Die Zukunft des Projektmanagements: Wie KI den Weg für cplace Citizen AI ebnet
23. Juli 2024 | 6 Min.
Künstliche Intelligenz spielt eine immer größere Rolle im Projektmanagement. Auch bei uns treiben wir diese Entwicklung voran. In diesem Interview wirft Navid Heidemann, Head of Product bei cplace, einen Blick darauf, wie KI derzeit im Projektmanagement eingesetzt wird. Ebenso spricht er über die Einführung von cplace Citizen AI und welchen Wert dies für unsere Kunden hat.
Navid, erst einmal ganz generell: Warum ist KI im Projektmanagement unverzichtbar?
KI ist gekommen, um zu bleiben, und ihr Einfluss ist genauso disruptiv wie die Einführung des iPhones oder die weitverbreitete Verfügbarkeit des Internets. Diese Technologie hat sich schnell etabliert. Im Projektmanagement wurde KI lange Zeit nur als Buzzword angesehen – als Vision einer Zukunft, in der KI den Projektmanagern helfen würde, durch prädiktive Entscheidungen, Optimierung der Ressourcenallokation, Aufwandschätzungen und Terminplanung einen größeren Erfolg zu erzielen. Das erwies sich aber lange Zeit als unpraktikabel.
Dank Fortschritten in der generativen KI, insbesondere seit der Veröffentlichung von ChatGPT Ende 2022, wird diese Vision nun schnell zur Realität. Allerdings handelt es sich tatsächlich um einen Wandel vom „Prädiktiven Projektmanagement“ zu „Produktiven Projektmanagern“. Während KI-Vorhersagen wertvoll sind, glauben wir, dass die einzigartige Komplexität von Projekten und die Notwendigkeit menschlicher Zusammenarbeit immer stark auf menschliche Expertise, Erfahrung und Vernetzung angewiesen sein werden. Die eigentliche Chance besteht darin, KI zur Entlastung von wiederkehrenden Aufgaben zu nutzen, die Effizienz zu steigern und die Produktivität zu erhöhen. KI kann repetitive Aufgaben übernehmen, damit sich Projektmanager und PMOs stärker auf ihre Kernprozesse konzentrieren können.
Was kann KI im Projektmanagement heute tun? Wie ist der aktuelle Stand der Technologie?
Im Jahr 2024 steht KI kurz davor, Unternehmensanwendungen in großen Organisationen zu revolutionieren. Der aktuelle Stand der KI-Technologie, hauptsächlich mit der Einführung von GenAI und Large Language Models, hat bedeutende Fortschritte gemacht. Grundlegende Modelle, die vielen aus der privaten Nutzung bekannt sind, werden nun effektiv in Unternehmensprodukten integriert. Der Schlüssel liegt darin, diese Modelle in einem geschäftlichen Kontext optimal zu nutzen, und es ist beeindruckend zu sehen, wie leistungsstark sie bereits sind.
Frühe Anwender von KI werden eine höhere Effizienz und Erfolg erzielen und sich einen Wettbewerbsvorteil sichern. KI kann routinebasierte Aufgaben automatisieren, die Genauigkeit verbessern und intelligente Entscheidungsunterstützung bieten, was zu schnelleren und besser überwachten Projektabschlüssen führt. Diese fortgeschrittenen Modelle können auch mit minimalem Kontext erheblichen Mehrwert bieten und die Projektmanagement-Prozesse anpassungsfähiger, effizienter und zuverlässiger gestalten.
Wie wird KI derzeit in cplace eingesetzt?
Bei cplace lautet unser Grundsatz „Flexibilität durch Design“, weil Flexibilität wichtig ist. Besonders im Projektmanagement sind Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Schlüssel zum Erfolg. Wir haben eine Lösung entwickelt, die KI nicht um ihrer selbst willen einsetzt, sondern um so viele Benutzer wie möglich zu erreichen. In cplace ermöglichen wir es Geschäftsanwendern ohne technischen Hintergrund, ihre Lösungen mit No– und Low-Code zu erstellen oder anzupassen — diese Vorgehensweise wird als Citizen Development bezeichnet. KI innerhalb von cplace sollte eine natürliche Erweiterung dieser Philosophie sein. Wir führen derzeit unsere neue Funktion, cplace Citizen AI, bei den ersten Kunden ein. Es ist die logische Weiterentwicklung des Citizen Development. Es integriert generative KI in unsere No– und Low-Code-SDKs (Software Development Kit) und integriert sich nahtlos in bestehende oder neue Projektmanagement-Workflows. Diese Initiative wird hauptsächlich von zwei sehr talentierten Mitarbeitenden in unserer Produkt- und Entwicklungsorganisation vorangetrieben, das macht mich sehr stolz. Ihr innovatives Denken und ihr Engagement sind entscheidend für die Bereitstellung von cplace Citizen AI für unsere Kunden.
Welchen Wert hat das für cplace Kunden?
Der Ansatz ist entscheidend und wertvoll für unsere Kunden. Anstatt ausgewählte KI-Funktionen anzubieten, bieten wir cplace Citizen AI als Werkzeug an, um KI in bestehende oder neue Prozesse zu integrieren. Kunden können selbst entscheiden, in welchen Anwendungsfällen KI eingesetzt werden soll. Die Vorteile sind enorm und können von den Kunden selbst vollständig realisiert werden. Von der Steigerung der Effizienz und Genauigkeit im Projektmanagement bis zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und Bereitstellung intelligenter Entscheidungsunterstützung können Projekte schneller abgeschlossen und effektiver überwacht werden.
Was bedeutet der Einsatz von KI in verschiedenen Rollen wie z. B. Projektmanager, Business Analyst oder Risikomanager?
KI transformiert verschiedene Rollen im Projektmanagement, indem sie Aufgaben optimiert und die Effizienz steigert. Für Projektmanager kann KI umfassende Projektbriefe mit minimalem Aufwand generieren, was eine schnelle Feinabstimmung und Umsetzung ermöglicht. PMOs, Scrum-Master und Product Owner können Stunden Arbeit sparen, indem sie KI zur Automatisierung routinemäßiger Dokumentation oder Zusammenfassung von Besprechungsnotizen nutzen.
Bei cplace kategorisieren wir KI-Fähigkeiten in drei Bereiche: einfache Aufgaben, strukturierte Aufgaben und eingebettete Aufgaben.
- Einfache Aufgabenerledigung: Dazu gehören Texterweiterung, Zusammenfassung und Übersetzung – Funktionen, die aus anderen KI-Lösungen bekannt sind. Innerhalb von cplace erhöhen diese Aufgaben die Effizienz der Benutzer, ohne die Plattform verlassen zu müssen. Dies schafft sofortigen Mehrwert für alle, die in cplace arbeiten, von Portfoliomanagern bis hin zu Projektbeteiligten.
- Strukturierte Aufgabenerledigung: cplace Citizen AI unterstützt bei komplexeren Aufgaben wie der Vorschläge für cplace Seiten, der Modifizierung bestehender Daten oder der Datenanalyse. Dies ermöglicht es den Projektteams, Kanban-Boards zu befüllen, Gantt-Diagramme aus vorhandenen Vorlagen zu erstellen und detaillierte Berichte und Diagramme in Echtzeit innerhalb von cplace zu erstellen.
- Eingebettete Aufgabenerledigung: cplace Citizen AI ist in bestehende Workflows eingebettet, um kontextbezogene Unterstützung zu bieten. Zum Beispiel kann es vor wichtigen Entscheidungen Management-Zusammenfassungen generieren oder Risikomanagern Vorschläge für geeignete Maßnahmen zur Risikominderung anbieten, was zu schnelleren und zuverlässigeren Projektergebnissen führt.
Diese Fähigkeiten schaffen gemeinsam ein leistungsstarkes, nahtloses Erlebnis. Wir freuen uns darauf, dass unsere Kunden cplace Citizen AI nutzen, um ihre Workflows zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
Mit welchen größten Herausforderungen sehen sich Organisationen konfrontiert, wenn sie KI in ihre Projektmanagement-Lösungen integrieren? Und wie hilft cplace dabei, diese Herausforderungen zu überwinden?
Eine der größten und häufigsten Herausforderungen ist die Daten- und Informationssicherheit. Fragen wie „Trainieren Sie Ihre Modelle mit meinen Daten?“ und „Wo werden meine Daten gespeichert, und wer hat noch Zugriff darauf?“ sind gängige Bedenken. Bei cplace begegnen wir diesen Herausforderungen, indem wir eine sichere und flexible Integration von GenAI-Modellen bereitstellen. Wir trainieren oder erstellen keine individuellen Modelle; stattdessen geben wir Ihnen Zugriff auf entweder Ihre individuellen Modelle oder auf vorhandene Grundmodelle des Anbieters Ihrer Wahl, sei es Microsoft Azure, Google, AWS oder OpenAI. Sie entscheiden über den entsprechenden Service und das Modell für Ihren Anwendungsfall, und Sie können sie sogar für eine höhere Effizienz kombinieren.
Kunden können ihren bevorzugten KI-Service und das Modell auswählen, KI in bestehenden oder neuen Projekten verwenden und das KI-Need-to-Know-Prinzip zusammen mit einem Bring-Your-Own-Key (BYOK)-Ansatz anwenden, um Sicherheit und Effizienz zu maximieren. Unser BYOK-Ansatz gewährleistet, dass Kunden die volle Kontrolle über ihre Datensicherheit haben, was für Ruhe und Vertrauen sorgt. Das KI-Need-to-Know-Prinzip garantiert, dass das GenAI nur auf die erforderlichen Datenfragmente zugreift – im Einklang mit dem Prinzip „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ – und gibt den Benutzern die Gewissheit, dass KI angemessen und effektiv in ihren Projekten eingesetzt wird.
Wie lautet die Vision für cplace und KI?
Unsere Vision für cplace und KI ist es, die transformative Kraft der generativen KI für jedermann zugänglich zu machen und das Projektmanagement zu revolutionieren. cplace ist die einzige Plattform für Next-Generation Project and Portfolio Management, und dies beinhaltet eine robuste KI-Strategie, die darauf ausgelegt ist, direkten Mehrwert für Benutzer zu schaffen.
Mit cplace Citizen AI ermöglichen wir es den Benutzern, GenAI nahtlos in ihre Workflows zu integrieren, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und die Effizienz zu steigern, während menschliche Expertise im Zentrum bleibt. Diese Vision ist bereits Realität, da wir mit frühen Anwendern zusammenarbeiten, die cplace Citizen AI einsetzen, um den Erfolg in ihren Organisationen zu fördern. Auf dem diesjährigen cplace Day am 10. Oktober freuen wir uns darauf, mehr über die ersten Erfolgsgeschichten zu teilen.
Wie bereits erwähnt, ist der Kern unserer Herangehensweise das Konzept der Flexibilität durch Design. Unsere Plattform unterstützt Endbenutzer dabei, Aufgaben schneller abzuschließen, und ermöglicht Entwicklern, die Lösungsentwicklung zu beschleunigen. Kunden und Partner in unserer cplace Community werden cplace Citizen AI-Anwendungsfälle teilen können. Durch den Austausch von cplace Citizen AI-Bits und Beispielen arbeiten wir über Unternehmensgrenzen hinweg zusammen und verstärken die kollektive Innovation in KI-gestützten Lösungen für das Projektmanagement.
In Zukunft planen wir, vorgefertigte KI-Anwendungsfälle für Projekt- und Portfoliomanager in unseren neuen Premium-Apps „Ressourcenmanagement“ und „Gantt“ sowie umfangreiche Toolkits für Entwickler bereitzustellen. Dies wird unsere Vision unterstützen, ein offenes, kollaboratives Ökosystem zu schaffen, das kontinuierliche Innovation im Next-Gen-PPM vorantreibt.
Über den Interviewpartner
Navid Heidemann, Head of Product, cplace
Navid Heidemann hat in den letzten zehn Jahren maßgeblich die Produktentwicklung von cplace geprägt. Sein Engagement für die Verbindung von traditionellen und agilen Methoden im PPM hat zu bedeutenden Innovationen geführt. Navid setzt sich dafür ein, KI im PPM zu demokratisieren und alle Nutzer bei cplace zu befähigen, Betriebsabläufe und strategische Erkenntnisse durch cplace Citizen AI zu optimieren.
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