Software für Ressourcenplanung im Projektmanagement
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Diese und mehr Unternehmen vertrauen auf cplace
Herausforderungen beim Einsatz von Software für Ressourcenplanung
Ressourcenplanung ist die Königsdisziplin im Projektmanagement. Hier wird die Antwort gegeben auf die Frage „Wer macht was wann?“. Deshalb gibt es im Projektumfeld im Grunde keine reine Ressourcenplanung-Software. Vielmehr gehört das Ressourcenmanagement hier immer zu einer Terminplanung und ist als solche integraler Bestandteil einer Projektmanagement-Software. Die Ressourcenplanung hängt also in einem großen Maße vom Projektmanagement ab. Daher wenden wir uns zunächst der Projektwelt zu.
Beim Blick auf die Projektlandschaft in den Unternehmen wird schnell deutlich: So unterschiedlich die einzelnen Projekte selbst sind, so unterschiedlich sind auch Vorgehensweisen. Gerade im IT- und Software-Umfeld fällt die Wahl auf agile Vorgehensweisen wie Scrum oder es kommen Kanban-Boards zum Einsatz. Während rein klassische Vorgehensweisen kaum noch anzutreffen sind, ist der Projektalltag hybrid und an das jeweilige Vorhaben angepasst.
Je größer das Vorhaben, desto vielseitiger die Vorgehensweisen
Die Ressourcenplanung selbst folgt der für die Initiative gewählten Projektmanagement-Methode. Je größer ein Projekt ist, desto größer ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass einzelne Projektabschnitte isoliert bearbeitet und bspw. an Dienstleister delegiert werden. Denken Sie an Produktentwicklungsprojekte, wo die einzelnen Lieferanten eng eingebunden sind, gleichzeitig aber ihre Eigenständigkeit bewahren. Oder an Projekte mit größerer IT-Beteiligung, für die Software oder Apps entwickelt werden müssen: Die Applikationen werden von Entwicklungsabteilungen geliefert, die eigenständig agieren und auf die die Projektleitung keinen direkten Einfluss hat.
In diesen Fällen, also bei abteilungsübergreifenden, häufig sogar unternehmensübergreifenden Projekten, tritt nicht selten der Fall ein, dass für die unterschiedlichen Projektabschnitte auch unterschiedliche Projektmanagement-Methoden zum Einsatz kommen. Folglich gibt es auch nicht die eine Ressourcenplanung und auch nicht das eine Tool für das Ressourcenmanagement.
Zum Leidwesen vieler ist es daher in großen Unternehmen Realität, dass unterschiedliche Projekt- und Ressourcenmanagement-Tools im Einsatz sind. Excel ist dabei das inoffizielle Planungsinstrument Nummer 1. Excel & Co. mögen zwar die aktuellen Anforderungen von einzelnen Teams und Projekte erfüllen, aber sie verhindern eine übergreifende Zusammenarbeit. Dies gilt ausdrücklich und insbesondere für das Ressourcenmanagement.
Eine Ressourcenplanung über Team- und Abteilungsgrenzen hinweg, setzt einen zentralen Ressourcenpool voraus. Nur wenn möglichst alle Kapazitätsminderungen – Projektarbeit, fachliche Tätigkeiten in der Abteilung, Urlaube, Krankheitstage, Fortbildungen usf. – in die Planung einfließen, entsteht ein realistisches Auslastungsbild, das die Grundlage für eine Ressourcenplanung bildet.
Viel Arbeit durch viele Tools
Insellösungen stehen nicht nur einer effizienten Ressourcenplanung im Weg. Sie sabotieren auch unternehmensweite Auswertungen und Analysen. Gerade bei bereichsübergreifenden Initiativen muss die Projektleitung meist noch in zeitraubender und mühevoller Arbeit manuell Informationen zusammentragen und in entsprechenden Berichten verdichten. Je mehr unterschiedliche Tools im Einsatz sind, desto größer und nervenaufreibender ist diese unnötige Arbeit. Unnötig, weil ein Live-Reporting in Dashboards mittlerweile üblich ist und von modernen Systemen standardmäßig bereitgestellt wird.
„Drum prüfe, wer sich ewig bindet“
Der Einsatz einer professionellen Software für das Projekt- und Ressourcenmanagement kann zu mehr Effizienz in der Projektarbeit führen oder aber zu Frust. Daher sollten Unternehmen einen sorgfältigen Auswahlprozess der Investition voranstellen. Je größer die Organisation ist, desto wichtiger wird die Beantwortung der Frage, ob sie sich auf einen Standard für die Projekt- und Ressourcenplanungen beschränken will, oder ob sie den unterschiedlichen Bereichen eine individualisierbare Bandbreite an Lösungsmöglichkeiten bieten möchte. Die Erfahrung zeigt: Ein Tool, das für ein Team gut und sinnvoll ist, kann von einem anderen Team als unbrauchbar abgelehnt werden. One Size fits all – das gibt es im Projektmanagement nicht.
Und so stoßen viele Systeme, speziell im Konzern-Umfeld, schnell an ihre Grenzen. Selbst innerhalb einer Organisation sind die Anforderungen an eine Software für Ressourcenplanung vielfältig. Was für ein Team einwandfrei funktioniert, tut es dies nicht automatisch auch für ein anderes. Die individuellen Anforderungen aller Teams in der Organisation sollten möglichst ohne Kompromisse in einer Software abgebildet werden können. Unflexible und komplexe Standardlösungen sind dazu oft nicht in der Lage, überfordern schnell ihre Nutzer und sind daher zum Scheitern verurteilt.
Zudem sollen Software-Lösungen für die Ressourcenplanung zukunftssicher sein: Sie müssen auch künftige Anforderungen erfüllen können, also anpassbar sein und weiterentwickelt werden können. Nur so sichern Unternehmen ihre Investition in eine Projekt- und Ressourcenmanagement-Software ab und verhindern mangelhafte Insel- und Excel-Lösungen.
cplace als Tool für Ressourcenplanung im Projektmanagement
Die Ressourcenplanung mit der Projektmanagement-Software cplace geht einen neuen Weg:
- cplace ist ein flexibel anpassbarer Lösungsbaukasten, mit dem jede Organisation nach dem Mix & Match-Prinzip Lösungen auswählen, verbinden und ihre individuellen Prozesse abbilden kann.
- Mit cplace arbeiten alle Anwender in einem einheitlichen System, auf einer gemeinsamen Datenbasis, der sog. Single Source of Truth
- Durch seine vielfältigen Integrationsmöglichkeiten kann cplace mit existierenden Systemen automatisiert Daten austauschen
Vorteile der Ressourcenplanung mit cplace
Optimale Ressourcennutzung
Eine effektive Ressourcenplanung mit cplace ermöglicht die bestmögliche Nutzung von Mitarbeitenden in Projekten. Sie beseitigt Engpässe, verhindert Überlastungen und Unterbeschäftigung.
Termin- und Budgettreue
Eine genaue Ressourcenplanung hilft, den Projektzeitplan und das Budget besser im Blick zu haben. So können Engpässe, Verzögerungen und Kostenüberschreitungen minimiert werden.
Risikomanagement
Potenzielle Risiken können minimiert oder gar vermieden werden, wenn sie durch den Einsatz von cplace als Ressourcenplanung-Software frühzeitig erkannt und geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
Effizienzsteigerung
Eine gut durchdachte Ressourcenplanung führt zu einer effizienteren Arbeitsweise. Teammitglieder wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind und welche Ressourcen dafür benötigt werden.
Konfliktvermeidung
Durch die klare Zuweisung von Ressourcen können mögliche Konflikte um begrenzte Ressourcen vermieden werden.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
cplace ermöglicht es, flexibel auf Änderungen im Projektumfeld zu reagieren. Teams können sich schnell an neue Anforderungen anpassen und Prioritäten neu festlegen.
cplace vs. Excel – Wann ist der Einsatz von cplace sinnvoll?
Excel als Tool für Ressourcenplanung
Es gibt eine Vielzahl an verschiedenen Tools für die Projekt- und Ressourcenplanung. Enterprise-Lösungen sind meist sehr nutzerunfreundlich und können nicht auf die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Teams und Abteilungen angepasst werden. Die Folge: Die Mitarbeitenden nutzen die Enterprise-Software bestenfalls noch rudimentär und erstellen sich bspw. in Excel eine eigene Lösung.
cplace als Tool für Ressourcenplanung
Doch Excel ist kein geeignetes Tool für ein so zentrales und wichtiges Thema wie Ressourcenmanagement. Zwar erfreut es sich als Standardprogramm einer großen Beliebtheit. Doch es gibt eine Reihe von Defiziten von Excel für die Ressourcenplanung.
Checkliste für Ressourcenplanung-Software
Mit wachsender Komplexität eines Projektes stößt Excel daher rasch an seine Grenzen, z.B. durch begrenzte Skalierbarkeit bzw. Analysemöglichkeiten. Auch die fehlende Nachverfolgung bei Änderungen, die Notwendigkeit zeitaufwendiger manueller Aktualisierungen aufgrund geringer Automatisierung macht Excel nicht zum Tool der Wahl für die Ressourcenplanung.
Nutzen Sie unsere Checkliste für die Auswahl einer Ressourcenmanagement-Software, um sich einen Überblick zu verschaffen.
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Die Top-Features der Ressourcenplanung mit cplace
- Einen Standard im Ressourcenmanagement für alle – das ist mehr Utopie als Wirklichkeit. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Lösung, die zu ihnen passt und die sie benötigen. Sie werden es Ihnen danken und die Lösung verwenden. So kann sich auch der erwartete Nutzen für die Organisation entfalten.
- Alle Daten sind stets in der erforderlichen Qualität verfügbar. Gefährliche Insellösungen und eine lückenhafte Datenbasis gehören der Vergangenheit an.
- Teams bestimmen individuell, welche Ressourcen koordiniert werden: Skills, Rollen, Menschen, etc. Sie erhalten Transparenz über Kostenstellen, Organisationseinheiten und Standorte.
- Das cplace Ressourcenmanagement unterstützt klassische, agile und hybride Organisationsstrukturen und Projektmanagementmethoden.
- Unternehmen behalten Ihre Prozesse und Use Cases im Blick. Sie definieren Sie Ihre eigenen Workflows und können Engpässe frühzeitig erkennen und auflösen.
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