5 Beispiele für die Anwendung von Gantt-Diagrammen   

Ein Gantt-Chart ist eine visuelle Darstellung eines Projekts, das die zeitliche Abfolge von Vorgängen und Arbeitsprozessen samt Abhängigkeiten und hierarchischen Beziehungen veranschaulicht. Die Länge der einzelnen Balken spiegeln dabei deren Dauer wider. Die Balken im Gantt-Diagramm repräsentieren so in der Regel eine Aufgabe oder mehrere (Teil-)Aufgaben, die innerhalb eines definierten Zeitrahmens abgeschlossen werden sollen. Dadurch, dass die Balken auf einer Zeitachse angeordnet sind, sind je ein Anfangs- und Enddatum für diese Objekte festgelegt. Die Länge eines Balkens zeigt also nicht, wie wichtig die darin hinterlegte Aufgabe für die Projektplanung ist, sondern lediglich die dafür vorgesehene Dauer.  

Mit dieser Form der Visualisierung können gerade im Projektmanagement komplexe Projekte samt den darin bestehenden Zugehörigkeiten und Abhängigkeiten dargestellt werden. Das Gantt-Diagramm bietet den Mitarbeitenden eine einfache Übersicht über das Projekt: Es ist für alle ersichtlich, bis wann welche Aufgaben erledigt werden sollen. Es bietet sich an, den einzelnen Aufgaben und Vorgänge Abteilungen oder Personen zuzuweisen, die sie erledigen sollen. Ist die Ressourcenplanung in das Gantt-Chart integriert, beantwortet es eine der zentralsten Fragen des Projektmanagements: „Wer macht was wann?” Ein derartige Projektplanung als Gantt-Chart trägt erheblich zur Effektivität des Unternehmens bei.  

Am einfachsten lassen sich Gantt-Charts mit einer speziellen Software erstellen, die auch Abhängigkeiten zwischen Vorgängen darstellen kann. In einem ersten Schritt sollte das Gantt-Diagramm definiert werden, dass das Gesamtprojekt repräsentiert. Der Start und das Ende des Projekts gestalten automatisch den Rahmen für alle hierarchisch darunterliegenden Balken wie Projektphasen und Vorgänge. Dann können zwischen den einzelnen Projektobjekten Abhängigkeiten hergestellt werden, um den richtigen Projektablauf zu gewährleisten. Anschließend werden – je nach Granularität der Planung – die Aktivitäten den einzelnen Phasen oder Vorgängen zugeordnet ebenso wie die dafür benötigten Mitarbeitenden, Teams oder Abteilungen. Die Projektleitung kann so anhand des Gantt-Diagramms recht komfortabel das Projekt und seinen Verlauf überwachen.  

Softwareentwicklungsprojekte werden in der Regel mit agilen Methoden wie Scrum realisiert und entsprechend eher selten in Gantt-Charts abgebildet. Problematisch wird es, wenn die Entwicklung oder Modifikation von Software oder einer App Teil eines größeren Projektes ist und nicht in den ursprünglichen Projektplan abgebildet werden kann. Für die Projektleitung entsteht dadurch, dass die Softwareentwicklung in einem eigenen Tool gesteuert wird, ein gefährlicher Blindfleck. Daher hat es sich als sinnvoll erwiesen, eine Verbindung zwischen den beiden Planungs-Tools herzustellen. Ein bewährtes Beispiel ist hier der Jira-Connector von cplace, der die relevanten Informationen der agilen Planung in Jira automatisch in den Gantt-Chart, der in cplace erstellt wurde, auch visuell integriert. 

Das Wasserfallmodell, bei dem alle Schritte nacheinander stattfinden, aufeinander aufbauen und voneinander abhängig sind, ist in dem Kontext Softwareentwicklung nur noch in Ausnahmefällen anzutreffen.

Während der Projektmanager ein einmaliges Vorhaben realisiert, ist der Produktmanager für die langfristige Weiterentwicklung eines Produktes verantwortlich. Im Produktmanagement kommen daher für die einzelnen Schritte bei der Produktentwicklung Projektpläne zum Einsatz. Das Produkt selbst wird jedoch in einer Produkt Roadmap überwacht. Dabei handelt es sich um eine Art Unterkategorie des Gantt-Charts. Diese bietet einen Überblick über die Produktentwicklung mit einzelnen Entwicklungsschritten und den dazugehörigen Meilensteinen. Die Roadmap vermittelt also einen Gesamtüberblick, enthält aber keine detaillierte Aufgabenplanung. Neben den Produkt Roadmaps werden Roadmaps bspw. dazu verwendet, um die Umsetzung einer Unternehmensstrategie oder die Technologieentwicklung zu visualisieren. 

Auch im Marketing finden Gantt-Charts vermehrt ihre Anwendung, vor allem in Bezug auf umfangreiche Multi-Channel-Kampagnen, wo eine umfassende Zusammenarbeit und Abstimmung notwendig ist. Mithilfe des Gantt-Diagramms können Kampagnenaktivitäten zeitlich abgebildet werden; außerdem können alle Verantwortlichkeiten und die Dauer der einzelnen Vorgänge aufgezeigt werden. Somit hat das Team eine vollständige Übersicht und Teammitglieder können sich Klarheit darüber verschaffen, wie ihre Arbeit in den Gesamtkontext der Kampagne einzuordnen ist.  

Vor allem bei übergreifenden Kampagnen ist es wichtig, dass es eindeutige Start- und Enddaten gibt und diese eingehalten werden. Diese Daten können mithilfe des Gantt-Diagramms visuell dargestellt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Gantt-Diagramme flexibel angepasst werden können, was hilfreich ist, wenn es vor oder während einer Kampagne spontane Änderungen gibt. 

Viele Gantt-Diagramme nutzen die Wasserfallmethode, bei der die einzelnen Vorgänge der Reihe nach abgeschlossen werden und dadurch Abhängigkeiten zwischen diesen Aufgaben gegeben sind. Die Besonderheit bei Gantt-Diagrammen mit Meilensteinen liegt darin, dass es einen Meilenstein nach jeder Projektphase gibt. In dem Meilenstein findet dann eine Überprüfung durch ein Steuerungsgremium oder durch den Auftragsgeber statt, ob der bisherige Projektverlauf den Anforderungen entspricht und ob das Projekt wie geplant fortgesetzt werden kann. Beispielsweise sind Zahlungen an die Projektdienstleister oftmals an das Erreichen von Meilensteinen geknüpft.  

Die bisher genannten Beispiele beziehen sich auf Diagramme, die mit einer speziellen Gantt-Chart Software erstellt werden. Eine Darstellung von Gantt-Diagrammen mit Excel ist zwar grundsätzlich möglich. Je umfangreicher das Projekt wird und je mehr Details damit geplant werden sollen, z.B. Ressourcen, desto schneller stößt Excel an seine Grenzen: Die Erstellung von Gantt-Diagrammen innerhalb von Excel wird schnell unübersichtlich, mühsam und schwer lesbar werden. Excel ist eben kein spezifisches Werkzeug für die Projektplanung.  

Gantt-Diagramme sind ein effektives Werkzeug für die Visualisierung von Projekten. Sie tragen dazu bei, eine übersichtliche Terminplanung sowie eine effektive Koordination im Team zu gewährleisten. Durch ihre klare Strukturierung erleichtern sie auch das Abstimmen von Vorgängen und das Angeben von Meilensteinen. Mithilfe einer entsprechenden Software ist die Erstellung verschiedenster Varianten des Gantt-Charts in kurzer Zeit möglich. Mit der Softwareplattform cplace können Sie Echtzeit-Daten in Ihre Projektterminplanung integrieren. Die Gantt-Timebox ermöglicht es, dass sich Projekt-, Prozess- und Produktwelt verbinden lassen. Darüber hinaus unterstützt cplace alle gängigen Projektmanagementmethoden – egal ob klassisch, hybrid oder agil.