KI für die Zukunft des Projektportfoliomanagements nutzen
16. Dezember 2024 | 6 Min.
Trends, Erkenntnisse und Empfehlungen zur Transformation
Die rasante Entwicklung Künstlicher Intelligenz (KI) verändert Unternehmen in verschiedenen Branchen auf dem gesamten Globus. Während Organisationen bestrebt sind, mehrere Projekte effizient und effektiv zu managen, zeigt sich KI zunehmend als Gamechanger und bietet innovative Lösungen für traditionelle Herausforderungen. Dieser Blogbeitrag unseres Partners EY Consulting GmbH untersucht die zukünftigen Trends der KI und im Projektportfoliomanagement (PPM) und zeigt auf, wie KI-Technologien die Art und Weise revolutionieren, wie Projekte verwaltet, priorisiert und ausgeführt werden. Zudem erörtert er einige der Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind und bei denen KI unterstützen kann. Und er gibt wichtige Empfehlungen, wie KI Organisationen dabei unterstützen kann, ihre strategischen Ziele in einem zunehmend dynamischen Geschäftsumfeld zu erreichen.
Die Integration von KI in das Projektportfoliomanagement wird die Art und Weise, wie Organisationen ihre Projekte managen, grundlegend verändern. Von Predictive Analytics und intelligenter Automatisierung bis hin zu fortschrittlichem Ressourcenmanagement und verbesserter Zusammenarbeit bietet KI zahlreiche Vorteile, die die Ergebnisse von Projekten erheblich verbessern können. Mit der fortlaufenden Weiterentwicklung der KI-Technologien wird ihr Einfluss auf das PPM weiterwachsen, sodass Organisationen die Komplexitäten des modernen Projektmanagements effizienter und effektiver bewältigen können.
1. Verbesserte Entscheidungsfindung durch Predictive Analytics
KI verbessert die Entscheidungsfindung durch Predictive Analytics, indem sie große Mengen historischer Projektdaten analysiert, um Muster und Trends zu identifizieren. Dies ermöglicht Projektleitern, potenzielle Risiken, Ressourcenengpässe und Projektzeitpläne vorherzusagen und erlaubt ihnen damit eine proaktive Problemlösung und höhere Projekterfolgsraten.
2. Intelligente Automatisierung und Effizienzgewinne
KI-gestützte Automatisierung optimiert verschiedene Aspekte des Projektmanagements, von routinemäßigen Verwaltungsaufgaben bis hin zu komplexen Prozessen. Intelligente Automatisierungstools übernehmen Aufgaben wie Planung, Ressourcenallokation und Fortschrittsverfolgung. Dadurch können sich Projektmanager auf strategische Entscheidungen konzentrieren und die Projektdurchführung beschleunigen.
3. Fortschrittliches Ressourcenmanagement
KI revolutioniert das Ressourcenmanagement, indem sie fortschrittliche Optimierungslösungen bereitstellt. Machine-Learning-Algorithmen analysieren Muster der Ressourcennutzung und prognostizieren zukünftige Anforderungen. Projektmanager können so sicherstellen, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit den richtigen Projekten zugewiesen werden. Dies minimiert Ausfallzeiten, reduziert Kosten und maximiert die Produktivität.
4. Verbessertes Risikomanagement
KI verbessert das Risikomanagement, indem sie genauere Risikoanalysen und Risikominimierungs-Strategien bietet. KI-Algorithmen analysieren vorhandene Projektdaten, Markttrends und externe Faktoren, um potenzielle Risiken und deren Auswirkungen auf Projektergebnisse zu identifizieren, sodass Projektleiter robuste Notfallpläne entwickeln können.
5. Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation
KI transformiert die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Projektteams. KI-gestützte Plattformen ermöglichen nahtlose Kommunikation, Dokumentenaustausch und Echtzeit-Updates. Algorithmen zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) analysieren Kommunikationsmuster, um Engpässe zu identifizieren und Verbesserungen vorzuschlagen, während die Sentimentanalyse die Teammoral misst.
6. Personalisierte Projektverwaltung
KI ermöglicht eine personalisierte Projektverwaltung, indem sie Ansätze an die individuellen Projektanforderungen anpasst. Machine-Learning-Algorithmen analysieren Projektdetails, Teamdynamik und Präferenzen der Stakeholder, um maßgeschneiderte Managementstrategien zu empfehlen, die die Projektergebnisse verbessern.
7. Verbesserte Portfolio-Optimierung
KI revolutioniert die Portfolio-Optimierung, da sie datengestützte Einblicke in die Projektauswahl und Priorisierung bietet. KI-Algorithmen bewerten Projektvorschläge anhand von Kriterien wie strategische Ausrichtung, Ressourcenverfügbarkeit und potenzieller Rendite, um Investitionen in hochgradige Projekte in Einklang mit strategischen Zielen sicherzustellen.
8. Reduzierung von menschlichem Bias
KI reduziert menschlichen Bias in Entscheidungen im Projektmanagement, indem sie sich auf datengestützte Erkenntnisse und objektive Analysen stützt. Dies minimiert den Einfluss subjektiver Urteile und persönlicher Vorurteile, was zu faireren und gerechteren Entscheidungsprozessen führt.
Vor diesen Herausforderungen stehen Unternehmen verschiedenster Branchen
Damit sie erfolgreich sein können, ist es für Unternehmen aller Branchen entscheidend, ein Verständnis für die einzigartigen Herausforderungen zu entwickeln und diese zu bewältigen. Durch die aktive Interaktion mit Kunden und die Identifizierung ihrer Schmerzpunkte können Unternehmen wertvolle Einblicke in Bereiche gewinnen, in denen KI erheblich unterstützen kann. In diesem Abschnitt stellen wir einige der häufigsten Herausforderungen dar, mit denen Unternehmen in ihrem täglichen Betrieb konfrontiert sind. Außerdem untersuchen wir, wie KI-Technologien effektiv zur Lösung dieser Probleme eingesetzt werden könnten.
- Komplexer Prozess der Erstellung von Projektplänen:
KI vereinfacht die Erstellung komplexer Projektpläne, indem sie aus zuvor erstellten Plänen lernt und optimierte Strategien für neue Projekte empfiehlt.
- Verbesserung und Optimierung von Geschäftsprozessen:
KI fördert kontinuierliche Verbesserungen und Optimierungen in Geschäftsprozessen, indem sie Ineffizienzen identifiziert und Verbesserungen vorschlägt.
- Komplexe Risikoeinschätzung:
KI verbessert komplexe Risikoeinschätzungen, indem sie verschiedene Datenquellen analysiert, um potenzielle Risiken und deren Auswirkungen auf Projektergebnisse zu identifizieren.
- Pflege des Projektportfolios:
KI hilft bei der Pflege von Projektportfolios, indem sie sich an interne und externe Veränderungen anpasst und so die Ausrichtung an strategische Ziele gewährleistet.
- Daten- und Portfolioanalyse:
KI verbessert die Datenanalyse und die Analyse von Portfolios, indem sie Muster und Trends identifiziert und tiefere Einblicke in die Projektleistung bietet.
Wichtige Empfehlungen für die Umsetzung der Transformation
Die Zukunft des Projektportfoliomanagements liegt in der nahtlosen Integration von KI-Technologien. Durch die Entwicklung einer strategischen Zielvorstellung für das PPM, die Förderung von Innovationen in großem Maßstab, Investitionen in unterstützende Technologien und die Platzierung des Menschen im Mittelpunkt der Transformation können Organisationen die Trends der KI nutzen, um in der Verwaltung ihrer Projektportfolios größere Effizienz, Effektivität und Wettbewerbsfähigkeit zu erreichen. Die folgenden Empfehlungen ermöglichen es Organisationen, die Komplexitäten des modernen Projektmanagements zu bewältigen und ihre strategischen Ziele in einem zunehmend dynamischen Geschäftsumfeld zu erreichen.
1. Strategische PPM-Zielvorstellung
Entwickeln Sie eine klare und umfassende Vision für die Zukunft des Projektportfoliomanagements (PPM), die mit den strategischen Zielen Ihrer Organisation in Einklang steht. Diese Vision sollte KI-gestützte Erkenntnisse und Fähigkeiten umfassen, um die Entscheidungsfindung zu verbessern, die Ressourcenallokation zu optimieren und die Projektergebnisse zu verbessern.
Handlungsschritte:
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- Führen Sie eine gründliche Bewertung der aktuellen PPM-Prozesse durch und identifizieren Sie Bereiche, in denen KI einen Mehrwert bieten kann.
- Definieren Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), um den Erfolg der KI-Integration im PPM zu messen.
- Erstellen Sie einen Fahrplan für die KI-Akzeptanz im PPM, der kurzfristige und langfristige Ziele skizziert.
2. Innovation im großen Maßstab
Fördern Sie eine Kultur der Innovation, die Mitarbeitende dazu ermutigt, mit KI-Technologien zu experimentieren und diese innerhalb der Organisation einführen. Skalieren Sie KI-gestützte Lösungen, um deren Auswirkungen auf das Projektportfoliomanagement zu maximieren.
Handlungsschritte:
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- Richten Sie Innovationslabore oder Kompetenzzentren ein, die sich auf KI und PPM konzentrieren.
- Fördern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit, um Anwendungsfälle für KI im PPM zu identifizieren und umzusetzen.
- Investieren Sie in Schulungs- und Entwicklungsprogramme, um KI-Kompetenzen innerhalb der Organisation aufzubauen.
3. Technologie in Höchstgeschwindigkeit
Investieren Sie in robuste und skalierbare Technologien, die die nahtlose Integration von KI in PPM-Prozesse unterstützen. Stellen Sie sicher, dass die technologische Infrastruktur die Daten- und Rechenanforderungen von KI-Anwendungen bewältigen kann.
Handlungsschritte:
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- Bewerten und wählen Sie KI-Plattformen und -Tools aus, die Ihren PPM-Bedürfnissen entsprechen.
- Implementieren Sie Datenmanagement- und Analyselösungen, um KI-gestützte Erkenntnisse zu unterstützen.
- Stellen Sie sicher, dass die technologische Infrastruktur sicher, skalierbar und in der Lage ist, in bestehende Systemen integriert zu werden.
4. Menschen im Mittelpunkt
Stellen Sie Personen in den Mittelpunkt Ihrer KI-gesteuerten PPM-Transformation. Konzentrieren Sie sich darauf, die Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden zu erweitern, und stellen Sie sicher, dass KI-Lösungen so gestaltet sind, dass sie die menschliche Entscheidungsfindung und Zusammenarbeit unterstützen.
Handlungsschritte:
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- Bieten Sie Schulungs- und Fortbildungsmöglichkeiten für Mitarbeitende an, um effektiv mit KI-Technologien zu arbeiten.
- Fördern Sie eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Anpassungsfähigkeit, um KI-gesteuerte Veränderungen zu begrüßen.
- Entwickeln Sie KI-Lösungen mit einem nutzerzentrierten Ansatz, um sicherzustellen, dass sie intuitiv sind und das Nutzererlebnis insgesamt verbessern.
Fazit
Die Zukunft des Projektportfoliomanagements liegt in der nahtlosen Integration von KI-Technologien. Predictive Analytics wird die Entscheidungsfindung verbessern, intelligente Automatisierung wird Effizienzgewinne fördern und fortschrittliches Ressourcenmanagement wird die Ressourcenallokation optimieren. Ein verbessertes Risikomanagement, verstärkte Zusammenarbeit, personalisierte Projektverwaltung und eine datengestützte Portfolio-Optimierung sind weitere wichtige Trends, die die Zukunft des PPM prägen werden.
Rückmeldungen von Unternehmen zeigen, dass es notwendig ist, Herausforderungen im Zusammenhang mit Datenverfügbarkeit und -qualität, Datenmanagement, komplexer Projektplanung, Optimierung von Geschäftsprozessen, Risikoeinschätzungen, Portfoliopflege und Datenanalyse anzugehen. Das Potenzial der KI, menschlichen Bias zu reduzieren, sich wiederholende Aufgaben für die Automatisierung zu identifizieren, neue Muster zu entdecken und die Entscheidungsfindung durch die Bewertung von Geschäftsfällen zu verbessern, hebt ihren transformativen Einfluss weiter hervor.
Wenn Organisationen diese KI-gesteuerten Innovationen annehmen, werden sie besser gerüstet sein, um ihre Projektportfolios zu verwalten, strategische Ziele zu erreichen und in einem zunehmend dynamischen Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig zu bleiben.
Über die Autorin
Kadi Tammik, Manager Supply Chain & Operations, EY Consulting GmbH
Kadi Tammik ist Managerin im SC&O-Team von EY in München. Sie hat über 10 Jahre Erfahrung in der Life-Science-Industrie und unterstützt die Kunden auf ihren digitalen Transformationsreisen. Der Ansatz von EY stellt die Menschen ins Zentrum jeder Lösung, nutzt modernste Technologien, um Fortschritte zu beschleunigen, und fördert skalierbare Innovationen, um langfristiges Wachstum zu ermöglichen.
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