unterschiedlichen Datenständen und folglich zu Lücken im Berichtswesen führen.

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Tiba Citizen Development Framework: Das richtige Maß zwischen Governance und Freiheit

Das Citizen Development Framework der Tiba bietet eine innovative Herangehensweise an die zuvor beschriebenen Herausforderungen an. In vielen Unternehmen gibt es nicht die Zeit und Ressourcen ein vollumfängliches Adoptions-Projekt zu initiieren. Mit unserem Framework versuchen wir praxisnah und pragmatisch einen Ausgleich zwischen den Interessen des Unternehmens und denen der Citizen Developer zu finden. Im Folgenden werden die Schlüsselelemente unseres Frameworks detailliert dargestellt.

Governance

Einrichtung eines Center of Excellence (CoE):

Ein CoE dient als zentraler Punkt für Innovation und Verbesserung und spielt eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der IT-Hoheit und der Vermeidung von Schatten-IT. Es durchbricht geografische und organisatorische Barrieren und vereint Gleichgesinnte mit ähnlichen Geschäftszielen. Dies fördert den Austausch von Wissen und Erfolgen, während gleichzeitig Standards und Konsistenz durch Governance gesichert werden. Indem klare Richtlinien und Prozesse festgelegt werden, wird eine konsistente Herangehensweise bei der Entwicklung von Lösungen sichergestellt. Dadurch wird nicht nur die Qualitätssicherung gewährleistet, sondern auch die Skalierung und Reproduzierbarkeit erfolgreicher Projekte erleichtert. Das CoE kann außerdem bei technischen Fragen, der Einhaltung von Compliance-Richtlinien oder bei der Projektumsetzung unterstützen. 

Dokumentation:

Sorgfältige Projekt-Dokumentation ist essenziell für die Nachverfolgung des Fortschritts, den Erfolg, die Wissensweitergabe und die Verbesserung zukünftiger Projekte. Eine standardisierte Dokumentation dient als Wegweiser für Teams, Stakeholder und zukünftige Citizen Developer. Sie sichert die Verfügbarkeit wichtiger Erkenntnisse und unterstützt die Bewertung des Projekterfolgs und der Effektivität von Citizen Development, indem sie sowohl qualitative als auch quantitative Faktoren berücksichtigt. 

Reifegrad und Strategie:

Entwicklung eines Reifegradmodells zur Bewertung des aktuellen Stands im Bereich Citizen Development und zur Definition einer individuellen Wachstums- und Verbesserungsstrategie.

Security:

Einführung einer Governance, die Sicherheitsrichtlinien, Datenschutzbestimmungen und Compliance-Anforderungen abdeckt. Mit eingeschlossen ist das Einrichten von Prozessen, um Apps zu überprüfen und zu genehmigen, damit Sicherheitsrisiken minimiert werden.

Rollen und Verantwortlichkeiten:

Klare Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Citizen Development Prozesses, einschließlich der Rolle des Power Platform Coaches, der IT-Abteilung und der Citizen Developer. 

Monitoring und Controlling:

Einsatz von Monitoring-Tools zur Überwachung der Nutzung und Performance von Lösungen, um die Einhaltung von Standards zu gewährleisten und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

Citizen Development Framework

Trainings, Community und Support

Zentraler Wissens-Hub:

Er dient als zentrale Informationsquelle für Richtlinien, Ressourcen, Schulungsmaterialien und den Austausch innerhalb der Community. Ein Einführungsbereich bietet neuen Citizen Developern eine erste Orientierung. Dort gibt es auch eine Übersicht über verfügbare Tools sowie grundlegende Konzepte und Techniken, die für die erfolgreiche Umsetzung von Citizen Development Projekten möglich bzw. notwendig sind. Dies beinhaltet eine Einführung in Low-Code- und No-Code-Plattformen, die Erläuterung von Best Practices und die Vermittlung von Kenntnissen über die Integration dieser neuen Tools in bestehende Geschäftsprozesse. 

FAQs:

Dort werden typische Fragen von Anfängern beantwortet, z. B.Welche Voraussetzungen sollte man mitbringen?“; Ist Citizen Development auch etwas für Professional Developer? usw.

Erste Schritte:

Hierbei handelt es sich um Anleitungen, Crashkurse zu den Themen Datenquellen, Datenqualität, Datenbanken, Begriffe und Prinzipien sowie Selbstlernangebote (ausgewählte Lernpfade und Module, YouTubeKanäle, etc.). Dabei wird ein praktischer „Hands-on“-Ansatz bevorzugt, wodurch die Lernkurve beschleunigt und die direkte Anwendung der erlernten Fähigkeiten ermöglicht werden soll.

Umsetzung und Best Practices:

Für Fortgeschrittene gibt es Inhalte zu Lernressourcen und Best Practices. Zudem geben wir Leitlinien für die Umsetzung an die Hand. Darüber hinaus stellen wir einen Beantragungsprozess für Apps bereiter hilft bei der Bestimmung, ob eine offizielle Genehmigung des Projektes notwendig ist. In diesem Bereich werden auch erlernte Inhalte wiederholt, Wissen gefestigt und die Umsetzung eingeleitet. Die Starter-Kits sind so aufgebaut, dass auch interessierte Mitarbeitende, ohne tiefgreifende technische Vorkenntnisse, sich schnell zurechtzufinden und in die eigene Lösungsentwicklung kommen. 

Citizen Developer Community:

Ein Netzwerk von Citizen Developern unterschiedlicher Fachbereiche und Erfahrungsstufen bietet eine Plattform für den Austausch von Erfahrungen, Success Stories und Best Practices. Multiplikatoren und Champions innerhalb der Community teilen ihr Wissen, inspirieren und fördern eine Kultur der stetigen Verbesserung und Innovation. Regelmäßige Treffen, Workshops und Projekte unterstützen das Lernen und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Mitglieder, die technisch und organisatorisch durch bereitgestellte Ressourcen unterstützt werden.

Coachings:

Angebot von spezialisierten Coaching-Sessions durch Experten, die Citizen Developer in konkreten UseCases direkt unterstützen und beraten. 

Offene Sprechstunden:

Etablierung regelmäßiger Sprechstunden, in denen Mitarbeitende direkten Zugang zu Expertenwissen und praktischer Unterstützung erhalten. 

Lösungsentwicklung ohne Programmierung 

cplace – die Entwicklungsplattform für Citizen Developer 

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Entwicklung, Prozesse und Innovationen

Teilen von Vorlagen:

Zugang zu einer zentralen Plattform, die Tools und vorgefertigte Templates bereitstellt, um den Entwicklungsprozess zu vereinfachen. Dazu gehören beispielsweise Designvorlagen, die einen gewissen einheitlichen Aufbau vorgeben. 

Innovationen und Ideenmanagement:

Implementierung eines Ideenmanagementsystems, das die Sammlung und Bewertung von Innovationsvorschlägen ermöglicht und Citizen Developer ermutigt, in Zusammenarbeit mit der IT neue Lösungen zu entwickeln.  

Beantragungs-App:

Einrichtung einer App zur Beantragung von geschäftskritischen Lösungen und Citizen Developer Projekte. Dabei können wichtige Information erfasst und Freigaben durch das CoE/die IT unter Berücksichtigung von Leitfäden und Governance Richtlinien erleichtert und standardisiert werden

App Showcases, Hackathons, Leuchtturmprojekte, Success Stories und Use Cases:

Präsentation inspirierender Erfolgsgeschichten und praktischer Anwendungsbeispiele als Leitfaden und Motivation für andere Teams. Sie bieten Teams und Machern die Möglichkeit, ihre Kreationen zu präsentieren, voneinander zu lernen und die digitale Transformation aktiv voranzutreiben​​.

Kultur und Change Management

Identifizieren Sie einen Executive Sponsor:

Die Wahl eines engagierten Executive Sponsors ist entscheidend, da die Einführung weit über ein reines Technologieprojekt hinausgeht. Ein Executive Sponsor sollte die strategische Vision und Prioritäten kommunizieren und durch sein Beispiel vorangehen, indem er die Plattform im Einklang mit den Adoptionszielen nutzt​​.

Bauen Sie „Champions“ auf:

Identifizieren und fördern Sie Schlüsselpersonen innerhalb Ihrer Organisation, die als Vorbilder und Multiplikatoren für Citizen Development agieren. 

Erwarten Sie Widerstand:

Widerstand gegen Veränderungen ist normal und sollte proaktiv angegangen werden. Indem Sie Widerstände aufdecken, können Sie Empathie zeigen, auf Einwände eingehen und Barrieren abbauen. Ein offener Dialog und die Einbeziehung von Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess können dazu beitragen, Widerstände zu überwinden und eine erfolgreiche Einführung von Citizen Development zu gewährleisten.

On-Demand-Webinar

So gelingt die Citizen Development Revolution  

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Websession Empower to innovate

Fazit

Citizen Development wird zukünftig eine zentrale Rolle in der Digitalisierung von Unternehmen spielen, da es neue Möglichkeiten für Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit bietet. Das Tiba Citizen Development Framework unterstützt Unternehmen, indem es Mitarbeitenden ermöglicht, eigene Lösungen zu entwickeln. Das Framework ist eine flexible Basis für die aktuelle und zukünftige Transformation in Citizen Development, kombiniert mit fortschrittlichen Technologien. Wir ermutigen zum Dialog über die Potenziale von Citizen Development und das Tiba Framework, um individuelle Lösungen und Einführungsstrategien zu erkunden. 

Über den Autor

Iven Timmermann, Senior Digital Consultant, Tiba Managementberatung 

Die Tiba Managementberatung ist auf Transformation, Agilität, Projekt-, Prozess- und
Change Management spezialisiert. Mit über 30 Jahren Erfahrung wird auf Basis der Erfolgsfaktoren Mensch & Mindset, Organisation & Kultur, Prozesse & Methoden sowie Technologie & Tools ganzheitlich beraten und trainiert. 

Zur Homepage von Tiba Managementberatung
Iven Timmermann

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