Empowerment am Arbeitsplatz: Leitfaden zum Aufbau eines erfolgreichen Citizen Development Frameworks 

Zunächst möchten wir einen kurzen Überblick geben, was Citizen Development ist und für wen sich daraus Vorteil ergeben können. Grundsätzlich soll Citizen Development Mitarbeitende, die keine tiefen Programmierkenntnisse besitzen, dazu befähigen, mittels sogenannter Low-Code/No-Code-Apps eigene digitale Lösungen zu entwickeln. Durch die Integration von Citizen Development in die Geschäftsstrategie können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und schneller auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren.  

Bedeutet dies, dass jeder Mitarbeitende ein „Citizen Developer“ werden sollte? Die Antwort lautet: Nein! Citizen Development ist eine Option für Personen, die ein Interesse daran haben, ihre eigenen Lösungen zu entwickeln und die dafür notwendigen Werkzeuge und Ressourcen nutzen möchten

Citizen Development bietet effiziente und innovative Lösungsansätze, um auf die Vielzahl von Herausforderungen in modernen Geschäftsfeldern zu reagieren. Eine gewisse Steuerung ist aus Unternehmenssicht dennoch unerlässlich, auch wenn Citizen Development von Innovationen und einer gewissen Freiheit für die einzelnen Mitarbeitenden lebt. Wenn die Organisation keine ausreichenden Rahmenbedingungen schafft, die eine effektive Steuerung zulassen, kann dies Folgen haben. Sie sind im Einzelnen als Ausprägung von Schatten-IT zu verstehen und insbesondere bei geschäftskritischen Lösungen bedenklich: 

• Sicherheitsrisiken: Wenn Mitarbeitende Low-Code-Tools verwenden, die nicht von der IT-Abteilung überwacht werden, könnten die entwickelten Anwendungen Sicherheitslücken aufweisen. Dadurch kann es zu Datenverlusten, Datenschutzverletzungen und anderen Sicherheitsproblemen, unter Umständen mit rechtlichen Folgen, kommen.

• Mangelnde Qualitätskontrolle: Werden Low-Code-Lösungen für kritische Geschäftsprozesse verwendet, die nicht überwacht und gesteuert werden, kann dies zu einem Mangel an Kontrolle über die Daten und Prozesse des Unternehmens führen. Hier können Fehler, Inkonsistenzen und andere Probleme auftreten.

• Personengebundenes Wissen: Ist das Wissen nur bei einzelnen Mitarbeitenden verankert und z.B. keine Dokumentation der Anwendung vorhanden (Prozesse, Datenquellen, Verantwortlichkeiten, etc.), führt dies insbesondere bei geschäftskritischen Lösungen zu verheerenden Konsequenzen. Ist die verantwortliche Person nicht verfügbar, kann in diesem Fall der ganze Prozess zum Erliegen kommen.

• „Doppelarbeit“ und fehlende Synergien: Durch fehlende Steuerung und nicht vorhandene zentrale Anforderungen an Dokumentation und Genehmigungsprozesse mangelt es an Transparenz. Bereiche und Abteilungen stimmen sich nicht ab, wodurch Daten-Silos gefördert werden. In der Praxis lässt sich häufig beobachten, dass in verschiedenen Bereichen ähnliche Themen separat bearbeitet werden und keine Synergien erzielt werden können. Das kann zu unterschiedlichen Datenständen und folglich zu Lücken im Berichtswesen führen.

Einrichtung eines Center of Excellence (CoE):

Ein CoE dient als zentraler Punkt für Innovation und Verbesserung und spielt eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der IT-Hoheit und der Vermeidung von Schatten-IT. Es durchbricht geografische und organisatorische Barrieren und vereint Gleichgesinnte mit ähnlichen Geschäftszielen. Dies fördert den Austausch von Wissen und Erfolgen, während gleichzeitig Standards und Konsistenz durch Governance gesichert werden. Indem klare Richtlinien und Prozesse festgelegt werden, wird eine konsistente Herangehensweise bei der Entwicklung von Lösungen sichergestellt. Dadurch wird nicht nur die Qualitätssicherung gewährleistet, sondern auch die Skalierung und Reproduzierbarkeit erfolgreicher Projekte erleichtert. Das CoE kann außerdem bei technischen Fragen, der Einhaltung von Compliance-Richtlinien oder bei der Projektumsetzung unterstützen. 

Dokumentation:

Sorgfältige Projekt-Dokumentation ist essenziell für die Nachverfolgung des Fortschritts, den Erfolg, die Wissensweitergabe und die Verbesserung zukünftiger Projekte. Eine standardisierte Dokumentation dient als Wegweiser für Teams, Stakeholder und zukünftige Citizen Developer. Sie sichert die Verfügbarkeit wichtiger Erkenntnisse und unterstützt die Bewertung des Projekterfolgs und der Effektivität von Citizen Development, indem sie sowohl qualitative als auch quantitative Faktoren berücksichtigt. 

Reifegrad und Strategie:

Entwicklung eines Reifegradmodells zur Bewertung des aktuellen Stands im Bereich Citizen Development und zur Definition einer individuellen Wachstums- und Verbesserungsstrategie.

Security:

Einführung einer Governance, die Sicherheitsrichtlinien, Datenschutzbestimmungen und Compliance-Anforderungen abdeckt. Mit eingeschlossen ist das Einrichten von Prozessen, um Apps zu überprüfen und zu genehmigen, damit Sicherheitsrisiken minimiert werden.

Rollen und Verantwortlichkeiten:

Klare Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Citizen Development Prozesses, einschließlich der Rolle des Power Platform Coaches, der IT-Abteilung und der Citizen Developer. 

Monitoring und Controlling:

Einsatz von Monitoring-Tools zur Überwachung der Nutzung und Performance von Lösungen, um die Einhaltung von Standards zu gewährleisten und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

Identifizieren Sie einen Executive Sponsor:

Die Wahl eines engagierten Executive Sponsors ist entscheidend, da die Einführung weit über ein reines Technologieprojekt hinausgeht. Ein Executive Sponsor sollte die strategische Vision und Prioritäten kommunizieren und durch sein Beispiel vorangehen, indem er die Plattform im Einklang mit den Adoptionszielen nutzt​​.

Bauen Sie „Champions“ auf:

Identifizieren und fördern Sie Schlüsselpersonen innerhalb Ihrer Organisation, die als Vorbilder und Multiplikatoren für Citizen Development agieren. 

Erwarten Sie Widerstand:

Widerstand gegen Veränderungen ist normal und sollte proaktiv angegangen werden. Indem Sie Widerstände aufdecken, können Sie Empathie zeigen, auf Einwände eingehen und Barrieren abbauen. Ein offener Dialog und die Einbeziehung von Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess können dazu beitragen, Widerstände zu überwinden und eine erfolgreiche Einführung von Citizen Development zu gewährleisten.