Agiles Projektmanagement
Was versteht man unter agilem Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement ist eine Vorgehensweise, die darauf abzielt, Projekte durch teamübergreifende Zusammenarbeit und Fortschritte schrittweise, in kurzen, zeitlich begrenzten Zyklen (Sprints) voranzutreiben.
Im Gegensatz zur umfassenden Planung des gesamten Projektablaufs wird der Fokus im agilen Projektmanagement auf klare, abgegrenzte Abschnitte innerhalb des Projekts gelegt. Diese Managementmethode eignet sich besonders für Projekte, die flexibel auf Veränderungen reagieren müssen – also ganz im Sinne des Begriffs „agil“, der auf Wendigkeit und Flexibilität hinweist.
Ein agiler Ansatz bedeutet daher, proaktiv, schnell und flexibel auf verändernde Umstände und unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.
Inhalt
- Definition von agilem Projektmanagement
- Wie funktioniert das agile Projektmanagement? Die 5 Phasen
- Die 12 Grundprinzipien des agilen Projektmanagements
- Die Vorteile von agilem Projektmanagement
- Die Nachteile von agilem Projektmanagement
- Klassisches und agiles Projektmanagement im Vergleich
- Bewährte Methoden im Projektmanagement
- Tools & Softwarelösungen für agiles Projektmanagement
- Fazit: Agiles Projektmanagement
Definition von agilem Projektmanagement
Agiles Projektmanagement ist eine moderne und flexible Methode zur Steuerung von Projekten. Im Gegensatz zu traditionellen, starren Ansätzen ermöglicht agiles Projektmanagement eine dynamische Anpassung an sich ändernde Anforderungen während des gesamten Projektlebenszyklus.
Wie funktioniert das agile Projektmanagement?
Im agilen Projektmanagement wird zu Beginn des Projekts ein grobes Konzept erstellt. Das Konzept besteht aus fünf Schlüsselphasen:
Die 5 Phasen im agilen Projektmanagement
1. Planung: In der Planungsphase wird zunächst das Projekt und das Endprodukt grob skizziert und die Bedürfnisse des Endkunden ermittelt. In dieser Phase wird auch festgelegt, wer an dem Projekt arbeiten soll und wer die Beteiligten sind.
2. Konzeption: Bei der Konzeption werden die ersten spezifischen Anforderungen an das Endprodukt erstellt. Die Teammitglieder erarbeiten gemeinsam eine Liste zu den Merkmalen des Endproduktes und legen die Meilensteine des Projektes fest.
3. Erforschung: In dieser Phase wird das Projekt bearbeitet. Dabei ist es wichtig, sich genau an die Projektvorgaben zu halten, aber dennoch nach Alternativen zur Erfüllung der Projektanforderungen Ausschau zu halten. Die Teams arbeiten iterativ an den einzelnen Meilensteinen. Das heißt: Jeder Meilenstein wird der Reihe nach bearbeitet.
4. Test: Die Ergebnisse der Meilensteine werden überprüft und bei Bedarf angepasst. Die Testphase ermöglicht Änderungen und Korrekturen, die sich aus dem Feedback der Kunden und Mitarbeitenden ergeben. Konstruktive Kritik im Projektprozess ist ein wichtiger Bestandteil, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.
5. Abschluss: Nachdem alle Änderungen vorgenommen sind, wird das endgültige Projekt an seinen aktualisierten Anforderungen gemessen. Komplikationen, Fehler und Probleme, die während des Prozesses aufgetreten sind, werden überprüft und in Zukunft vermieden.
Die 12 Grundprinzipien des agilen Projektmanagements
Die 12 Prinzipien bilden die Grundlage für agiles Projektmanagement. Ursprünglich stammt das agile Projektmanagement aus der Softwareentwicklung. Die Prinzipien wurden von Entwicklern im sogenannten Agilen Manifest zusammengetragen und können auf viele verschiedene Branchen angewendet werden.
1. Kundenzufriedenheit durch kontinuierliche Auslieferung
Statt lange auf umfassende Pläne zu setzen, wird die frühzeitige und kontinuierliche Lieferung priorisiert, um die Kundenzufriedenheit zu maximieren.
2. Veränderungen akzeptieren, auch spät in der Entwicklung
Agiles Projektmanagement erkennt an, dass sich Anforderungen im Verlauf eines Projekts ändern können. Es soll daher möglich sein, auf Veränderungen zu reagieren, selbst spät im Entwicklungsprozess.
3. Funktionsfähigkeit ist das primäre Maß für Fortschritt
Der Fortschritt wird an der Funktion gemessen.
4. Zusammenarbeit mit dem Kunden während der gesamten Entwicklung
Eine enge und kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem Kunden sichert dessen Anforderungen und Erwartungen.
5. Motivierte Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
Die Menschen und ihre Zusammenarbeit haben Vorrang vor starren Prozessen und Werkzeugen.
6. Funktion entsteht durch selbstorganisierte Teams
Selbstorganisierte Teams haben die Fähigkeit, hochwertige Produkte zu liefern.
7. Regelmäßige Anpassung an sich ändernde Gegebenheiten
Agile Prozesse fördern die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, um auf sich ändernde Anforderungen reagieren zu können.
8. Anhaltende Exzellenz und gutes Design fördern
Die kontinuierliche Aufrechterhaltung von Exzellenz und einem guten Design ist entscheidend für langfristigen Projekterfolg.
9. Einfachheit ist essenziell
Die Maximierung der Arbeit, die nicht getan wird, wird als Kunst betrachtet, und Einfachheit wird als entscheidend angesehen.
10. Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe entstehen durch selbstorganisierte Teams
Selbstorganisierte Teams haben die Fähigkeit, die besten Lösungen für Architektur, Anforderungen und Entwürfe zu entwickeln.
11. Teams werden effektiver mit regelmäßiger Selbstreflexion
In regelmäßigen Abständen reflektieren die Teams ihr eigenes Verhalten und passen die Zusammenarbeit entsprechend an.
12. Die Auftraggeber, Entwickler und Benutzer sollten über den gesamten Projektverlauf hinweg zusammenarbeiten
Eine enge und kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern, Entwicklern und Benutzern wird als Schlüssel zum Projekterfolg betrachtet.
Die Vorteile von agilem Projektmanagement
- Kurze Entscheidungsprozesse: Agile Projektmanagement-Methoden ermöglichen schnelle und effiziente Entscheidungsprozesse. Durch die iterative Natur können Entscheidungen auf aktuelle Anforderungen und Entwicklungen abgestimmt werden, was zu einer agileren Reaktionsfähigkeit führt.
- Kontinuierliche Optimierung: Die regelmäßigen Feedbackschleifen in agilen Ansätzen wie Scrum oder Kanban ermöglichen eine kontinuierliche Optimierung von Prozessen. Durch regelmäßige Überprüfung und Anpassung können Teams ihre Leistungsfähigkeit verbessern und effektiver arbeiten.
- Effiziente Nutzung von Ressourcen: Agile Methoden fördern eine effiziente Ressourcennutzung, da Teams ihre Arbeit selbst organisieren und sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. Dies trägt dazu bei, Zeit und Kosten zu minimieren.
- Transparente Kommunikation und Fortschritte: Die Nutzung von visuellen Tools und regelmäßigen Meetings sorgt für transparente Kommunikation innerhalb des Teams. Fortschritte sind klar sichtbar, was die Zusammenarbeit fördert und das Verständnis für den Projektstatus verbessert.
- Schnelle Änderungen im Projektprozess möglich: Agiles Projektmanagement ermöglicht eine schnelle Anpassung an sich ändernde Anforderungen oder unvorhergesehene Ereignisse. Die Flexibilität erlaubt es Teams, Prioritäten zu verschieben oder neue Aufgaben schnell zu integrieren, um den Projektverlauf zu optimieren.
Die Nachteile von agilem Projektmanagement
- Ergebnisse von individueller Leistung abhängig: In agilen Teams kann die individuelle Leistung einzelner Teammitglieder einen starken Einfluss auf die Gesamtergebnisse haben. Dies kann zu Herausforderungen führen, insbesondere wenn nicht alle Teammitglieder gleichmäßig zur Projektumsetzung beitragen.
- Konzentration auf einzelne Aufgaben statt auf Gesamtprojekt: Die Fokussierung auf kurzfristige Aufgaben und Sprints kann dazu führen, dass das Team möglicherweise den Überblick über das Gesamtprojekt verliert. Entscheidend ist daher eine klare Ausrichtung auf das Gesamtziel.
- Projekt ist auf schnelle Entscheidungen angewiesen: Da agile Methoden auf schnelle Anpassungen setzen, kann eine Verzögerung in Entscheidungsprozessen den gesamten Projektfluss beeinträchtigen. Dies erfordert eine hohe Reaktionsfähigkeit und Effizienz im Entscheidungsmanagement.
- Hohes Maß an Verantwortung bei Scrum Master und Product Owner: In agilen Teams tragen der Scrum Master und der Product Owner eine beträchtliche Verantwortung für den Projekterfolg. Diese Schlüsselrollen müssen effektiv agieren, um sicherzustellen, dass die Prinzipien und Prozesse richtig umgesetzt werden.
- Ständige Kommunikation ist unabdingbar für Erfolg: Agiles Projektmanagement erfordert eine kontinuierliche Kommunikation innerhalb des Teams. Wenn die Kommunikation nicht gut funktioniert, können Missverständnisse entstehen, die den Projektverlauf beeinträchtigen.
- Komplexität der Umsetzung: Die Einführung agiler Methoden kann komplex sein, insbesondere wenn Teams und Organisationen bisher traditionelle Ansätze verwendet haben. Die Umstellung erfordert Schulungen und eine Anpassung der Unternehmenskultur. Dies kann sehr zeitaufwendig kann.
Klassisches und agiles Projektmanagement im Vergleich
Stellen Sie sich Ihr Projekt als einen Spaziergang vor. Geht der Weg geradeaus und folgt einer strikt festgelegten Route? Oder gibt es immer wieder spontane Abkürzungen – auch mal abseits des Weges?
Anhand dieses bildlichen Beispiels lässt sich auch in etwa das klassische vom agilen Projektmanagement unterscheiden. Der Begriff „Agil“ bezieht sich auf die flexible Vorgehensweise, während das klassische Projektmanagement auf linearen, sequenziellen Prozessen beruht, die in klare Phasen unterteilt sind.
Das klassische Projektmanagement eignet sich daher gut für Projekte mit klaren, stabilen Anforderungen, bei denen eine genaue Planung und Kontrolle entscheidend ist. Es kann jedoch weniger geeignet sein für Projekte, bei denen sich Anforderungen häufig ändern oder eine hohe Flexibilität erforderlich ist. In solchen Fällen wird oft das agile Projektmanagement bevorzugt, dass sich durch Zusammenarbeit, Flexibilität und kontinuierliche Verbesserung auszeichnet.
Agiles vs. Klassisches Projektmanagement
Klassisches Projektmanagement
- Der Umfang ist festgelegt, während Zeit und Aufwand variabel sind.
- Prozesse sind vorab geplant und festgelegt.
- Der Einfluss der Stakeholder nimmt im Verlauf des Projekts ab.
- Aufgaben werden zu Beginn direkt erfasst.
- Ergebnisse werden erst am Ende des Projekts dargestellt und ausgewertet.
- Der Projektmanager leitet und trägt die Verantwortung für das Projekt.
- Die Kommunikation erfolgt durch einzelne Meetings und dokumentenbasiert.
Agiles Projektmanagement
- Zeit und Aufwand sind festgelegt, während der Umfang variabel ist.
- Prozesse werden kontinuierlich und bedarfsorientiert angepasst.
- Der Einfluss der Stakeholder bleibt im Projekt konstant.
- Aufgaben werden fortlaufend angepasst, beispielsweise durch Jira-Tickets.
- Ergebnisse werden transparent im Verlauf des Projekts dargestellt und bewertet.
- Das Team managt sich selbst und übernimmt die Verantwortung.
- Die Kommunikation erfolgt in täglichen Meetings und über Kommentare.
Bewährte Methoden im agilen Projektmanagement
Zu den prominentesten agilen Methoden gehören Scrum, Kanban und Lean. Jede dieser Methoden bietet spezifische Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten, abhängig von den Projektanforderungen.
Scrum – die Rollenmethode
Scrum ist ein agiles Rahmenwerk für die Produktentwicklung, insbesondere in der Softwareentwicklung. Es beinhaltet Rollen wie den Product Owner, Scrum Master und das Entwicklungsteam. Die Arbeit erfolgt in festen Zeitrahmen, sogenannten Sprints (typischerweise 2-4 Wochen). Das Team wählt zu Beginn eines Sprints Aufgaben aus dem Product Backlog aus und arbeitet selbstorganisiert daran. Tägliche kurze Meetings, das Daily Scrum, fördern die Zusammenarbeit. Am Ende eines Sprints präsentiert das Team die Ergebnisse im Sprint Review und reflektiert im Sprint Retrospective. Scrum ermöglicht eine flexible Anpassung an sich ändernde Anforderungen und fördert transparente Zusammenarbeit für kontinuierliche Produktverbesserungen.
Kanban – das Board und die Karten
Kanban ist ein agiles Framework, das auf visuellen Boards basiert. Jede Aufgabe wird durch eine Karte repräsentiert und bewegt sich durch Spalten, die verschiedene Phasen der Arbeit darstellen. Begrenzungen für jede Spalte regeln die gleichzeitige Bearbeitung von Aufgaben. Der flexible Ansatz erlaubt, Aufgaben nach Bedarf hinzuzufügen und fördert kontinuierliche Verbesserungen, indem Teams regelmäßig den Arbeitsprozess analysieren. Kanban ermöglicht eine effiziente und kontinuierliche Lieferung von Ergebnissen.
Lean – minimale Verschwendung, maximale Effizienz
Lean ist eine Managementphilosophie, die darauf abzielt, Verschwendung zu minimieren und Effizienz zu maximieren. Durch die Fokussierung auf Wertschöpfung für den Kunden und die Beseitigung von sieben Arten der Verschwendung strebt Lean eine kontinuierliche Verbesserung und einen effizienten Ressourceneinsatz an. Das Pull-Prinzip, kontinuierlicher Fluss und eine Kultur der Perfektionierung sind zentrale Elemente. Lean findet Anwendung in verschiedenen Bereichen, von der Produktion bis zur Softwareentwicklung, um optimale Ergebnisse bei minimaler Verschwendung zu erreichen.
Tools & Softwarelösungen für Agiles Projektmanagement
Um das optimale Tool für Ihr agiles Projektmanagement zu identifizieren, ist es ratsam, einen Überblick über die verfügbaren Softwarelösungen und Apps auf dem Markt zu gewinnen.
Die Tools Trello, Jira und cplace bieten verschiedene Ansätze für das agile Projektmanagement und können je nach den spezifischen Anforderungen und Präferenzen eines Teams ausgewählt werden. Trello ist bekannt für seine Einfachheit, Jira für seine Flexibilität in der Softwareentwicklung und cplace zeichnet sich durch seine cloudbasierte Plattform aus, die eine umfassende und flexible Integration von Unternehmensinformationen und –prozessen ermöglicht.
Trello
Trello ist ein visuelles Kollaborationstool, das auf Boards, Listen und Karten basiert. Es ermöglicht Teams, Aufgaben zu organisieren und den Fortschritt auf intuitive Weise zu verfolgen. Aufgaben werden auf Karten dargestellt, die sich zwischen verschiedenen Listen bewegen lassen, um den Arbeitsfluss zu visualisieren.
Highlights:
- Einfache, intuitive Benutzeroberfläche.
- Flexibilität durch Anpassung von Boards und Karten.
- Integration mit verschiedenen Anwendungen und Diensten.
Jira
Jira, entwickelt von Atlassian, ist ein umfassendes Tool für das Issue- und Projektmanagement. Es ist besonders in der Softwareentwicklung weit verbreitet. Jira ermöglicht das Erstellen, Verfolgen und Verwalten von Aufgaben, Anforderungen und Bugs in agilen Projekten, oft in Verbindung mit der Scrum- oder Kanban-Methode.
Highlights:
- Umfassendes Issue- und Projektmanagement.
- Anpassbare Arbeitsabläufe und Dashboards.
- Integration mit zahlreichen Entwicklungstools.
cplace
Beschreibung: Die flexible B2B-Software-Plattform cplace steht für Next-Generation Project and Portfolio Management, die sich nach den Prozessen im Unternehmen richtet. cplace bietet sofort nutzbare Lösungsbausteine für agiles Projektmanagement, wie z. B. das Enterprise Board oder Gantt-Diagramm. Darüber hinaus gelingt mit cplace die Skalierung agilen Arbeitens, indem es gängige Frameworks, wie z. B. SAFe unterstützt. Mit dem cplace Lösungsbaukasten können Unternehmen selbst ihre individuelle Business-Software erstellen.
Highlights:
- Umfassende Projektmanagementfunktionen.
- Integration von Daten und Prozessen aus verschiedenen Unternehmensbereichen.
- Skalierbarkeit für komplexe Unternehmensstrukturen.
Fazit: Agiles Projektmanagement
Insgesamt bietet agiles Projektmanagement eine effektive und flexible Herangehensweise an komplexe Projekte. Die Betonung von Zusammenarbeit, Kundenzufriedenheit und kontinuierlicher Anpassung ermöglicht es Teams, sich schnell auf Veränderungen einzustellen und hochwertige Ergebnisse zu liefern.
Die Verwendung von agilen Methoden wie Scrum, Kanban oder Lean fördert nicht nur die Transparenz und Kommunikation im Team, sondern ermöglicht auch eine iterative Entwicklung, bei der Kundenanforderungen besser erfüllt werden können
Die Auswahl der geeigneten Tools, wie Trello, Jira oder cplace, kann zusätzlich zur erfolgreichen Umsetzung agiler Projekte beitragen. Insgesamt hat sich das agile Projektmanagement als effiziente Antwort auf die dynamischen Anforderungen moderner Projekte etabliert.