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Ressourcenplanung

cplace Glossar

Was ist Ressourcenplanung?

Die Ressourcenplanung ist ein entscheidender Bestandteil des effektiven Projektmanagements. Dieser Prozess beinhaltet die sorgfältige Planung und Zuweisung aller erforderlichen Ressourcen innerhalb eines Projekts. Ressourcenplanung ist die Schlüsselkomponente, um die Ressourcen eines Unternehmens effizient zu organisieren, zuzuordnen und zu steuern. Damit wird sichergestellt, dass Aufträge reibungslos und erfolgreich abgeschlossen werden können.  

Die Ressourcenplanung erstreckt sich auf verschiedenste Aspekte, einschließlich der Planung und Zuordnung von Mitarbeitenden, die für ein Projekt notwendig sind. Das Hauptziel der Ressourcenplanung im Projektmanagement besteht darin, die Effizienz eines Auftrags zu maximieren, Engpässe zu vermeiden und die Grundlage für einen reibungslosen Start neuer Projekte zu schaffen.  

Inhalte

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Ressourcen im Projektmanagement 

Vor dem Start eines Projekts ist es entscheidend zu klären, welche Ressourcen für einen erfolgreichen Abschluss erforderlich sind. In Bezug auf Projektmanagement bezeichnet der Begriff „Ressource“ sämtliche Mittel, Faktoren und Elemente, die für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts notwendig sind. Dieser Begriff kann als Überbegriff für sowohl materielle als auch immaterielle Ressourcen dienen. 

Elemente der Ressourcenplanung im Projektmanagement

  • Mitarbeiter
  • Finanzmittel 
  • Fähigkeiten und Know-how 
  • Technologische Ressourcen bspw. Ressourcenplanung-Tools und -software 
  • Zeitliche Ressourcen bspw. Projektzeitplan 
  • Materielle Güter 
Ressourcen im Projektmanagement

Inhalt des Ressourcenplans

Der Inhalt eines Ressourcenplans im Projektmanagement kann vielfältig sein und hängt von den spezifischen Anforderungen des Projekts ab. In einem präzisen Ressourcenplan werden die exakten Mengen der erforderlichen lagerfähigen Ressourcen (z. B. Büromaterial) sowie nicht lagerfähiger Ressourcen (z. B. Arbeitskräfte) detailliert aufgeführt. Die Überlegungen, die während der Ressourcenplanung berücksichtigt werden, beeinflussen maßgeblich die Zeit- und Budgetplanung von Projekten. 

 

Ein Ressourcenplan sollte demnach Folgendes enthalten: 

  1. Ressourcenplanung: Ermittlung der benötigten Ressourcen, die für das Projekt erforderlich sind
  2. Ressourcenbewertung: Abschätzung des erforderlichen Umfangs, Menge und Qualität der Ressourcen
  3. Zuweisung der Ressourcen: Verteilung der Ressourcen und Verantwortlichkeiten für spezifische Aufgaben im Projekt
  4. Ressourcennutzung: Bestimmung des Zeitraums, in dem die Ressourcen im Projekt eingesetzt werden
  5. Budgetplanung: Abschätzung der Kosten für jede Projektphase
  6. Risikoanalyse: Bewertung potenzieller Risiken und Herausforderungen

Wie erstelle ich einen Ressourcenplan für ein Projekt?

Die Ressourcenplanung ist ein entscheidender Prozess im Unternehmensmanagement, der im Wesentlichen folgende Schritte umfasst:  

  1. Erfassung von Unternehmensressourcen: In diesem Schritt werden sämtliche Ressourcen des Unternehmens erfasst und mit ihren Kapazitäten dokumentiert. Dies bildet die Grundlage für die effiziente Ressourcenzuweisung.
     
  2. Verfügbarkeitsprüfung und Beschaffung der Ressourcen: Die Überprüfung der Verfügbarkeit und die Beschaffung der benötigten Ressourcen sind ein entscheidender Schritt im Ressourcenmanagement, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Mittel zum geplanten Zeitpunkt verfügbar sind. Hierbei können Ressourcenplanungs-Tools hilfreich sein. 

3. Unmittelbare Projektplanung: In der unmittelbaren Projektplanung werden alle erforderlichen Ressourcen auf die verschiedenen Teilaufgaben und Stufen des Projekts verteilt. Jede Aufgabe erhält eine zeitliche Dauer und einen geplanten Arbeitsaufwand, um den gesamten Projektverlauf zu strukturieren. Hierbei spielen auch die Budgetplanung und die Identifikation von möglichen Risiken eine wichtige Rolle. 

 4. . Überwachung und Anpassung des Ressourcenplans:  Nachdem die Ressourcen für die Projektdurchführung im Team zusammengestellt wurden, müssen diese kontinuierliche überwacht und angepasst werden. Dabei ist es wichtig, flexibel auf Veränderungen der Ressourcenanforderungen zu reagieren und die Kapazität und Auslastung im Blick zu behalten. 

Die Vorteile von Ressourcenplanung im Projektmanagement

  • Effiziente Nutzung von Ressourcen: Durch eine klare Planung können Ressourcen optimal genutzt werden, was zu einer effizienten Projektdurchführung führt. Außerdem hat die Projektleitung dadurch eine optimale Übersicht über alle immateriellen und materiellen Güter. 
  • Kosteneffizienz: Eine genaue Ressourcenplanung ermöglicht eine präzise Kostenkalkulation und -kontrolle, was zu Kosteneinsparungen führen und das Budgetmanagement verbessern kann. 
  • Effektive Terminplanung: Eine klare Zuordnung von Ressourcen ermöglicht eine präzise Zeitplanung. Dies fördert die Einhaltung von Terminen und Fristen.
  • Flexibilität: Die Möglichkeit zur Anpassung an sich ändernde Anforderungen verbessert die Flexibilität des Projekts.
  • Förderung der Zusammenarbeit: Eine softwaregestützte Ressourcenplanung fördert die Team- und Abteilungszusammenarbeit durch eine gemeinsame Plattform für den Austausch von Informationen und Ressourcen.  

Tools und Software zur Ressourcenplanung im Projektmanagement 

Es gibt sehr viele Ressourcenplanungs-Tools und Softwarelösungen, die Organisationen bei der effizienten Zuweisung, Koordination und Überwachung von Ressourcen unterstützen. Sie bieten unterschiedliche Ansätze und Funktionalitäten. Die Wahl hängt oft von den spezifischen Anforderungen und Präferenzen ab.  

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cplace als Tool für Ressourcenmanagement

cplace ist eine flexible und anpassbare Software-Plattform für Next-Generation Project and Portfolio Management, die auch für Ressourcenplanung verwendet werden kann.

Organisationen können nach dem Mix & Match-Prinzip unterschiedliche Lösungsbausteine auswählen, die zu ihren individuellen Bedürfnissen passt.  

  • Premium Application Ressourcenmanagent: Die App bietet modulare Einzelbausteine, die per No- und Low Code an individuelle Anforderungen angepasst werden. So können Abteilungen weiterhin nach ihren Prozessen und Best Practices arbeiten und dennoch ein konsolidiertes Ressourcenmanagement nutzen.  
  • Single Source of Truth: Alle Anwender arbeiten im selben System und auf einer gemeinsamen Datenbasis. Dies verhindert Insellösungen und vermeidet Informationsverlust. 
  • Transparenz: Teams erhalten Transparenz über Kostenstellen, Organisationseinheiten und Standorte und bestimmen individuell, welche Ressourcen koordiniert werden sollen. 
  • Methoden-Mix: cplace unterstützt alle Projektmanagementmethoden – von klassisch über agil bishin zu hybrid. 

Weitere Informationen zu dem cplace Ressourcenmanagement-Lösungen finden Sie auf unserer Ressourcenmanagement-Seite. 

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Software für Ressourcenplanung im Projektmanagement

Fristgerechtes Projektmanagement mit Microsoft Project

Microsoft Project ist eine weit verbreitete Projektmanagementsoftware, die auch für die Ressourcenplanung angepasst werden kann. Sie bietet Funktionen zur Planung, Verwaltung, Überwachung und Optimierung von Projekten und Ressourcen und stellt sicher, dass Projekte fristgerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden können. 

  • Integration mit anderen Microsoft-Tools: Die nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Produkten wie Excel und SharePoint erleichtert den Datenaustausch und die Zusammenarbeit. 
  • Vielseitigkeit: Microsoft Project ist vielseitig einsetzbar und kann an verschiedene Projekttypen und -größen angepasst werden. 
  • Projektsteuerung: Mithilfe von Gantt-Diagrammen können Aufgabenbeziehungen visualisiert werden, was wiederum die Projektplanung und -verfolgung erleichtert. Außerdem können Budgetmanagement-Tools die Kostenverfolgung und Budgetverwaltung ermöglichen. 
Microsoft Project als Tool für Ressourcenplanung

Ressourcenplanung mit der Software Jira

Ursprünglich für die agile Softwareentwicklung entwickelt, wird Jira auch für die Ressourcenplanung im Projektmanagement genutzt. Es bietet Funktionen zur effektiven Ressourcenzuweisung, Überwachung und Optimierung, um Projekte erfolgreich durchzuführen.   

  • Agile Ressourcenzuteilung: Jira bietet Funktionen für die agile Ressourcenplanung. Es kann flexibel auf sich ändernde Anforderungen reagiert werden. 
  • Anpassbarkeit: Die Plattform ist hochgradig anpassbar und kann an verschiedene Arbeitsabläufe und Anforderungen angepasst werden, um eine optimale Ressourcennutzung zu gewährleisten. 
  • Kollaboration: Jira bietet eine transparente Ansicht der Verfügbarkeit von Ressourcen und fördert durch Echtzeitdaten die Zusammenarbeit.  
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In diesem Whitepaper erfahren Sie alles zur Ressourcenplanung mit der Software cplace.

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