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Projektmanagement

cplace Glossar

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit der Absicht, bestimmte klar definierte Ziele und Ergebnisse zu erreichen, oft mit begrenzen Ressourcen. Der wesentliche Unterschied zu anderen Geschäftsprozessen sind die klaren Start- und Enddaten von Projekten. Um ein effektives Ergebnis erreichen zu können, erfordern Projekte eine gezielte Organisation und Umsetzung.

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Was ist ein Projekt?

Was versteht man unter Projektmanagement? 

Projektmanagement ist eine systematische Herangehensweise an die Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten. Es umfasst demnach die Koordination von Aktivitäten, Ressourcen, Zeitplänen und Stakeholdern, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird. Hierbei spielt die Einhaltung des geplanten Zeitrahmens und die optimale Nutzung von Kapital- und Personalressource außerdem eine wichtigeRolle.

Bei der Umsetzung von größeren und komplexen Projekten kann oftmals eine spezielle Projektmanagement-Software hilfreich sein. Im Projektmanagement spielt das magische Dreieck eine wichtige Rolle, dies wird im Laufe des Textes näher erläutert.  

Gibt es unterschiedliche ProjektmanagementMethoden?  

Es gibt nicht nur „das eine“ Projektmanagement. Unterschiedliche Projektmanagement-Methoden und -Techniken können je nach Art und Umfang des Projekts variieren und so die Bedürfnisse und Anforderungen individueller Teams und Unternehmen abbilden. Es gibt verschiedene Ansätze, unterschieden wird hierbei grundsätzlich zwischen klassischem und agilem Projektmanagement.  

Klassische ProjektmanagementMethoden

  • Wasserfall-Methode  
  • PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments)  
  • Hermes (v.a. in der Schweiz verbreitet)

Diese ProjektmanagementMethoden sind strukturiert und gut etabliert. Sie eignen sich besonders gut für Projekte, bei denen die Anforderungen von Anfang an gut verstanden sind und sich während des Projekts nicht wesentlich ändern. 

Agile Projektmanagement-Methoden

Agile Ansätze eignen sich besonders gut für Projekte, bei denen die Anforderungen nicht vollständig vorhersehbar sind und schnelle Anpassungen erforderlich sind. Gerade in übergreifenden Projekten, an denen unterschiedliche Abteilungen und Teams zusammenarbeiten, kommen unterschiedliche Methoden – klassische und agile – zum Einsatz. Insofern ist der Projektalltag in Unternehmen in der Regel hybrid. 

Phasen im Projektmanagement  

Das Projektmanagement enthält in der Regel immer die folgenden Schritte:   

  1. Projektinitiierung  
  2. Planung  
  3. Ausführung  
  4. Überwachung und Steuerung  
  5. Abschluss  

Die verschiedenen Rollen im Projektmanagement

Im Projektmanagement gibt es unterschiedliche Rollen, die dazu beitragen, ein Projekt erfolgreich zu planen, umzusetzen und abzuschließen. Die wichtigsten werden im Folgenden aufgelistet:  

  • Projektleiter und Projektleiterinnen: Sie übernehmen eine zentrale Rolle im Projektmanagement und sind verantwortlich für die Gesamtleitung des Projekts: Planung, Organisation, Überwachung und Steuerung, Kommunikation mit Stakeholdern und die Sicherstellung, dass Projektziele erreicht werden.  
  • Projektteam: Teammitglieder sind die Personen, die die Aufgaben und Arbeitspakete des Projekts ausführen. Sie arbeiten eng zusammen, um das Projektziel zu erreichen.  
  • Sponsoren:  In der Regel eine Organisationseinheit oder ein Mitglied der leidenden Management-Ebene. Geben Ziele und Anforderungen vor und sorgt dafür, dass das Projekt mit den Geschäftszielen und -strategien übereinstimmt. 
  • Stakeholderinnen und Stakeholder:  Personen oder Organisationen, die von dem Projekt betroffen sind oder davon profitieren. Sie haben Interessen, Erwartungen und Anforderungen an das Projekt und müssen daher während des gesamten Projekts gut informiert und eingebunden werden.  

Visualisierung von Projekten

 Mithilfe von Visualisierung können komplexe Sachverhalte vereinfacht und für jeden verständlich dargestellt werden. Im Bereich des Projektmanagements werden häufig folgende grafische Darstellung für die Visualisierung von Projekten verwendet: 

Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist ein visuelles Planungswerkzeug in Form eines horizontalen Balkendiagramms. Hierbei wird die zeitliche Dauer aller Aufgaben sowie die Abfolge, Abhängigkeiten und Meilensteine visuell dargestellt.

Gantt Chart

Kanban Board

In einem Kanban Board werden die Aufgaben mithilfe von Karten in einem physischen oder digitalen Board visualisiert. Es gibt verschiedene Spalten mithilfe von denen der Status der Aufgaben dargestellt werden kann. Somit kann beispielsweise eine Aufgabe von „in Bearbeitung“ zu „abgeschlossen“ verschoben werden.  

Kanban Board

Projektstrukturplan (PSP)

Im Projektstrukturplan werden hierarchische alle Aufgaben des Projekts dargestellt. Die Aufgaben werden zunächst in kleinere Teilaufgaben und Aufgabenpakete zerlegt, um dann einer Ebene zugeordnet und hierarchisch angeordnet werden, um eine strukturierte Darstellung zu gewährleisten. Dies geschieht oftmals in Form eines Baumdiagramms.  

Multiprojektmanagement mit cplace

Was ist das magische Dreieck im Projektmanagement?

Im Projektmanagement stellt das magische Dreieck die Beziehung der drei wesentlichen Faktoren (Zeit, Kosten und Qualität) eines Projekts dar. Das Konzept veranschaulicht somit die Abhängigkeit dieser drei Faktoren. Wenn sich ein Faktor im Laufe des Projekts ändert, wirkt sich das in der Regel auch auf anderen beiden Faktoren aus. Wird beispielsweise der der gewünschte Umfang (Qualität) des Projekts vergrößert, so hat dies in der Regel eine längere Laufzeit und mehr Kosten zur Folge. Das Ziel eines effektiven Projektmanagements ist es somit, das Gleichgewicht der drei Faktoren zu wahren.

Das magische Dreieck spielt demnach eine wichtige Rolle für vor allem für Projektmanager und deren effektive Planung. Es soll vor allem gewährleistet werden, dass Projekte im zeitlichen Rahmen, innerhalb des vorgegebenen Budgets mit den gewollten Ergebnissen erreicht werden 

Softwarelösungen für Projektmanagement

Projekte können oftmals sehr komplex sein und viele Herausforderungen mit sich bringen.  

Es gibt die unterschiedlichsten Tools, die im Projektmanagement angewendet werden können und somit die Durchführung und Planung von Projekten erheblich vereinfachen. Welche Software am besten zu dem Projekt passt, hängt von einigen Anforderungen an die Funktionen und auch vom Budget ab. Im Folgenden werden drei Projektmanagement-Tools vorgestellt.  

Jira

Jira ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die von Atlassian primär für die agile Softwareentwicklung erstellt wurde. Für Unternehmen von verschiedenster Größe und Branchen bietet Jira flexible Lösungen. Die Softwarelösung ist besonders agil und anpassbar und außerdem können zahlreiche Entwicklungstools integriert werden. Für Abteilungen, die rein agil arbeiten, ist Jira eine gute Lösung. Wenn gemischte, hybride Projektmanagement-Methoden verwendet werden, empfiehlt sich der Einsatz eines Jira-Connectors, der beide Planungswelten sinnvoll miteinander verbindet. 

Herkömmliche Enterprise Software

Es gibt eine Vielzahl von großen Enterprise-Tools für das Projekt- und Portfoliomanagement. Diese bieten in der Regel eine große Bandbreite an Funktionalitäten und haben für sehr viele Themen rund um die Projektarbeit eigene Lösungen erarbeitet. Eine wesentliche Herausforderung dieser Tools ist, dass sie die User häufig überfordern und sich, wenn überhaupt, nur äußerst schwer an die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Bereiche, Abteilungen und Teams anpassen lassen. Die Folge ist, dass im Konzern zahlreiche Insellösungen für die Projektplanung verwendet werden und das teure übergreifende Tool kaum verwendet wird. Dadurch kann es auch nicht den Nutzen bringen, für den es angeschafft wurde. 

Excel

Es ist eine traurige Wahrheit: Projektmanagement-Software Nummer 1 ist seit Jahrzehnten Excel. Weil die einzelnen Abteilungen meist sehr unterschiedliche Anforderungen an eine PM-Software haben, gleichzeitig der Konzern nicht unzählige Insellösungen in seiner IT-Landschaft pflegen möchte, wird mit Excel gearbeitet. Die Mitarbeitenden können sich so recht schnell ihre eigene Projektplanungs- und Steuerungsumgebung gestalten und diese kontinuierlich weiterentwickeln. Das funktioniert allerdings nur für kleine Projekte und Projekte, an denen keine unterschiedlichen Abteilungen zusammenarbeiten müssen. Sobald es projektübergreifende Abhängigkeiten gibt, übergreifende Auswertungen gefordert sind oder unterschiedliche Vorgehensweisen verwendet werden, kommt Excel schnell an seine Grenzen. Auch ist beispielsweise ein unternehmensweites Ressourcenmanagement mit Excel nicht möglich.  

Fazit 

Projektmanagement-Software kann ein sehr gutes Instrument sein, um die Effizienz in der Projektarbeit zu steigern, Transparenz herzustellen und gleichzeitig Projektleiterinnen und Projektleiter zu entlasten. Projektmanagement-Software selbst ist aber kein Garant für erfolgreiche Projekte. Gut geschulte Projektmanagerinnen und Projektmanager, eine auf projektorientiertes Arbeiten ausgerichtete Unternehmenskultur und Projekt-Unterstützung durch das Management sind ebenfalls zentrale Erfolgsfaktoren.  

Checkliste: Erfolgreiches Projektmanagement einfach erklärt

Diese Checkliste hilft Ihnen dabei, große Projekte erfolgreich und effizient durchzuführen, damit einer erfolgreichen Projektdurchführung nichts mehr im Wege steht.

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