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PRINCE2

cplace Glossar

Was ist PRINCE2?

PRINCE2 ist eine international anerkannte und mittlerweile weit verbreitete Projektmanagement-Methode. Die Methode wurde von PRINCE (Projects IN Controlled Environment) abgeleitet, das ursprünglich von der britischen Regierung entwickelt wurde. Sie verbindet eine klare Organisationsstruktur, kontrollierte Projektabläufe und regelmäßige Fortschrittskontrollen mit flexiblen Entscheidungspunkten. Mithilfe der Vorgehensweise kann ein prozessorientierter, produktfokussierter und skalierbarer Rahmen für effizientes Projektmanagement gewährleistet werden. Sie hilft demnach, Projekte effektiv zu meistern und zählt mittlerweile zu den am weitesten verbreiteten Projektmanagement-Methoden, da sie nahezu unabhängig vom Geschäftsfeld einsetzbar ist. PRINCE2 fokussiert sich dabei auf Themen wie die fortlaufende Bewertung von Geschäftsfällen und den Austausch von Erkenntnissen und Erfahrungen.

Die vier Elemente von PRINCE2:

Die PRINCE2 Methode basiert auf vier grundlegenden Elementen:

  1. Die sieben Prinzipien
  2. Die sieben Themen
  3. Die sieben Prozesse
  4. Die Anpassung an unterschiedliche Projektumgebungen

Das sind die sieben Prinzipien von PRINCE2:

Die sieben Grundprinzipien bilden das Grundgerüst des Projekts und werden regelmäßig angewendet.

1. Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung: Jedes Projekt sollte den erwarteten geschäftlichen Nutzen bringen und aus diesem Grund müssen Investitionen, Zeitaufwand und der Ressourceneinsatz kontinuierlich überprüft werden.

2. Lernen aus Erfahrungen: Projekte sollten immer dokumentiert werden, um aus den früheren Projekten und Erfahrungen lernen zu können.

3. Definierte Rollen: Innerhalb des Projekts sollten die Rollen und Verantwortlichkeiten klar aufgeteilt sein, sodass jeder die Zuständigkeiten und Aufgaben kennt.

4. Definierte Phasen: Das Projekt wird in verschiedene Phasen unterteilt, um eine bessere Übersicht und Überwachung des Fortschritts zu gewährleisten.

5. Definierte Ausnahmen: Innerhalb des Projekts werden gewisse Toleranzen definiert, die den Handlungsspielraum für die nächsthöhere Managementebene bestimmen.

6. Fokussierung auf das Produkt: Das Produkt (=Ergebnis) sollte klar definiert sein. Anhand der Produkteigenschaften werden die zu erledigenden Aufgaben abgeleitet und festgelegt.

7. Anpassung an die Projektumgebung: Die PRINCE2 Methode sollte flexibel auf das jeweilige Projekte angewendet werden,  um auf die spezifischen Anforderungen eingehen zu können.

Das sind die sieben Themen von PRINCE2:

Die sieben Themen können auch als Arbeitsdimensionen eines Projekts beschrieben werden und sollten entsprechend schriftlich festgehalten werden.

1. Business Case: Hierbei geht es darum, dass aus der Idee ein profitabler Business Case entwickelt wird.

2. Organisation: Hier werden die Rollen und Zuständigkeiten aller Mitwirkenden vom Projektmanager festgelegt.

3. Qualität: Die Qualitätsstandards sollten von Beginn an definiert werden, um eine konsequente Einhaltung zu gewährleisten.

4. Pläne: Zeitpläne, Produkte, Qualität, Ausgaben und Ergebnisse stehen im Fokus der Planung und sollten in einem zielführenden Plan festgehalten werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

5. Risiken: Ungewissheiten werden in einem Risikoregister dokumentiert, wobei negative Ungewissheiten als Bedrohung klassifiziert werden und positive als Chancen. Dies dient dazu, dass ungewisse Ereignisse während eines Projekts erkannt, bewertet und kontrolliert werden können.

6. Änderungen: Dieses Thema stellt sicher, dass die Bearbeitung von Änderungsanträgen und ggf. auftretende Probleme strukturiert angegangen wird. Es geht nicht darum, Änderungen zu verhindern, sondern sie in einem standardisierten Verfahren zu managen.

7. Fortschritt: Der Fortschritt muss während des Projekts kontinuierlich überprüft werden.

Das sind die 7 Prozesse von PRINCE2:

Die prozessorientierte PRINCE2 Methode unterteilt Projekte in klar definierte Prozessabschnitte, was die Strukturiertheit und Ordnung der Abläufe gewährleisten soll.

1. Vorbereitung des Projekts: Zuerst sollte ein Projektmandat erstellt werden, das die logistischen Aspekte des Projekts erläutert. Hier sollte vor allem der Zweck, die verantwortlichen Personen und Vorgehensweisen benannt werden. Das Projektbriefing ergibt sich entsprechend aus dem Mandat, den bestehenden Projektdokumenten und aus den Gesprächen mit den Beteiligten. Während der Vorbereitung sollte auch die Machbarkeit erörtert werden und alle notwendigen Informationen für den nächsten Prozess zusammengetragen werden.

2. Initiierung des Projekts: Während dieses Prozesses sollte bestimmt werden, welche Maßnahmen zur Durchführung und zum Abschluss des Projekts benötigt werden. Die benötigten Projektdimensionen werden vom Projektleiter definiert (bspw. Kosten, Zeit, Qualität, Risiken).

3. Lenkung des Projekts: Dieser Projektprozess gilt für die gesamte Dauer des Projekts. Die 5 Aktivitäten während des Prozesses umfassen: Initiierung, Abgrenzung der Phasen, Ad-hoc Ausrichtung, Beratung und Freigabe.

4. Kontrollierung einer Phase: Während dieses Prozesses werden die Verantwortlichkeiten der Teamleiter und Projektmanager erläutert. Dieser gliedert das Projekt und weist es anschließend dem Team zu, überwacht den Fortschritt und unterstützt bei Bedarf. Die Teamleiter sind hauptsächlich für die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und dem Projektmanager zuständig und für die Koordination von alltäglichen Arbeiten.

5. Managen des Produkts: Der Projektprozess beinhaltet vor allem die Kommunikation zwischen dem Teamleiter und dem Projektmanager. Die Produktlieferung gliedert sich außerdem in drei Phasen: Annahme des Arbeitspakets, Durchführung und Übergabe.

6. Managen des Phasenübergangs: Jede Phase wird von den Projektmanagern und einem Lenkungsausschuss überprüft und es wird entschieden, ob das Projekt fortgesetzt wird oder nicht. Anschließend findet eine Sitzung mit dem Team statt, in welchem die Lessons Learned für die nächste Phase besprochen werden. Die Hauptaktivitäten beinhalten demnach die Planung der nächsten Phase, Aktualisierung des Projektplans und des Business Cases, sowie die Meldung des Endes der bisherigen Phase.

7. Abschluss des Projekts: Da der Projektabschluss vor allem von komplexen Projekten nicht immer offensichtlich ist, ist es wichtig, sich an bestimmte Richtlinien zu halten: offizieller Abschluss des Projekts, Identifikation der Folgeaktionen, Vervollständigung des Projekttagebuchs und Übergabe des Endprojekts.

Anpassung an die Projektumgebung:

Da sich die Projektumgebung und Umstände oftmals ändern können, ist es wichtig, dass kontinuierliche Anpassungen vorgenommen werden.

Unterschiede zu anderen Methoden: Der PRINCE2 Ansatz im Vergleich

Bei PRINCE2 stehen vor allem die prozessorientierte Struktur und die Nutzenorientierung im Vordergrund. Die Methode beinhaltet einen klar definierten Rahmen mit festgelegten Rollen, Phasen und Verantwortlichkeiten. Auch die kontinuierliche Rechtfertigung des Projekts (Business Case, eines der 7 Themen) und regelmäßige Nutzenüberprüfung sind essenziell. Durch die klaren Vorgaben (z. B. einheitliches Vorgehen, einheitliches Vokabular und einheitliche Dokumente) bietet PRINCE2 einen vertrauten Rahmen und Orientierung für alle, die mit der Vorgehensweise vertraut sind.

Auch wenn PRINCE2 auf Flexibilität und Anpassungen setzt, ist es doch ein an sich ein relativ starres Framework und eher den klassischen Projektmanagement-Methoden zuzuordnen. PRINCE2 Agile stellt keine neue Vorgehensweise dar, sondern beinhaltet vielmehr einen Leitfaden, PRINCE2 mit agilen Methoden und Techniken wir Scrum oder Kanban zu kombinieren.

 

Beispiel: Konkreter Unterschied PRINCE2 und Scrum

 PRINCE2 ist eher für langfristige und umfangreiche Projekte ausgelegt und bietet eine klar strukturierte Vorgehensweise. Scrum ist im Gegensatz dazu eine sehr flexible Methode, die gerade bei Projekten angewendet wird, bei denen sich im Laufe der Zeit die Anforderungen deutlich ändern können wie bspw. Softwareprojekte.

So führen Sie PRINCE2 in Unternehmen ein:

Bevor die Methode in das Unternehmen eingeführt wird, sollte eine Bedarfsanalyse durchgeführt werden, die die spezifischen Ziele und Anforderungen des Projekts bestimmt. Für die richtige Anwendung von PRINCE2 empfiehlt es sich, dass das Projektteam und relevante Stakeholder Schulungen besuchen. Anschließend kann die Vorgehensweise an die spezifischen Anforderungen angepasst werden und in die bestehenden Prozesse integriert werden. Außerdem sollten vorab alle Verantwortlichkeiten, Rollen und Aufgaben klar definiert sein. Währenddessen sollte die Nutzung kontinuierlich optimiert und überwacht werden, um PRINCE2 bestmöglich anzuwenden.

cplace PRINCE2 Lösung:

cplace ist eine flexible Plattform für Next-Generation Project and Portfolio Management, mit der Unternehmen Vorgehensweisen und Prozesse so abbilden können, wie sie zu ihnen am besten passen. Mithilfe des cplace PPM-Lösungsbaukastens sind sie in der Lage, individuelle Lösungen selbst gestalten. Dabei können sie bereichs- und abteilungsspezifische Anforderungen vollumfänglich berücksichtigen und erhalten gleichzeitig die Vorteile einer zentralen Datenbasis (Single Source of Truth).

cplace unterstützt mit dem Solution Templates PRINCE2, das von dem Partner Tiba Technologieberatung entwickelt wurde, die PRINCE2 Methode. Es gewährleistet eine effiziente und strukturierte Durchführung des Projekts, bietet ein umfassendes Risikomanagement und den fördert so den Projekterfolg. Auch für Nutzer, die zuvor keine PRINCE2 Erfahrungen gesammelt haben, bietet das Solution Template umfassende Schulungsmaterialien und Dokumentationen, die die Benutzerfreundlichkeit gewährleisten. Das Template kann für Projekte unterschiedlicher Größe und Komplexität angewendet werden, da es vielseitig anpassbar ist.