Projektstrukturplan

Was versteht man unter einem Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine hierarchische Darstellung aller Aufgaben eines Projekts. Dabei wird ein Gesamtprojekt systematisch in seine kleinsten Bestandteile – Teilaufgaben und Arbeitspakete bzw. Vorgänge – zerlegt. Im Englischen wird er daher auch als „Work Breakdown Structure“ bezeichnet. Diese Teile werden anschließend einer Ebene zugewiesen und hierarchisch angeordnet, so dass eine übersichtliche Darstellung der Projektstruktur entsteht. Typischerweise wird der Projektstrukturplan in Form eines Baumdiagramms dargestellt.

Der Projektstrukturplan bietet nicht nur eine visuelle Strukturierung, sondern auch die Möglichkeit, die verschiedenen Elemente und Aufgaben des Projekts klar zu definieren. Er bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte der Projektplanung, beispielsweise der Erstellung eines Zeitplans mit Hilfe eines Gantt-Diagramms.

Durch die Anwendung des Projektstrukturplans lassen sich Arbeitsprozesse leichter darstellen. Dies ermöglicht eine genauere Einschätzung des Zeit- und Personalbedarfs, wodurch das gesamte Projektmanagement effizienter gestaltet werden kann.

Was gehört in einen Projektsturkturplan?

Ein Projektstrukturplan (PSP) enthält in der Regel mehrere Hierarchieebenen, die das Gesamtprojekt in seine einzelnen Bestandteile gliedern.

Die wichtigsten Elemente eines Projektstrukturplans

Das Projekt: Das übergeordnete Projekt bestimmt die Zielsetzung, die Einteilung in Teilprojekte und die jeweiligen Arbeitspakete.
Die Ebenen oder auch Teilprojekte: Die Teilprojekte sind Unterebenen des Gesamtprojekts und lassen sich weiter in konkrete Aufgaben (Arbeitspakete) unterteilen.
Die Arbeitspakete: Sie sind den einzelnen Teilprojekten zugeordnet und stellen konkrete Aufgaben dar, die zur Erfüllung des Teilprojekts beitragen. Ihnen sollten am Ende klar definierte Ziele, Verantwortlichkeiten, Termine und Budgets zugewiesen sein.
Verantwortlichkeiten: Auf jeder Ebene des Projektstrukturplans sollte klar definiert sein, wer für welche Aufgaben und Arbeitspakete verantwortlich ist.
Deadlines: Die Festlegung von klaren Terminen und Fristen für die verschiedenen Arbeitspakete und Teilprojekte ist entscheidend, um einen reibungslosen Projektablauf sicherzustellen.

Welche Arten von Projektstrukturplänen gibt es?

Funktionsorientierter Projektstrukturplan

Ein funktionsorientierter Projektstrukturplan zeichnet sich dadurch aus, dass das Projekt nach Funktionen gegliedert ist. Dabei können die einzelnen Ebenen beispielsweise die beteiligten Abteilungen wie Entwicklung, Engineering und IT repräsentieren. Die Arbeitspakete innerhalb dieser Struktur stellen die spezifischen Aufgaben dar, die von den entsprechenden Abteilungen durchgeführt werden müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Zeitorientierter Projektstrukturplan

Ein zeitorientierter Projektstrukturplan stellt die zeitliche Abfolge in den Vordergrund. Hier erfolgt die Gliederung durch eine chronologische Anordnung der einzelnen Bestandteile, die aufeinander aufbauen. Der zeitorientierte PSP wird in verschiedene Phasen unterteilt, die den Fortschritt und die Entwicklung des Projekts widerspiegeln, bspw. in Initialisierung, Planung, Durchführung und Kontrolle. Diese Darstellung ermöglicht es, dass Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben unmittelbar erkannt werden, und fördert eine effiziente Zeitplanung und Steuerung jeder Phase.

Objektorientierter Projektstrukturplan

Ein objektorientierter Projektstrukturplan orientiert sich am gewünschten Ergebnis des Projekts, z.B. an einem Produkt. So könnte bei der Entwicklung von Software die Teilprojekte eines Projektstrukturplans in die benötigten Softwarekomponenten unterteilt werden. Dies ermöglicht eine klare Strukturierung einer Product Roadmap, die sich am Endziel, dem Produkt, orientiert.

Wie erstellt man einen Projektstrukturplan?

Die Erstellung eines Projektstrukturplans erfolgt in mehreren Schritten. Dabei sollten folgende grundlegende Schritte beachtet werden:

Klarheit über den Ansatz schaffen: Zu Beginn muss eine Entscheidung darüber getroffen werden, welchen Ansatz verfolgt werden soll. Dazu gehört eine Entscheidung über die Art des Projektstrukturplans, sei es objektorientiert, funktionsorientiert oder zeitorientiert zu treffen. Dieser Ansatz muss den Anforderungen des Projekts und den Präferenzen des Teams entsprechen.
Identifikation der Ebenen: Bestimmen Sie das Ziel des Projekts als oberste Ebene 1, darunter die entsprechenden Teilprojekte als Ebene 2.
Unterteilung in Arbeitspakete: Zerlegen Sie jedes Teilprojekt oder jedes Ziel in kleinere, handhabbare Arbeitspakete oder Vorgänge in einer Ebene 3. Diese sollten klar definierte Aufgaben mit spezifischen Zielen, Budgets und Zeitvorgaben umfassen.
Organisation in Hierarchien:Ordnen Sie die Arbeitspakete in einer hierarchischen Struktur an. Verwenden Sie dafür beispielsweise ein Baumdiagramm, um die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Elementen zu verdeutlichen.
Festlegung von Verantwortlichkeiten: Weisen Sie klare Verantwortlichkeiten für jedes Arbeitspaket zu. Dies erleichtert die Zuordnung von Aufgaben an Teammitglieder oder Abteilungen und fördert die Transparenz im Projektmanagement.
Berücksichtigung von Abhängigkeiten: Beachten Sie die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen. Das ermöglicht eine realistische zeitliche Planung und die Identifikation kritischer Pfade im Projekt.
Überprüfung und Anpassung: Überprüfen Sie regelmäßig den Projektstrukturplan und passen Sie ihn bei Bedarf an. Änderungen im Projektverlauf erfordern möglicherweise größere Anpassungen.

Die Erstellung eines Projektstrukturplans erfordert eine sorgfältige Planung und Zusammenarbeit im Team, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte des Projekts berücksichtigt werden. Ist der Plan einmal aufgestellt, kann er mit verschiedenen Methoden zeitlich dargestellt werden. Zu den gängigen zählen Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme.

Die Vorteile eines Projektstrukturplan?

Bessere Aufwandseinschätzung

Durch die Einbindung von den Projektbeteiligten bei der Erstellung eines Projektstrukturplanes kann der zeitliche und personelle Aufwand des Projektes besser eingeschätzt und im zweiten Schritt gesteuert werden.

Vollständige Aufgabenliste

Eine umfassende Liste aller Aufgaben hilft bei der klaren Strukturierung und Organisation des Projekts.

Abgrenzung der Aufgabenbereiche

Eine klare Zuordnung und Abgrenzung der Aufgabenbereiche ermöglicht eine effiziente Arbeitsaufteilung und verhindert Überschneidungen.

Überblick über benötigte Ressourcen

Durch die Gliederung in überschaubare Arbeitspakete und -vorgänge erhalten Sie einen guten Überblick über das benötigte Personal und Budget, was eine effektive Ressourcenplanung ermöglicht.

Festhalten der Projektziele

Gemeinsames Ziel aller Projektbeteiligten, auf das zusammen zugesteuert wird.

Steigerung der Effizienz

Bessere Kommunikation

Die Nachteile eines Projektstrukturplan?

Zeitlicher Aufwand für das Aufsetzen

Die Erstellung eines detaillierten Projektstrukturplans erfordert Zeit und Engagement aller Projektbeteiligten, was zu Beginn des Projekts als zusätzlicher Aufwand betrachtet werden kann.

Starre Struktur

Ein einmal erstellter Projektstrukturplan kann aufgrund seiner starren Struktur Schwierigkeiten bei der Anpassung an unvorhergesehene Änderungen im Verlauf des Projekts mit sich bringen.

Fehlende Berücksichtigung von Unsicherheiten

Der PSP neigt dazu, Unsicherheiten oder unvorhergesehene Ereignisse nicht angemessen zu berücksichtigen. Dies kann zu Problemen führen, wenn sich die Projektanforderungen ändern oder neue Risiken auftreten.

Beispiele für einen Projektstrukturplan

Projektstrukturpläne werden in einer Vielzahl von Branchen und Projekten eingesetzt, um eine strukturierte und hierarchische Darstellung der organisatorischen Elemente eines Projekts zu ermöglichen.

Projektstrukturplan für die Softwareentwicklung

Ein zeitorientierter Projektstrukturplan für die Softwareentwicklung könnte in drei aufeinanderfolgende Phasen unterteilt werden.

In der ersten Phase, dem Konzept, werden die Anforderungen an die Software analysiert. Dabei werden die grundlegenden Strukturen und die Architektur der Software festgelegt. Das Ergebnis dieser Phase ist ein detailliertes Konzept, das als Grundlage für die nachfolgende Entwicklung dient.
Die zweite Phase, die Softwareentwicklung, umfasst die eigentliche Programmierung der Software.
In der dritten Phase, der Testphase, wird die Funktionalität der Software überprüft und gecheckt, ob sie den Anforderungen, die in der Konzeption definiert wurden, erfüllt. Erst nach einem erfolgreichen Test wird die Software freigegeben und ausgeliefert.