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Blogartikel

Das sind die Projektmanagement Trends 2025 

20. Januar 2025 | 5 Min.

Künstliche IntelligenzProjekt- und Portfoliomanagement

KI ist seit Jahren Dauergast in Artikeln über Trends im Projektmanagement. 2025 ist nun das Jahr, in dem sich KI an ihrem Nutzwert messen lassen muss. Neben KI wird das Thema Nachhaltigkeit die Projektmanagement-Branche beschäftigen, ebenso wie das Dauerthema Ressourcenmanagement. Darüber hinaus rücken Projekte, die die Abteilungs- und Unternehmensgrenzen überschreiten, in den Fokus sowie die Notwendigkeit von Individualisierungen.

Trends im Projektmanagement: KI

Trend 1: Künstliche Intelligenz muss ihren Nutzen beweisen

Künstliche Intelligenz wird in der Wahrnehmung im Jahr 2025 einen deutlichen Wandel vollziehen. Dabei rückt die Nutzenbetrachtung mit der Leitfrage “Welchen konkreten Mehrwert steuert KI in Projekten bei?” verstärkt in den Vordergrund. Um beurteilen zu können, welcher Nutzen künftig durch KI geschaffen werden kann, lohnt es sich, zunächst eine Bestandsaufnahme* zu machen.

Fehlende Flexibilität bei der Ressourcenallokation

KI kommt bisher hauptsächlich im Bereich der Kommunikation zum Einsatz, bspw. für Übersetzungen, für Zusammenfassungen von Projektinformationen oder für die Erstellung spezifischer Stakeholder-Informationen. Zusätzlich unterstützt KI bei Risikoanalysen, um Risiken frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen zu finden. In IT-nahen Bereichen wie der Datenanalyse und -aufbereitung ist der Einsatz von KI inzwischen eher die Regel als die Ausnahme.

In der Ressourcenallokation zeigt KI zugleich Stärken und Schwächen: Gut funktionieren die Zuordnung von passenden Mitarbeitenden zu den jeweiligen Projektaufgaben sowie das Vermeiden von Über- und Unterlastungen. Noch nicht zufriedenstellend sind aus Anwendersicht die Resultate, wenn es darum geht, auf unvorhergesehene Veränderungen flexibel zu reagieren. Insgesamt wird KI in Projekten dazu eingesetzt, die Effizienz der Mitarbeitenden zu steigern, indem sie wiederkehrende Routinetätigkeiten durch Automatisierungen übernimmt. Allerdings vertrauen die Mitarbeitenden der KI (noch) nicht, wenn es darum geht, komplexere Aufgaben eigenständig, ohne menschliche Kontrolle zu lösen.

Ein Grund dafür ist sicherlich, dass Projekte einzigartig sind und Erkenntnisse sich nur bedingt auf andere Vorhaben übertragen lassen. Daher ist KI als Projektassistenz willkommen, aber nicht als eigenständige Projektleitung.

„Mit cplace Citizen AI ermöglichen wir es den Benutzern, GenAI nahtlos in ihre Workflows zu integrieren, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und die Effizienz zu steigern, während menschliche Expertise im Zentrum bleibt.“

Navid Heidemann
Head of Product, cplace

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Navid Heidemann

Trend 2: Nachhaltigkeit im Projekt- und Portfoliomanagement

Gerade im Portfoliomanagement ist der nachhaltige, also effiziente Einsatz der begrenzten Unternehmensressourcen eine Selbstverständlichkeit. Neben diesem ökonomischen Ansatz werden auch die ökologische und soziale Dimension von Nachhaltigkeit im Sinne von Corporate Social Responsibility (CSR) oder den Sustainable Development Goals (SDG) der Vereinten Nationen für Unternehmen immer wichtiger, fließen in deren Strategie ein und müssen im Projektportfolio integriert werden.

Wie kann ein nachhaltiges PPM aussehen?

Nachdem Unternehmen für sich das Thema Nachhaltigkeit erschlossen und in ihre Strategie integriert haben, muss es im nächsten Schritt im Portfoliomanagement verankert werden. So können bspw. bei der Auswahl von Initiativen Nachhaltigkeitskriterien hinterlegt werden, die in die Projektbewertung einfließen. Ein Nachhaltigkeits-Reporting sowie spezifische KPI unterstützen zudem die Organisationen dabei, ihre Ziele zu erreichen.

Auch auf Projektebene sollte das Thema Nachhaltigkeit eingebunden werden. So können bspw. Umwelt- und Sozialziele zu festen Bestandteilen der Projektziele werden und entsprechend schon bei der Projektplanung Berücksichtigung finden. Diese Themen sollten sich außerdem im Risikomanagement widerspiegeln.

Darüber hinaus werden Projektmanagerinnen und Projektmanager vermehrt mit der Umsetzung von Nachhaltigkeitsinitiativen vertraut werden: Immer mehr Unternehmen nutzen die ESG-Berichtspflichten als Chance, Nachhaltigkeit strukturiert im Unternehmen zu verankern, was sich positiv auf ihre Kapitalbeschaffung, auf Kostenstrukturen und den Unternehmenserfolg auswirken kann.

Trend 3: Ressourcenmanagement

Wer sein Ressourcenmanagement beherrscht, spielt in der Projektmanagement Champions League. Das Thema ist schon einiger Zeit fester Bestandteil von Artikeln über Projektmanagement-Trends. Warum das so ist, lässt sich relativ einfach erklären: Immer mehr Projekte überschreiten die Team-, Abteilungs- und Bereichsgrenzen und machen damit die vermeintliche Planungsallzweckwaffe Excel nutzlos. Hier hilft nur eine übergreifende Plattformlösung. Darüber hinaus gilt hier die Maxime: Ein bisschen Ressourcenmanagement gibt es nicht. Gerade größere Unternehmen benötigen eine ganzheitliche Lösung, um ihre Mitarbeitenden effizient einsetzen zu können – sowohl in ihren Business Units als auch in übergreifenden Projekten.

Eine Herausforderung dabei ist es, sich unternehmensweit auf einen Standard zu einigen, der für alle Betroffenen praktikabel ist und ihnen gleichzeitig ausreichend Freiheiten gewährt. Eine Ressourcenmanagement-Lösung muss Flexibilität und Vielfalt zulassen und die User begeistern. Der Weg dorthin ist mühsam, aber ausgesprochen lohnenswert.

Webinar

Vielfalt als Erfolgsfaktor im Ressourcenmanagement

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Webinar Ressourcenmanagement

Trend 4: Übergreifende Projekte

In Produktentwicklungsprojekten sind bereichsübergreifende Kooperationen schon lange eher die Regel als die Ausnahme. Je nach Branche entstehen bis zu 70 % der Wertschöpfung nicht mehr bei dem Produzenten (OEM) selbst, sondern in Netzwerken mit Lieferanten und Sub-Lieferanten. Diese unternehmensübergreifende Form der Kooperation charakterisiert immer mehr den Projektalltag in den Unternehmen und ist daher als einer der Haupttrends im Projektmanagement aufgeführt.

Die Antwort auf die spezifischen Herausforderungen solcher übergreifenden Projekte in Wertschöpfungsnetzwerken heißt Kollaboratives Projektmanagement. Dabei wird das komplexe Projekt zur besseren Beherrschbarkeit in mehrere eigenständige Teile (Teilprojekte) gegliedert. Dabei erhalten die Fachbereiche die Verantwortung für ihre Teilprojekte. Diese werden bei Bedarf wiederum in Arbeitspakete unterteilt, für die es jeweils verantwortliche Mitarbeitende gibt.

Wichtig im Kollaborativen Projektmanagement ist, dass sich alle Beteiligten zu einer zuvor vereinbarten Rahmenplanung, die die wesentlichen Meilensteine definiert, bekennen. Sollten Abweichungen auftreten, werden diese unverzüglich an die nächste übergeordnete Instanz gemeldet und geprüft, ob Auswirkungen auf deren Planung entstehen. Kollaboratives Projektmanagement basiert auf den drei Pfeilern Dezentralisierung und Delegation, Vernetzung und Kommunikation sowie auf Kollaboration.

Prinzipien der Kollaborativen Terminplanung

Trend 5: Individualisierung im Projektmanagement

Der Megatrend Individualisierung ist in fast allen beruflichen und privaten Bereichen spürbar und macht auch nicht vor Portfolio- und Projektmanagement Halt. Projekte sind per Definition einzigartig und entsprechend individuell wählen Projektmanagerinnen und Projektmanager die Methoden, die zu den jeweiligen Vorhaben passen. Individuelle Projekte mit individuellem Methodenmix – lässt sich dies mit standardisierten Prozessen und standardisierten IT-Lösungen für das Projektmanagement vereinen?

Gerade größere Organisationen müssen teilweise sehr unterschiedliche Anforderungen aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen für ihre Projektarbeit in einem Standard vereinen. In der Praxis hat sich hier bewährt, möglichst vollständig die einzelnen Anforderungen zu sammeln, zu clustern und zu kategorisieren. Daraus wird der größte gemeinsame Nenner gebildet, also die Schnittmenge aus allen Anforderungen, und diese als Standard ausgearbeitet. Wichtig ist, dass dort, wo es sinnvoll und notwendig ist, Abweichungen und Ergänzungen zu dem Standard erlaubt sein müssen. Denn nur wenn die Mitarbeitenden den Prozess leben, wird er auch funktionieren. Erschwert oder behindert gar der Prozess ihre Arbeit, wird er nicht eingehalten und der Arbeitsfluss gerät spürbar ins Stocken.

Diese Form von Individualität muss auch die eingesetzte Projektmanagement-Software den Usern bieten, um eine hohe Akzeptanz zu erhalten und so ihren größten Nutzen entfalten zu können. Noch wichtiger ist, dass sie den unternehmensspezifischen Standard für das Projekt- und Portfoliomanagement vollständig abbilden kann und unterstützt. Gemäß dem Motto: Ihr Projektmanagement, Ihre Regeln!

Quellenangabe:

* Prof. Helge Wild, Dr. Agnetha Flore, KI im Projektmanagement, 2024; Pushing the Limits. Transforming Project Management with GenAI Innovation, 2024, PMI

Über den Autor

Christian Schneider, Content Marketing, cplace

Mit seiner Next-Generation Project and Portfolio Management-Technologie revolutioniert und transformiert cplace die Art und Weise, wie Menschen und Organisationen in komplexen Projekten zusammenarbeiten. Die flexible Software-Plattform befähigt Marktführer unterschiedlicher Branchen maßgeschneiderte Lösungen für die digitale Transformation und Entwicklung komplexer Produkte zu gestalten.

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Christian Schneider

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