Kanban

Was ist Kanban?

Kanban ist eine Methode des Arbeitsmanagements. Sie hat zum Ziel, Abläufe flexibel zu gestalten und gleichzeitig einen kontinuierlichen, geordneten Workflow zu gewährleisten. Probleme wie Engpässe werden rasch erkannt oder ganz vermieden.

Ursprung von Kanban

Kanban ist japanisch und bedeutet übersetzt in etwa: „Signalkarte“.  Der Autohersteller Toyota entwickelte das System 1947 für seine Produktion. Um bedarfsgerecht produzieren zu können, erfand der Ingenieur Taiichi Ohno damals das sogenannte Pull-Prinzip, das das bisherige Push-Prinzip ersetzte. Beim Pull-Prinzip werden Produkte just in time entsprechend der Kundennachfrage produziert und geliefert. Anders dagegen das Pull-Prinzip, das auf Basis von Kalkulationen vorab produziert. Kanban verschlankt also den Produktionsprozess und reduziert Lagerbestände.

Kanban im agilen Projektmanagement

Grundlegende Prinzipien und Praktiken von Kanban wurden in der Softwareentwicklung aufgegriffen und adaptiert. Daraus entstand ein Framework mit Einsatzmöglichkeit im agilen Projektmanagement. Hier wählen die Teammitglieder – anhand vorhandener Kapazitäten – die zu bearbeitenden Aufgaben. Diese haben während der Bearbeitung den Status „Work-in-Progress“. Um eine Überlastung einzelner Teammitglieder und die Bildung von Engpässen im Team zu vermeiden, gibt es sog. Work-in-Progress-Limits (WIP Limit). Damit wird Anzahl der Aufgaben, die ein Teammitglied zu einem Zeitpunkt parallel bearbeiten darf, begrenzt. Das Kernstück, das sogenannte Kanban Board, visualisiert dabei Nachfragen und vorhandene Leistungsstärken.

Kanban Prinzipien

Es gibt vier Prinzipien bei der Anwendung von Kanban:

Prinzip 1
Jetzt anfangen
Um Kanban in einem Unternehmen einzuführen, bedarf es keiner Vorarbeit. Kanban kann über jeden Workflow und jedes Projekt gelegt werden.

Prinzip 2
Evolutionäre Veränderungen verfolgen
Die essenziellen Verbesserungen, die Kanban herbeiführt, geschehen kleinschrittig.

Prinzip 3
Aktuell bestehende Rollen, Prozesse & Verantwortlichkeiten berücksichtigen
Kanban erzwingt keine Veränderung, ein Beibehalten bestehender Prozesse und Verantwortlichkeiten ist möglich. Kanban anerkennt den Wert dessen, was bereits vorhanden ist.

Prinzip 4
Führungsverantwortung auf allen Ebenen fördern
Optimale Performance kommt nur dann zustande, wenn alle an die Verbesserung glauben und daran mitwirken. Deshalb sind alle Mitarbeitenden dazu aufgerufen, Vorschläge als „Act of leadership“ einzubringen.

Kanban Praktiken

Um Kanban erfolgreich anwenden zu können, sollten diese 6 Kernpraktiken umgesetzt werden:

1. Workflow visualisieren
   Hier kommt das Kanban Board ins Spiel: Mithilfe von Spalten und Karten wird die gesamte Wertschöpfungskette in ihren einzelnen Etappenschritten abgebildet. Die Karten werden entsprechenden Arbeitsanforderungen zugeordnet und können je nach Fortschritt bewegt werden, bspw. von „to do“ zu „done“.
    
2. Work in progress begrenzen
   Die Anzahl der Karten, die gleichzeitig bearbeitet werden dürfen, wird begrenzt. So entsteht ein Pull-Prinzip, denn eine Karte kann nur dann weitergezogen werden, wenn eine entsprechende Kapazität frei wird.
    
3. Workflow steuern
   Ziel von Kanban ist ein regelmäßiger, schneller Ablauf von Produktionsschritten, der die Wertschöpfung steigert und möglichst wenig Probleme entstehen lässt. Hierfür müssen notwendiger Weise immer wieder relevante Größen im Workflow gemessen und überprüft werden.
    
4. Richtlinien für den Prozess formulieren
   Nur wenn jeder die Regeln und Ziele eines Prozesses versteht, kann er effizient daran arbeiten. Deshalb müssen für alle klare Definitionen bspw. der einzelnen Anforderungen oder der Zustände wie „done“ etabliert werden.
    
5. Feedbackschleifen
   Kurze und regelmäßige Meetings innerhalb des Teams in Form von gegenseitigem Feedback dienen dem Wissensaustausch und -transfer und damit kontinuierlicher Verbesserung.
    
6. Mit Modellen die Zusammenarbeit verbessern
   Modelle veranschaulichen Prozesse und helfen den Mitarbeitenden, ein besseres Verständnis zu entwickeln.

Wann lässt sich Kanban einsetzen?

Kanban kann überall dort eingesetzt werden, wo sich Arbeitsabläufe und Prozesse wiederholen. Wann immer ein Projekt in „to do“, „in progress“ und „done“ unterteilt werden kann, ist Kanban einsetzbar.

Praktische Einsatzgebiete von Kanban

Kanban ist ein einfaches, offenes und zugleich sehr hilfreiches Prinzip, das sich in jede Teamstruktur einbauen lässt. Häufige Anwendung findet Kanban im IT-Bereich, im Marketing, im Vertrieb und Personalmanagement.

Kanban - Vor- und Nachteile      

Die Kanban-Methode bietet viele Vorzüge und einige wenige Nachteile. Vorteile von Kanban sind:

• leicht umsetzbar
• sehr anschaulich
• gut verständlich
• zeitsparend
• kürzere Durchlaufzeit von Arbeitseinheiten
• flexible Planung von Schritten/Prozessen
• wenig Engpässe
• Erhöhung des Produktivitätsniveaus
• Stärkung des Team-Gefühls, der Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden
• kontinuierliche Verbesserung der Prozesse.

Nachteile von Kanban

• Kanban eignet sich besonders für kurzfristige Planungen.
• Bei nicht digitalen Kanban Boards können Karten verloren gehen.
• Für sehr große Projekte und/oder umfangreiche Teams ist Kanban nicht geeignet.

Die cplace Premium Application Enterprise Board [SE1] unterstützt die Kanban-Methodik und lässt sich flexibel an die individuelle Ausgestaltung der Methode anpassen.

Verwandte Begriffe: Agile Methode, Board, Scrum