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Warum ist Ressourcenplanung in Projekten so wichtig?

12. Februar 2024 | 3 Min.

Projekt- und Portfoliomanagement

Projektmanagement ist kein Kinderspiel. Es erfordert präzise Planung, effektive Ressourcenplanung und -nutzung und die Fähigkeit, stets flexibel auf Änderungen zu reagieren. In diesem Zusammenhang spielt die Ressourcenplanung eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Doch warum ist Ressourcenplanung so wichtig?

Ressourcenplanung

Warum Ressourcenplanung im Projektmanagement unverzichtbar ist

Aufgabe des Projektmanagements ist, mit wenig Aufwand die Unternehmensziele zu erreichen, innerhalb des festgelegten Zeitraums und ohne das Budget zu überschreiten. Ressourcenplanung ist dabei der Schlüssel zum Erfolg. Sie erhöht die Effizienz, minimiert Risiken und sorgt dafür, dass Zeitpläne und Budgets eingehalten werden. Hier sind einige Gründe, warum Ressourcenplanung von entscheidender Bedeutung ist: 

  • Effiziente Ressourcennutzung: Eine optimale Ressourcenplanung ermöglicht die bestmögliche Nutzung von Personal, Budget, Materialien und mehr, vermeidet Engpässe. 
  • Termin- und Budgettreue: Eine genaue Ressourcenplanung hilft, Projektzeitpläne und Budgets im Blick zu behalten. 
  • Risikomanagement: Durch die frühzeitige Identifikation potenzieller Risiken können frühzeitig geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen werden. 
  • Effizienzsteigerung: Eine durchdachte Ressourcenplanung führt zu einer effizienteren Arbeitsweise aller Beteiligten. 
  • Konfliktvermeidung: Durch klare Ressourcenzuweisungen können Konflikte um begrenzte Ressourcen vermieden werden, besonders bei abteilungsübergreifenden Projekten. 
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Eine gute Ressourcenplanung ermöglicht es, flexibel auf Änderungen im Projektumfeld zu reagieren und Prioritäten neu festzulegen. 
Arten und Aufgaben der Ressourcenplanung nach Gartner

Welche Rolle spielt geeignete Software bei der Ressourcenplanung?

Verschiedene Tools können helfen, die Ressourcenplanung zu vereinfachen. Eine Software-gestützte Ressourcenplanung optimiert die Zuweisung von Mitteln, spart Zeit durch Automatisierung und ermöglicht durch Echtzeitüberwachung Anpassungen im laufenden Betrieb, um Engpässe zu verhindern. 

Oft wird bei der Ressourcenplanung auf Excel zurückgegriffen. In vielen Unternehmen ist das Tool als Standardprogramm etabliert und erfreut sich hoher Akzeptanz, zusätzliche Lizenzgebühren fallen nicht an. Bei sehr kleinen Projekten mit kurzer Laufzeit kann dies auch durchaus sinnvoll sein.  

Jedoch ist Excel als Tabellenkalkulationsprogramm und nicht für die Ressourcenplanung entwickelt worden. Mit wachsender Komplexität eines Projektes stößt Excel daher sehr schnell an seine Grenzen, z.B. durch begrenzte Skalierbarkeit bzw. Analysemöglichkeiten. Auch die fehlende Nachverfolgung bei Änderungen, die Notwendigkeit zeitaufwendiger manueller Prozesse aufgrund geringer Automatisierung macht Excel nicht zum Tool der ersten Wahl für Ressourcenplanungsprojekte.  

Nicht zuletzt hat es sich als sinnvoll erwiesen, die Ressourcenplanung mit anderen IT-Systemen zu verbinden, um beispielsweise Urlaube von Fachpersonal, Wartungszeiten von Maschinen oder eine veränderte Liquiditätsplanung einfließen zu lassen.  

Fortgeschrittene Funktionen wie automatische Ressourcenzuweisung, Echtzeit-Kollaboration und Fortschrittsverfolgung können in speziellen Projektmanagement-Tools besser unterstützt werden. 

Die optimale Software für Ihre Ressourcenplanung

Der Auswahlprozess für eine Software-gestützte Ressourcenplanung erfordert Sorgfalt. Viele Systeme stoßen, gerade im Konzern-Umfeld, schnell an ihre Grenzen. Das Leistungsspektrum einer Lösung muss die Bedürfnisse unterschiedlichster Teams ohne Kompromisse abbilden. Unflexible und komplexe Standardlösungen sind dazu oft nicht in der Lage, überfordern schnell ihre User und sind daher zum Scheitern verurteilt. Zudem sollen Software-Lösungen zukunftssicher sein, damit Investitionen möglichst nachhaltig gestaltet werden können und Anwender sich keinesfalls in selbstgebaute Schatten-IT-Lösungen flüchten. 

cplace bietet hier eine flexible und anpassbare Lösung: 

  • cplace ist ein flexibel anpassbarer Lösungsbaukasten, mit dem jede Organisation nach dem Mix & Match-Prinzip Lösungen auswählen, verbinden und ihre individuellen Prozesse abbilden kann. 
  • Mit cplace arbeiten alle Anwenderinnen und Anwender in einem einheitlichen System, auf einer gemeinsamen Datenbasis, der sog. Single Source of Truth.
  • Durch seine vielfältigen Integrationsmöglichkeiten kann cplace mit existierenden Systemen automatisiert Daten austauschen.

Vorteile der Ressourcenplanung mit cplace: 

  • Qualität und Verfügbarkeit: Alle Daten sind stets in der erforderlichen Qualität verfügbar, gefährliche Insellösungen gehören der Vergangenheit an. 
  • Individuell und flexibel: Teams können individuell entscheiden, welche Ressourcen koordiniert werden, von Skills über Rollen bis hin zu Menschen. 
  • Unterstützung unterschiedlicher Organisationsstrukturen: cplace unterstützt klassische, agile und hybride Organisationsstrukturen sowie verschiedene Projektmanagementmethoden. 
  • Prozessüberwachung: Unternehmen behalten ihre Prozesse und Use Cases im Blick, können eigene Workflows definieren und Engpässe frühzeitig erkennen und auflösen.
Ressoucenmanagement mit cplace

Insgesamt bietet cplace eine maßgeschneiderte und gleichzeitig flexible Lösung für eine effektive Ressourcenplanung, die den Erfolg Ihrer Projekte sicherstellt. 

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Über die Autorin

Ute Rieger, Product Marketing, cplace

Mit seiner Next-Generation Project and Portfolio Management-Technologie revolutioniert und transformiert cplace die Art und Weise, wie Menschen und Organisationen in komplexen Projekten zusammenarbeiten. Die flexible Software-Plattform befähigt Marktführer unterschiedlicher Branchen maßgeschneiderte Lösungen für die digitale Transformation und Entwicklung komplexer Produkte zu gestalten.

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Ute Rieger

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