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Neues Hinweisgebersystem für Mitarbeitende, Kunden und Partner

Die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und internen Vorgaben hat höchste Priorität. Nur wenn wir uns gesetzeskonform und integer verhalten, schützen wir unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter:Innen, Kunden und Partner.

Die EU Whistleblower Richtlinie ist für uns Anlass, ein so genanntes internes Hinweisgebersystem einzurichten. Unser Hinweisgebersystem besteht aus einem digitalen Meldekanal, über den unsere internen und externen Stakeholder online und unter Wahrung der Vertraulichkeit sowie auch anonym Hinweise melden können. Gleichzeitig beinhaltet das Hinweisgebersystem die Erreichbarkeit über eine Telefonhotline sowie persönliche Treffen mit unserem Dienstleister.

Hierzu haben wir den Compliance-Dienstleister Hinweisgeberexperte beauftragt, der ab sofort als externer Compliance Beauftragter unseres Unternehmens tätig ist. Alle Stakeholder sind angehalten, konkrete Anhaltspunkte auf potenzielle Verstöße gegen geltendes Recht und / oder Fehlverhalten innerhalb unseres Unternehmens über unser neues Hinweisgebersystem an den externen Compliance Beauftragten zu melden. Dieser behandelt sämtliche Hinweise vertraulich und prüft jeden Einzelfall individuell.

Es bedarf der Aufmerksamkeit und Bereitschaft aller, bei konkreten Informationen auf Regelverstöße hinzuweisen. An das Hinweisgebersystem können diese vertraulich gemeldet werden – und zwar jederzeit und in deutscher sowie englischer Sprache. Unter meldefähige Regelverstöße fallen beispielsweise Verstöße gegen unsere Compliance Richtlinie oder das Kartellrecht, Korruption, Verletzung von Menschenrechten, Diebstahl oder Diskriminierung.

Nur Hinweise zu Regelverstößen

Sofern es sich bei Ihrem Anliegen um eine Beschwerde handelt oder Mandanten betroffen sind, wenden Sie sich bitte an Ihren direkten Vorgesetzen. Diese Sachverhalte werden nicht durch den externen Compliance Beauftragten bearbeitet.

Auch weisen wir ausdrücklich darauf hin, dass Hinweise nicht leichtfertig abgegeben werden sollen. Ebenso bitten wir um Verständnis, dass bewusst falsche Hinweise untersagt sind. Unser Hinweisgebersystem dient der Sicherstellung unser internen Compliance und soll ausschließlich in diesem Sinne verstanden werden.

Schutz für alle Beteiligten

Das Hinweisgebersystem garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber:Innen und Betroffene. Eine interne Untersuchung wird erst nach sorgfältiger Prüfung des Hinweises und bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Regelverstoß eingeleitet. Die Informationen werden im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses bearbeitet. Diskriminierungen, Einschüchterungen oder Anfeindungen, die wegen einer Meldung beim Hinweisgebersystem erfolgen, werden dem gleichen Prozess entsprechend untersucht und geahndet.

Hinweise abgeben – aber richtig!

Nach Erhalt der Hinweise bearbeitet der externe Compliance Beauftragte diese unter Beachtung aller erforderlichen Verfahrensgrundsätzen (z.B. Vertraulichkeit, Schutz der Hinweisgeber:Innen). Um Fälle zu bearbeiten und gegebenenfalls entsprechende Untersuchungsmaßnahmen anzustoßen, ist oftmals der Dialog mit den Hinweisgeber:Innen notwendig. Daher ist es wichtig, dass der Hinweis so konkret wie möglich formuliert ist. Hilfreich ist es, wenn Sie bei einer Meldung die fünf W-Fragen berücksichtigen:

  • Wer? – Um wen geht es? Wer ist betroffen?
  • Was? – Was ist passiert? Schilderung des Sachverhalts.
  • Wann? – Wann war der Vorfall?
  • Wie? – Wie oft ist er passiert?
  • Wo? – Wo hat sich der Vorfall ereignet?

Hinweisgeber:Innen sollten darauf achten, dass die Beschreibungen auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können. Hierzu ist es hilfreich, wenn sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen. Die vertrauliche und gegebenenfalls anonyme Kommunikation mit Hinweisgeberexperte ist über das digitale Meldesystem möglich, denn Hinweisgeber:Innen erhalten einen individuellen Zugang zu dem Hinweisgebersystem und können so nachverfolgen, wie wir mit Hinweisen umgehen und welche Folgemaßnahmen eingeleitet werden.

Neben dem externen Compliance Beauftragten sind an der Bearbeitung von Hinweisen gegebenenfalls auch andere Stellen in unserem Unternehmen beteiligt. Bei begründeten Hinweisen beauftragt unser Unternehmen normalerweise die notwendigen internen Untersuchungen an ermittelnden Funktionen (wie Sonderprüfungen oder Sicherheit).

Hinweise abgeben – aber wo?

Der Compliance Dienstleister Hinweisgeberexperte ist unser externer Compliance Beauftragte für die Umsetzung der EU Whistleblower Richtlinie sowie des Hinweisgeberschutzgesetzes und zentrale Anlaufstelle bei Hinweisen auf Regelverstößen.

Bitte kontaktieren Sie Hinweisgeberexperte über einen der untenstehenden Kanäle.

ONLINE FORMULAR

https://whistleblower.cplace.com

TELEFON
089 21 52 74 33 (werktags zwischen 10.00 Uhr und 17.00 Uhr)

PERSÖNLICHES TREFFEN
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