Fünf Vorteile von agilem Projektmanagement
21. Mai 2024 | 5 Min.
Agiles Projektmanagement? Hat vermutlich jeder schon einmal gehört, der sich mit dem Thema Projektmanagement auseinandergesetzt hat. Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement setzt diese Methodik nicht auf traditionelle und starre Ansätze, sondern zeichnet sich durch ihre dynamische Anpassung im gesamten Projektzyklus aus. Agil sein bedeutet, schnell auf Umstände und unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können. Gerade in einer Zeit sich ständig ändernder Anforderungen ist das ein wahrer Gamechanger. Dieser Blogartikel stellt die fünf größten Vorteile von agilem Projektmanagement vor – und wie Anwenderinnen und Anwender einen Nutzen daraus ziehen können.
Vorteil 1: Agiles Projektmanagement unterstützt kurze Entscheidungsprozesse
Agiles Projektmanagement besticht durch eine schnelle Reaktionsfähigkeit, die es ermöglicht, Entscheidungen kurzfristig treffen zu können. Durch die iterative Natur der Projektmethode können wichtige Entscheidungen auf die aktuellen Anforderungen und Entwicklungen abgestimmt werden.
Langwierige, bürokratische Prozesse bremsen oftmals den Entscheidungsprozess. Doch wenn es einmal brennt, ist schnelles Handeln notwendig. Durch mehrere Feedbackschleifen und sich wiederholende Evaluationen können Probleme im agilen Projektmanagement im Projektprozess frühzeitig erkannt und gezielt an einer Lösung gearbeitet werden. Agile Teams sind so in der Lage, diese Entscheidungen schnell anzupassen und neuen Anforderungen gerecht zu werden. Und auch der Lernprozess profitiert von kurzen Entscheidungswegen. Mitarbeitende können so kontinuierlich ihre Arbeitsweisen im Projektprozess verbessern, indem sie schnell auf Feedback reagieren.
Ein Bonus: Sind Entscheidungswege kurz, wird die enge Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern gefördert. Die Möglichkeit, direkt an der Umsetzung beteiligt zu sein, kann auch das Engagement für das Projekt steigern.
Vorteil 2: Agiles Projektmanagement ermöglicht kontinuierliche Optimierung
Im agilen Modus werden Projekte in kurzen Iterationen durchgeführt, typischerweise in Form von Sprints. Das Projekt wird nach jeder Iteration eingehend geprüft und es wird Feedback eingeholt. Auf dessen Basis können schließlich Anpassungen vorgenommen werden.
Innovation stellt beim agilen Arbeiten optimalerweise eine Konstante dar. Der Projektprozess ist durch Zusammenarbeit und kontinuierlicher Verbesserung geprägt. Durch tägliche Meetings innerhalb eines Teams wird Raum für Ideen und Brainstorming geschaffen. Dabei ist es egal, von welchem Teammitglied die Idee stammt, jeder kann sich einbringen. Das Projektteam und die Stakeholder können so die Funktionen des Produkts als Einheit weiterentwickeln.
Durch diese Feedbackschleifen gelingt es, Schwachstellen im Projektprozess leicht zu identifizieren. Teammitglieder und Stakeholder wissen so, wo Verbesserungsbedarf besteht und können gegebenenfalls Anpassungen vornehmen. Planung wird adaptiv und bleibt flexibel. Mitarbeitende und Teams sind in der Lage, ihre Leistungsfähigkeit zu verbessern und effektiver zum Projekt beizutragen, Stichwort: Lernorientierte Kultur. Der Wert der Arbeit kann so für den Kunden maximiert werden.
Vorteil 3: Agiles Projektmanagement fördert die effiziente Nutzung von Ressourcen
Nicht nur die Arbeit wird effektiv – auch die Ressourcennutzung profitiert von der agilen Vorgehensweise. Die agile Methode strebt danach, den größtmöglichen Wert für das Projekt herauszuholen. Kosten und Zeit können so minimiert werden.
Agile Teams bestehen in der Regel aus Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Fachkenntnissen und Fähigkeiten, die sie in ein Projekt einbringen. Durch eine Zusammenarbeit in cross-funktionalen Teams sind die Mitglieder in der Lage, verschiedene Aufgaben intern zu erledigen, ohne auf externe Ressourcen angewiesen zu sein. Aufgaben und Anforderungen werden kontinuierlich priorisiert: Welchen Wert haben sie für den Kunden? Wie bringt uns dieser Prozess weiter? Dadurch können Ressourcen schrittweise dort eingesetzt, werden, wo sie den größten Nutzen bringen.
Klare Zeitrahmen und Deadlines für Aufgaben und Iterationen helfen, den Fokus zu bewahren und die Produktivität zu steigern. Timeboxing nennt sich diese agile Vorgehensweise. Sie stellt sicher, dass keine Zeit im Projektprozess verschwendet wird. Und auch das Risikomanagement spielt im agilen Projektmanagement eine Rolle: Agile Teams sind dazu angehalten, frühzeitig potenzielle Risiken zu erkennen und sofort reagieren zu können. Dadurch werden Ressourcen geschützt, die sonst für die Bewältigung von unvorhergesehenen Problemen aufgewendet werden müssten.
Vorteil 4: Agiles Projektmanagement sorgt für transparente Kommunikation
Einer der wohl wichtigsten Vorteile im agilen Projektmanagement ist die Transparenz. Sie erlaubt es, rechtzeitig Probleme innerhalb eines Workflows zu erkennen, alle Teammitglieder darüber aufzuklären und effektiv auf Veränderungen zu reagieren.
Durch die Nutzung visueller Tools und regelmäßige Meetings werden Fortschritte schnell und klar sichtbar gemacht. Ein Beispiel hierfür ist das Kanban Board. Dort können große Initiativen in kleinere Aufgaben (Karten) heruntergebrochen werden. Der Arbeitsprozess wird so in verschiedene Phasen und individuelle Workflows unterteilt. Strategien können deutlich kommuniziert werden, Aufgaben sind visuell für alle Teammitglieder sichtbar. Die Darstellung des Arbeitsprozesses legt schließlich offen, welche Leistungen auf welchem Stand sind und offenbart, welche Phasen des Projekts länger brauchen und welche schnell abgeschlossen sind. Dies fördert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch das gemeinsame Verständnis für den aktuellen Projektstatus.
Die Transparenz ermöglicht zudem einen lückenlosen Kontakt mit den Kunden. Während bei klassischen Projektmanagement-Methoden der Austausch meist nur am Anfang und am Ende eines Projektes stattfindet, baut agiles Arbeiten auf einen transparenten Austausch im gesamten Projektprozess. Anforderungen und Erwartungen werden laufend kommuniziert und erfasst. Durch die regelmäßigen Iterationen können alle Beteiligten überprüfen, ob sich das Projekt noch auf dem richtigen Weg befindet und den Kundenanforderungen entspricht.
Vorteil 5: Agiles Projektmanagement erlaubt schnelle Änderungen im Projektprozess
Manchmal kommt es eben doch vor: Kurzfristige Änderungen mitten im Projektprozess drohen den gesamten Verlauf zu verzögern. Während beim klassischen Projektmanagement oftmals die Hände gebunden sind, ist die agile Methode anpassungsfähig. Änderungen lassen sich dort in jeder Phase des Projekts mit minimalem Aufwand umsetzen, indem sie einfach der nächsten Iteration hinzugefügt werden.
Die Planung kann somit immer wieder an neue äußere Umstände angepasst werden. Projektteams bleiben handlungsfähig und können auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren – beispielsweise bei einem Kundenfeedback mitten im Projektprozess. Flexibilität erweist sich dabei als großes Plus: Prioritäten können verschoben und neue Aufgaben integriert werden.
Agile Methoden fördern so eine Kultur der Innovation: Teams werden ermutigt, neue Ideen auszuprobieren, kreative Lösungen zu entwickeln und zu implementieren. Durch schnelle und kurzfristige Änderungen im Projektprozess können innovative Ansätze schnell eingebunden und getestet werden.
Welchen Vorteil bietet Scrum für ein agiles Projektmanagement? – Ein kurzer Exkurs
Scrum ist eine der beliebtesten agilen Methoden im Projektmanagement. Als agiles Framework zielt es auf die Optimierung von Projekten ab und setzt auf eine inkrementelle und iterative Vorgehensweise mit kurzen Lernzyklen und flachen Hierarchien. Bestimmte Rollen, Ereignisse und Arbeitsgegenstände werden dabei in einem Leitfaden definiert. Diese Methodik kann – ganz nach dem Bestreben der agilen Arbeitsweise – flexibel und individuell angepasst werden.
Der Vorteil von Scrum liegt im Kern in der iterativen Entwicklung. Das Projekt wird in kurzen Zeitabschnitten durchgeführt. Dadurch ermöglicht es Teammitgliedern, schnelle Ergebnisse und regelmäßiges Feedback zu liefern. Transparenz wird großgeschrieben: Scrum setzt auf klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Meetings, die für alle Teammitglieder klar ersichtlich sein sollten. So werden nicht nur Kommunikation und Zusammenarbeit im Team gefördert, sondern es können auch Probleme frühzeitig erkannt werden. Dies kommt nicht nur der Qualität des Endprodukts zugute, sondern minimiert auch das Fehlerrisiko.
Scrum fördert zudem die kontinuierliche Verbesserung eines Projekts. Indem Teams regelmäßig retrospektive Meetings durchführen, um ihre Arbeitsweise zu reflektieren, identifizieren sie Verbesserungspotenziale. Es entsteht eine Kultur der Optimierung. Änderungen und Anforderungen können flexibel an den Projektverlauf angepasst werden. Da das Projektteam nur an Aufgaben arbeitet, die zum aktuellen Zeitpunkt am wichtigsten sind, werden Ressourcen geschont und effizient eingesetzt. Unnötige Arbeit wird vermieden, was Zeit und Geld spart.
Scrum bietet somit eine strukturierte und effektive Methode für die Umsetzung von agilen Projekten, die zu schnelleren Ergebnissen, höherer Qualität und zufriedeneren Stakeholdern führt.
Fazit: Agiles Projektmanagement besticht durch Flexibilität
Agiles Projektmanagement besticht durch viele Vorteile. Durch die Schnelllebigkeit der heutigen Zeit ist die agile Methode für manche Projekte der Schlüssel zum Erfolg. Der größte Pluspunkt des agilen Arbeitens ist die Flexibilität, die alle aufgezählten Vorteile überhaupt erst ermöglicht. Durch sie können kurzfristige Entscheidungen getroffen und Prozesse optimiert werden. Flexibilität sorgt dafür, dass Ressourcen effizient genutzt werden und der Projektprozess transparent kommuniziert wird. Kurzfristige Änderungen stellen somit auch kein Problem mehr dar. Als Framework für agiles Arbeiten bietet Scrum eine moderne und dynamische Möglichkeit, das eigene Projekt zu realisieren und umzusetzen.
Über die Autorin
Julia Gerstner, Content Marketing, cplace
Mit seiner Next-Generation Project and Portfolio Management-Technologie revolutioniert und transformiert cplace die Art und Weise, wie Menschen und Organisationen in komplexen Projekten zusammenarbeiten. Die flexible Software-Plattform befähigt Marktführer unterschiedlicher Branchen maßgeschneiderte Lösungen für die digitale Transformation und Entwicklung komplexer Produkte zu gestalten.
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