Effiziente Ressourcenplanung von Mitarbeitenden in Unternehmen 

Wer macht wann was? Diese Kernfrage, auf die Projektmanagement eine Antwort geben soll, beinhaltet die Dimensionen Zeit bzw. Termine (wann), Inhalte (was) und Personen (wer): Welche Personen erledigen welche Aufgaben bis zu welchem Zeitpunkt. Während die Umsetzung der inhaltlichen Vorgaben den jeweiligen Mitarbeitenden aus den Fachabteilungen vorbehalten ist, obliegt der Projektleitung das Terminmanagement und zum Teil auch die Planung der Ressourcen. Unter Ressourcen werden im Projektumfeld in der Regel die Mitarbeitenden verstanden, da deren Verfügbarkeit am häufigsten eingeschränkt ist, sie also die Engpassressourcen im Projekt darstellen.

• Realistisches Portfoliomanagement
  Oftmals sind die Mitarbeitenden eines Unternehmens der limitierende Faktor, wie viele Initiativen überhaupt umgesetzt werden können. Ein umfassendes Portfoliomanagement hat daher immer einen Blick auf die Auslastungssituation der Abteilungen und Mitarbeitenden, insbesondere auf die Schlüsselressourcen. Eine grobe Ressourcenplanung der Mitarbeitenden sollte bereits beim Beantragen eines Projekts hinterlegt sein: So werden Überlastungen sichtbar und vermeidbar.

• Gute Make-or-Buy-Entscheidungen
  Gewisse Initiativen – wie die Umsetzung von Gesetzen – können nicht verschoben werden, auch wenn sie eine Überlastsituation herbeiführen würden. Stattdessen müssten laufende Projekte pausiert oder unterbrochen werden. Dank einer effektiven Ressourcenplanung kann die Organisationen datenbasiert und sicher entscheiden, ob es sich lohnt, Teilprojekte oder ganze Projekte an externe Dienstleister zu vergeben.

• Vollständiges Risikomanagement
  Die Kenntnis über drohende Überlastungen ist Teil eines umfassenden Risikomanagements. Verzögerungen in Projekten wirken sich üblicherweise nachteilig auf folgende oder parallel laufende Initiativen aus, wenn sie sich desselben Ressourcenpools bedienen.

• Strategische Personalplanung
  Werden auch mittelfristig oder gar langfristig vorgesehene Initiativen samt Ressourcenplanung in das Projektportfolio integriert, kann daraus ein künftiger Bedarf an benötigten Rollen und Qualifikationen der Mitarbeitenden abgeleitet werden und versetzt die Personalabteilung in die Lage, frühzeitig Weiterbildungsmaßnahmen zu entwickeln sowie entsprechende Mitarbeitende einzustellen.

Aufgaben des Ressourcenmanagements

Eine effiziente Ressourcenplanung der Mitarbeitenden ist für die Projektarbeit selbst und für die strategische Personalplanung von großer Bedeutung. Im Folgenden liegt der Fokus auf der Ressourcenplanung von Mitarbeitenden in Projekten. Die strategische Personalplanung im Kontext von Portfolios sowie die kurzfristige Taskplanung bzw. Selbstplanung von Mitarbeitenden wird Thema anderer Artikel dieses Blogs sein.

Eine effiziente Ressourcenplanung löst u.a. folgende Aufgaben:

• Bedarfsermittlung:
  Wie viele Ressourcen werden für welche Tätigkeiten benötigt und wie lange benötigen sie für diese?

• Anforderungsermittlung:
  Über welche Qualifikationen müssen die Mitarbeitenden verfügen, um ihre Aufgaben erfüllen zu können?

• Risikomanagement:
  Durch eine sinnvolle Ressourcenplanung sollen Überlastungen bereits im Vorfeld vermieden und die Auslastungen möglichst gleichmäßig verteilt werden. Durch das laufende Überwachen des Projekts samt Ressourceneinsatz werden potenzielle Überlastungen schnell sichtbar und können so proaktiv aufgelöst werden.

• Ressourcenengpässe und Ressourcenkonflikte:
  Ein ganzheitliches Ressourcenmanagement, in dem alle Mitarbeitenden mit all ihren Tätigkeiten und Kapazitätsminderungen erfasst sind, sorgt dafür, dass wichtige Ressourcen nicht mehrfach eingeplant werden und Projekte so um diese Schlüsselressourcen konkurrieren.

Wie erhält nun ein Projekt die benötigen Projektmitarbeitenden? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, da die Vorgehensweise vom Reifegrad des Unternehmens bzgl. seines Projekt- bzw. Ressourcenmanagements abhängt. Und da es keinen allgemeingültigen Standardprozess im Ressourcenmanagement gibt, ist die Vorgehensweise von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich.

In größeren Organisationen gibt es häufig die Rolle des Ressourcenmanagers. Diese Rolle ist dafür verantwortlich, dass die Projekte mit den passenden Mitarbeitenden (Ressourcen) „gestafft“ sind. Häufig entscheidet der Ressourcenmanager auch, ob externes Personal eingesetzt werden kann, sollten nicht genügend oder nicht die richtigen, fachlich qualifizierten internen Mitarbeitenden verfügbar sein.

Andere Organisationen haben die Ressourcenplanung unter die Zuständigkeit des Project Management Office (PMO) gestellt. Das PMO kann meist die Entscheidung treffen, ob bei Ressourcenknappheit externe Projektmitarbeitende hinzugezogen werden können. Überdies ist das PMO häufig für die Steuerung von Programmen und Projektportfolios zuständig. Es kann bspw. niedrig priorisierte Projekte pausieren, um für wichtigere Initiativen freie Ressourcen zu schaffen.

Ebenfalls sind nicht selten große Abstimmungsrunden und Workshops anzutreffen, in denen die jeweilige Projektleitung von den einzelnen Abteilungen geeignete Mitarbeitende für das Projekt anfragt. Dies kann zu zähen Diskussionen darüber führen, ob diese Ressourcen überhaupt im geforderten Umfang zum angefragten Zeitraum verfügbar sind und für Projekte abgestellt werden können. Solche Abstimmungsmeetings für die Ressourcenplanung von Mitarbeitenden binden zahlreiche Führungskräfte, sind nicht immer von Erfolg gekrönt und daher die wohl schlechteste der vorgestellten Lösungen.

3 zentrale Erfolgsfaktoren für eine effiziente Ressourcenplanung

Je größer ein Unternehmen ist, desto unterschiedlicher ist der Reifegrade in den jeweiligen organisatorischen Einheiten. Es gibt kein allgemeingültiges Standardverfahren für die Ressourcenallokation, stattdessen pflegt jeder Bereich seine eigene, für ihn passende Vorgehensweise bei der Ausstattung von Projekten mit den passenden Mitarbeitenden. Manchmal ist die Aufgabe an die Rolle eines Ressourcenmanagers delegiert, ein anderes Mal kümmert sich das PMO um die Zuweisung von Projektmitarbeitenden. Und nicht selten arbeitet jede Abteilung für sich und setzt dabei auf aufwendig gestaltete und mühsam manuell zu aktualisierende Excel-Sheets.

Trotz dieser großen Hürden gibt es 3 Faktoren, die für ein erfolgreiches Ressourcenmanagement entscheidend sind:

1. Zentraler Ressourcenpool
Projekte überschreiten immer häufiger die Abteilungs-, Bereichs- und Unternehmensgrenze. Daher ist es nicht mehr praktikabel, dass jede Einheit mit ihrer eigenen Lösung arbeitet. Die Verfügbarkeit von allen Abteilungen und allen Mitarbeitenden muss zentral, in einer Single Source of Truth, geführt werden. Einzelplanungen von Abteilungen in Excel & Co. sabotieren ein übergreifendes, effizientes Ressourcenmanagement.

2. Ganzheitliche Kapazitätssicht
Die Sicht auf die einzelnen Mitarbeitenden muss für eine wirkungsvolle Ressourcenplanung möglichst vollständig sein: Nicht nur die Projektarbeit muss berücksichtigt sein, ebenso die Zeit, die sie für die anfallenden Arbeiten in der Fachabteilung aufbringen müssen, Urlaube, Fortbildungen usf. Die Berücksichtigung aller Kapazitätsminderungen kann auf Basis der einzelnen Mitarbeitenden vorgenommen werden oder auf Abteilungsebene – je nachdem, auf welcher Granularität die Ressourcenplanung stattfinden soll. Liegt kein realistische, also ganzheitliche Auslastungsanalyse vor, droht die Ressourcenplanung von Mitarbeitenden zu scheitern.

3. Anpassung an die unterschiedlichen Anforderungen
Die Ressourcenplanung muss nicht nur zum Unternehmen passen, sondern auch zu den jeweiligen Bereichen und Abteilungen. Wird trotz unterschiedlichem Reifegrad ein Standard für alle vorgegeben, wird dieser sehr wahrscheinlich unterwandert und es kommen wieder Insellösungen wie Excel zum Einsatz. Die Folge: Kein zentraler Ressourcenpool, keine ganzheitliche Kapazitätssicht, keine sinnvolle Ressourcenplanung.

Zentral, ganzheitlich aber doch möglichst auf spezifische Anforderungen angepasst soll die Ressourcenplanung gestaltet werden. Dies ist tatsächlich die größte Herausforderung, die ein Unternehmen meistern muss. Und dies betrifft nicht nur das Ressourcenmanagement im Speziellen, sondern das Projektmanagement im Allgemeinen.

Wie kann eine Software die Ressourcenplanung von Mitarbeitenden unterstützen?

Wie bereits festgehalten, gehen Projekt- und Ressourcenplanung Hand in Hand. Daher kann das Ressourcenmanagement sinnvollerweise nicht abgekoppelt von der Projektplanung stattfinden. Die Software für das Projekt- und Ressourcenmanagement muss die zuvor genannten 3 zentralen Erfolgsfaktoren unterstützen:

Zentraler Ressourcenpool

Eine Single Source of Truth ist die Basis für ein funktionierendes Ressourcenmanagement. Es muss eine zentrale Datenbasis hergestellt werden, die eine verlässliche Ressourcenplanung erst ermöglicht. Diese Anforderungen schließt letztlich aus, dass in einer Organisation mit vielen unterschiedlichen Projekt- und Ressourcenplanungs-Tools oder gar mit Excel gearbeitet wird, die alle mit ihrem eigenen Datenbestand operieren. Eine Enterprise-Software hingegen bietet in der Regel die geforderte zentrale Datenbasis.

Ganzheitliche Kapazitätssicht

Eine Software für das Projekt- und Ressourcenmanagement muss in der Lage sein, die Realität abzubilden. Diese besteht u.a. aus unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen, beinhaltet unterschiedliche Kapazitätsminderungen wie Urlaube und Fortbildungen und umfasst selbstverständlich sowohl die Projektarbeit als auch die Zeit für die Tätigkeiten aus der Linientätigkeit. Dies kann entweder sehr detailliert umgesetzt werden, indem alle Kapazitätsminderungen einzeln berücksichtigt werden. Oder es wird die Verfügbarkeit für Projektarbeit der organisatorischen Einheit pauschal errechnet und hinterlegt. Hier sollten Unternehmen nicht in die Genauigkeitsfalle treten: Jede Tätigkeit minutiös zu planen, nachzuhalten, um dann eine stundengenaue Verfügbarkeit zu erhalten, ist in den allermeisten Fällen nicht notwendig, ist zeitaufwendig, macht die Planung fehleranfällig und bringt nur einen geringen Nutzen.

Spezifische Anpassungen

An dieser Stelle stolpern die allermeisten Anbieter von Projekt- und Ressourcenmanagement-Software: Die Lösung soll möglichst unterschiedliche Anforderungen erfüllen und doch eine ganzheitliche Kapazitätsplanung mit zentraler Datenbasis ermöglichen. Das heißt, die Lösung muss unterschiedliche Projektplanungsmethoden – agil, hybrid, klassisch – abbilden und zusätzlich abteilungsspezifische Anforderungen erfüllen sowohl für die Projektplanung als auch für das Ressourcenmanagement. Ideal ist eine PPM-Plattform, die vorgefertigte Lösungsbausteine bietet, die variabel gestaltet und kombiniert werden können. Zudem muss diese Plattform dem Unternehmen erlauben, eigene Lösungen zu gestalten. Wichtig dabei ist, dass alle Daten an einer Stelle zentral zusammengeführt und dort zentral ausgewertet und zu wertvollen Informationen verdichtet werden können.

Warum ist dieser Punkt so wichtig? Die Anwender entscheiden letztlich über den Erfolg oder Nicht-Erfolg einer eingeführten Lösung: Hält die Software für den einzelnen User keinen Nutzen bereit oder ist kompliziert in der Anwendung, dann wird sie nicht benutzt. Und nur in der Anwendung kann die Software ihren Nutzen entfalten. Daher ist die Anwenderakzeptanz von zentraler Bedeutung. Eine Software, die nur einen einzigen Standard bietet, wird nicht alle Mitarbeitenden zufriedenstellen können. Daher sollten Unternehmen auf „Flexibilty by Design“ achten: Die Software sollte als Standardfunktionalität Individualisierungsmöglichkeiten bieten.

Zusammenfassung

Eine effiziente Ressourcenplanung von Mitarbeitenden eines Unternehmens ist ein Kernelement im Projektmanagement und die Basis für erfolgreiche Projekte. Umgekehrt zählt ein schlechtes Ressourcenmanagement zu den häufigsten Gründen, warum Projekte aus dem vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen laufen oder gar scheitern. Aus der Praxis lassen sich drei wesentliche Erfolgsfaktoren für eine gute Ressourcenplanung ableiten: Das Arbeiten mit einem zentralen Ressourcenpool, eine vollständige Kapazitätssicht und die Möglichkeit der Individualisierung der Vorgehensweisen und Softwarelösungen. Letztlich entscheiden die Mitarbeitenden über den Erfolg von Projekten: Inhaltlich über ihre fachliche Kompetenz, die in die Projekte fließt und auch über die Verwendung einer für sie und für das Unternehmen gewinnbringende Softwarelösung.