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Kanban

cplace Glossar

Was ist Kanban?

Im IT-Umfeld ist Kanban eine Methode des agilen Projektmanagements, die ihren Ursprung in der japanischen Automobilindustrie hat. Geprägt wurde der Begriff, der im japanischen Signal-Karte bedeutet, in den 1940er Jahren von dem japanischen Toyota Ingenieur Taiichi Ohno, der eine Lösung für die Verbesserung des Materialverbrauchs in Produktionsprozessen suchte. Die Kanban-Methode orientiert sich dabei an dem tatsächlichen Verbrauch von Materialien an dem Ort und Produktionsschritt, wo sie benötigt werden. Durch diese schrittweise Betrachtung des Materialflusses können die Mengen an vorgehaltenen Materialien und Vorprodukten reduziert werden.

Das Kanban-Konzept basiert auf visuellen Boards, auf denen Produktionsschritte als Karten dargestellt werden, sogenannte Kanban-Boards.

Was ist ein Kanban-Board? 

Ein Kanban-Board ist eine visuelle Darstellung von Arbeitsprozessen, wobei Karten oder Haftnotizen verwendet werden, um einzelne Aufgaben oder Aktivitäten auf einem physischen oder digitalen Board zu repräsentieren.  

Wie funktoniert ein Kanban-Board?

Auf einem Kanban-Board müssen alle bestehenden Arbeitsschritte mit einer eigenen Spalte repräsentiert sein. In der Entwicklung könnten dies bspw. die Spalten “Backlog”, “Geplant”, “Entwicklung”, “Test”, “Auslieferung” und “Produktiv” sein. In diesem Beispiel wäre die “Backlog-Spalte” ganz links auf dem Kanban-Board, die “Produktiv”-Spalte ganz rechts positioniert. In einem nächsten Schritt werden alle Aufgaben genau definiert und auf einer eigenen Karte festgehalten. Diese Karte wird dann auf dem Kanban-Board platziert (in der linken Spalte Backlog). Ziel ist es, dass die Aufgaben (Karten) die einzelnen Arbeitsschritte von links nach rechts durchlaufen.  

Dies fördert ein geordnetes Vorgehen: Zunächst werden die Anforderungen und die Arbeitsschritte genau definiert, in eine Reihenfolge gebracht und schließlich visualisiert. Nur eine bestimmte, vorher festgelegte Anzahl von Kanban-Karten darf pro Arbeitsschritt gleichzeitig bearbeitet werden. Erst wenn in der Nachfolge-Spalte wieder Platz für eine neue Karte ist, darf eine Aufgabe in diesen Bereich weitergeführt werden. Dies schützt die jeweiligen Bearbeitenden vor Überlastungen und zeigt gleichzeitig frühzeitig Engpässe im Prozess auf, die so rasch behoben werden können. 

Moderne digitale Kanban-Boards dienen als wirkungsvolles Werkzeug für das agile Projektmanagement, indem sie Transparenz schaffen, vor Überlastungen schützen, Probleme frühzeitig aufzeigen, die Qualität der Arbeit verbessern und den Prozess beschleunigen.  

Kanban erweiset sich in diesem Kontext als ein einfaches, offenes und zugleich sehr hilfreiches Prinzip, das sich in nahezu jede Teamstruktur einbauen lässt.  

Kanban Board

Kanban-Board in der IT 

Mit wachsender Beliebtheit hat die Kanban-Methode immer mehr Anhänger in der IT gefunden und wurde um Elemente aus dem Lean Development, der Engpasstheorie (Theory of Constraints) sowie dem Risikomanagement erweitert. Resultat ist, dass bspw. immer mehr Teams in der Softwareentwicklung Kanban-Boards nutzen, um ihre Aufgaben zu visualisieren, zu teilen und strukturiert abzuarbeiten.

Kanban im agilen Projektmanagement

Grundlegende Prinzipien und Praktiken von Kanban wurden in der Softwareentwicklung aufgegriffen und adaptiert. Daraus ist eine agile Methode entstanden, durch die Prozesse kontinuierlich optimieren werden können, die Teams in ihrer Selbstorganisation unterstützt und auch die Steuerung von Projekten erleichtern kann. Moderne digitale Kanban-Boards helfen bei der Visualisierung von Arbeitsschritten für sämtliche Projektbeteiligte. Ihr Hauptziel liegt in der Förderung von Transparenz und Effizienz. Das Kanban-Board gibt einen schnellen Überblick über den Stand der einzelnen Arbeitsschritte für alle Stakeholder und bildet so die Basis einer effizienten Projektsteuerung und -kommunikation.  

Was sind die Elemente eines Kanban-Boards?

 Kanban-Karten

Jede Aufgabe und Tätigkeit innerhalb des Prozesses bzw. des Projekts werden auf Karten festgehalten und auf dem physischen oder digitalen Board platziert. Dabei können farbliche Markierungen helfen, die Priorität oder den Status innerhalb eines Prozessschritts zu signalisieren.  

Kanban-Spalten

Die Spalten eines Kanban-Boards stehen für unterschiedliche Schritte im Workflow. Jede Karte und die damit verbundene Aufgabe durchläuft diese Stufen – von links nach rechts. Jeder Arbeitsschritt muss dabei mit einer eigenen Spalte abgebildet sein. 

Kanban-Swimlanes

Diese Bahnen verlaufen horizontal entlang des Kanban-Boards und dienen dazu, verschiedene Aktivitäten zu gruppieren oder Teams optisch voneinander trennen. Sie sind vor allem dann sinnvoll, wenn unterschiedliche Teams innerhalb eines Projekts parallel arbeiten.  

Work-in-Progress-Limits (WIP-Limits)

Diese Limits begrenzen die maximale Anzahl an Aufgaben pro Arbeitsschritt, die den unterschiedlichen Stufen des Kanban-Boards zugewiesen werden dürfen. Dieses Vorgehen hilft Teams vor allem dabei, sich auf die bestehenden Aufgaben zu konzentrieren und schützt sie vor Überlastungen. Entsprechend funktioniert ein Kanban nach dem Pull-Prinzip, bei dem sich die Teams neue Aufgaben aktiv in ihren Bereich ziehen und diese ihnen nicht zugeschoben (Push-Prinzip) werden. 

Wie wird ein Kanban-Board erstellt? 

Solution Kanban

1. Verstehen der Arbeitsprozesse

Analysieren Sie die aktuell vorhandenen Arbeitsprozesse, um die Phasen der Aufgaben vom Beginn bis zur Fertigstellung zu verstehen. Dieses Verständnis bildet die Grundlage für die spätere Gestaltung des Kanban-Boards. 

2. Aufgaben identifizieren

Listen Sie alle Aufgaben auf und ordnen Sie diese nach Kriterien wie Art oder Priorität, um einen klaren Überblick zu erhalten. 

3. Karten für das Kanban-Board erstellen

Fertigen Sie für jede Aufgabe eine Karte mit allen relevanten Informationen wie eine klare Aufgabenbeschreibung, Verantwortlichkeiten, Fälligkeitsdaten und andere wichtigen Details an, um eine klare Darstellung auf dem Kanban-Board zu ermöglichen. 

4. Integration in das Kanban-Board

Mithilfe von Spalten und Karten wird der gesamte Prozess in seinen einzelnen Schritten abgebildet. Richten Sie Spalten auf dem Board ein, die die verschiedenen Phasen repräsentieren, platzieren Sie die Karten in der linken Spalte und bewegen Sie sie dann schrittweise nach rechts durch alle Phasen. 

5. Kanban-Board kontinuierlich optimieren

Überprüfen Sie regelmäßig das Board im Team, identifizieren Sie Engpässe und diskutieren Sie Verbesserungsmöglichkeiten. Passen Sie das Board sukzessive an, um den Arbeitsfluss kontinuierlich zu optimieren. Der Prozess der kontinuierlichen Verbesserung ist entscheidend für den Erfolg von Kanban in der agilen Arbeitsumgebung. 

Vorteile von Kanban-Boards 

Die Kanban-Methode bietet viele Vorteile. Der größte Nutzen von Kanban besteht in: 

  • Transparenz: Kanban-Boards visualisieren den Arbeitsprozess und den Status jeder Aufgabe. Dies schafft Transparenz über alle laufenden Aktivitäten im Team und macht bspw. Engpässe schnell sichtbar.  
  • Effizienz: Durch die Begrenzung auf eine Höchstzahl von Aufgaben pro Prozessschritt und deren Visualisierung auf dem Kanban-Board können die Teams viel fokussierter und damit effizienter Arbeiten. 
  • Flexibilität: Kanban-Boards sind äußerst flexibel und können leicht an die spezifischen Anforderungen und Arbeitsprozesse eines Teams oder Projekts angepasst werden. 
  • Kontinuierliche Verbesserung: Ein wesentlicher Punkt bei Kanban ist es, die Durchlaufzeit der Aufgaben durch die einzelnen Prozesse zu messen. Auf dieser Datenbasis, die so entsteht, können kontinuierlich kleinere Verbesserungen der einzelnen Arbeitsprozesse vorgenommen werden. Kanban setzt auf eine evolutionäre Optimierung. 
  • Klare Priorisierung: Beim Erstellen der Karten und durch die Beschränkung auf eine Höchstzahl von Aufgaben (Work-In-Progress-Limit) findet eine Priorisierung der Aufgaben statt, die am Board visualisiert ist.  
  • Schutz vor Überlastung: Die Work-in-Progress-Limits in Kombination mit dem Pull-Prinzip sorgt dafür, dass einzelne Teams nicht in Arbeit “versinken”. Es darf nur eine bestimmte Zahl an Aufgaben übernommen werden und erst wenn eine Aktivität erfolgreich abgeschlossen wurde, nimmt sich das Team eine neue Aufgabe. Dies fördert zudem einen gleichmäßigen Arbeitsfluss. 
  • Einfache Zusammenarbeit: Die Visualisierung auf dem Kanban-Board erleichtert die Zusammenarbeit im Team, da alle Mitglieder einen klaren Überblick über den Fortschritt und die Zuständigkeiten haben. 
  • Klare Kommunikation: Die Boards fördern eine klare und visuelle Kommunikation im Team. Alle haben Zugang zu denselben Informationen, was Abstimmungen erheblich vereinfacht. 
  • Schnelle Identifizierung von Problemen: Durch die visuelle Darstellung werden Probleme und Engpässe sofort sichtbar, worauf das Team umgehend reagieren kann. 
  • Anpassung an Veränderungen: Kanban-Boards können flexibel an sich ändernde Anforderungen und Prioritäten angepasst werden, ohne dass umfangreiche weitere Anpassungen erforderlich sind. 

Kanban vs. Scrum

Neben Kanban zählt im agilen Projektmanagement Scrum zu den am weitest verbreiteten Methoden. Beide Vorgehensweisen fördern Flexibilität, Transparenz und Effizienz. Obwohl beide Ansätze ihre Wurzeln in der Lean-Philosophie haben und auf kontinuierliche Verbesserung abzielen, gibt es deutliche Unterschiede in ihren Prinzipien und Anwendungen. 

Ein zentrales Konzept von Scrum ist bspw. der Sprint, eine festgelegte Zeitspanne, während der die Mitglieder eines Teams an einer bestimmten Menge an Aufgaben arbeiten. Scrum ist insgesamt recht komplex und hat relativ viele feste Regeln, die eingehalten werden müssen. Zum Beispiel definiert das Team vor Beginn des Sprints, was in diesem Zeitraum erreicht werden soll. Hat der Sprint begonnen, dürfen keine weiteren Aufgaben hinzugefügt oder entfernt werden. Diese können erst wieder in dem nächsten Sprint berücksichtigt werden. 

Kanban hingegen legt einen stärkeren Fokus auf einen kontinuierlichen Arbeitsfluss und kann auch im laufenden Betrieb angepasst werden: Flexibel können Aufgaben ausgetauscht oder verschoben werden. Mit seinen visuellen Boards bietet Kanban eine transparente Darstellung des Arbeitsprozesses und unterstützt die Identifizierung von Engpässen. Letztlich hängt die Wahl zwischen Kanban und Scrum von den spezifischen Anforderungen des Projektsab und wie viel strukturelle Vorgaben ein Team benötigt.  

Software zur Erstellung von Kanban-Boards

Digitale Kanban-Boards sorgen dafür, dass Unternehmen besonders schnell von dieser agilen Methode profitieren können. Sie ermöglichen nicht nur eine effiziente Aufgabenverwaltung, sondern liefern auch die Grundlage für eine kontinuierliche Optimierung der einzelnen Arbeitsschritte. Ebenfalls erleichtern Kanban-Boards die Planung und Steuerung von kleineren Projekten. 

Essential Safe - Program Kanban